2.2 Управление складом и приготовление пищи в ресторане.

Учет в ресторане имеет свою специфику - сам вид деятельность здесь подразумевает сочетание производства и торговли. И этот процесс отражается именно в складском учете. Чтобы понимать сложность задачи, можно перечислить объекты и участки для учета движения товаров.

Их, казалось бы, немного - всего шесть:

• Товары, закупаемые с целью продажи; они же иногда являются и сырьем для производства. Например, алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей.

• Полуфабрикаты, результат производства, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продажи. Например, фарш входит в состав котлет, тефтелей и т.п.

• Блюда и полуфабрикаты - результат производства и объект продажи.

А также:

• Непосредственно склад, где ответственное лицо - кладовщик, принимающий товары от внешних поставщиков и по мере необходимости выдающий их на кухню и в бар.

• Производство, где ответственным лицом является технолог или шеф-повар.

• Место розничной торговли: бар, где ответственный - бармен.

Однако для эффективной работы ресторана необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья. По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.

Повысить эффективность этого процесса помогла только полная его автоматизация, которая сегодня, к счастью, не является проблемой.

В компьютерных системах складского учета формы для ввода данных максимально приближены к оригинальным документам. Их можно выбрать из соответствующих словарей (товаров, единиц измерения, мест хранения, корреспондентов) простым нажатием нескольких клавиш. Кроме того, вводить данные можно при помощи сканеров для чтения штрих-кода.

Автоматизация позволяет вести складской учет и между подразделениями ресторана. В компьютер заносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя. В базе данных хранятся и электронные копии рецептов, и история их изменений. Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получать полную картину работы кухни.

Автоматизированная система управления складом ресторана решает ряд проблем, а именно: ошибки при отгрузке товара и составлении сопроводительной документации, ошибки и ненужные трудозатраты при подборе заказа к отгрузке, неэффективную работу операторов кладовщиков из за потери времени на ручную регистрацию операций и формирования первичных документов.

Каким путем это достигается? Разделим складской учет в ресторане на несколько направлений:

1. Оприходование продуктов.

2. Производство готовых блюд.

3. Расходование (списание) продуктов, не переданных производство.

4. Хранение (складские остатки).

Для надлежащего учета за оприходованием продуктов.

Опишем общий процесс по порядку: приход товара на склад, фиксация, переработка, приготовление и продажа, а подробнее рассмотрим ниже.

Поступление товара на склад ресторана оформляется приходными накладными и счетом фактурой. После их проведения незамедлительно пересчитываются остатки товаров на складах, а так же показатели их себестоимости.

Для планирования и контроля цен на товары, закупаемые у поставщиков, ведется прайс по каждому из поставщиков. В нем определяются возможные цены на определенные товары и допустимый̆ процент отклонения от них, а также задается поведение системы при возникновении такой̆ ситуации: запрещать проведение приходного документа или только выдавать предупреждение о такой ситуации.

В ресторане существует документ Акт переработки предназначенный для регистрации процесса приготовления блюда из произвольного набора ингредиентов или же для учета ассортиментного набора товаров, продукции, работ и услуг. По факту приготовления фиксируется наличие блюда на складе и списание его составляющих.

При изготовлении конечного продукта состав и объем используемых в переработке исходных материалов может варьироваться. При этом выход конечного продукта не обязательно равен суммарному количеству использованных материалов. Себестоимость готовой̆ продукции рассчитывается по факту изготовления и равна суммарной̆ себестоимости ингредиентов.

Таким образом, акт переработки является многоцелевым документом и может быть задействован для отражения результатов инвентаризации( для урегулирования выявленных недостач и излишков), продажи (расчет себестоимости списания по результатам продаж ассортиментного набора блюд) или приема поставки. (постановка на учет продуктов, закупленных от разных поставщиков и обладающих идентичными качественными характеристиками и свойствами, технологической̆ карте они будут соответствовать одному ингредиенту)

Например, Ветчина (кг):

Ветчина «Омская» (400 г)

Ветчина «Царицынская» (600 г)

Технологический̆ процесс с использованием акта переработки выглядит следующим образом:

1. Существуют два блюда со своими технологическими картами (метод списания «Списывать по ингредиентам»). Они входят в ассортиментный̆ набор третьего блюда, например, «Салат-бар».

2. Эти два блюда готовятся, что фиксируется актом приготовления. Производится списание их ингредиентов по технологической̆ карте и оприходование готовых блюд на склад.

3. Продается третье блюдо, состоящее из первых двух. Производится его списание с образованием отрицательного остатка.

4. Создается акт переработки, в котором регистрируется наличие определенного объема третьего блюда. При этом производится списание заданного в данном документе количества первого и второго блюд.

В ресторане имеется набор блюд в ассортименте, это значит что все разделено по группам готовых блюд одной категории, имеющих схожий̆ состав и реализуемых в одном диапазоне цен: салаты, мясные блюда, пирожные и т. п.

В случае, если на продажу выставляется ассортиментный набор блюд, которые готовятся не по заказу гостей, а предлагаются им на выбор в готовом виде, то процесс их приготовления и продажи выглядит следующим образом:

1. Сотрудники производственных цехов получают задания на приготовление блюд в объеме, необходимом и достаточном для поддержания процесса продажи.

2. Блюда готовятся и передаются в торговую зону (этот факт регистрируется в Заборном листе, см. «Передача блюд из зоны производства в зону продажи»,

3. В конце дня формируется Акт приготовления, содержащий̆ сводные данные о готовых блюдах, переданных из зоны производства в зону продажи. Акт приготовления может формироваться автоматически, если это перемещение было соответствующим образом оформлено. Согласно технологическим картам блюд осуществляется списание ингредиентов и оприходование готовых блюд. По каждому блюду автоматически рассчитывается производственная себестоимость(по формуле стоимости сырьевого набора).

4. Создается специальный̆ документ Акт переработки, регистрирующий̆ факт списания блюд из набора в реализацию: Формируется список блюд набора(с учетом зарегистрированного ранее акта приготовления)и заполняется остатками блюд на складе. Нереализованные блюда могут быть списаны или же учтены в акте переработки (способ учета таких блюд влияет на себестоимость набора). В конечном итоге задается объем реализованного набора.

Процесс передачи готовых блюд из зоны производства в зону продажи может оформлен с помощью заборных листов в которые вручную вносятся наименования приготовленных блюд и их объем. В дальнейшем информация, содержащаяся в заборных листах, используется при регистрации актов приготовления.

Бланк заборного листа распечатывается непосредственно из системы iiko. Для этого нужно в списке актов приготовления (пункт меню Товары и склады → Акты приготовления) двойным щелчком мыши открыть любой из существующих актов и нажать кнопку Заборный̆ лист. Будет открыта форма предварительного просмотра сформированного бланка, из которой̆ ее можно будет распечатать. Но система iiko позволяет полностью автоматизировать этот процесс и отказаться от ведения бумажных записей.

В случае возникновения следующих ситуаций:

1. При приеме поставки обнаружены расхождения; например, привезли товар, который̆ не заказывали, или же в количестве, большем, чем заказывали;

2. Обнаружен брак или просроченные товары.

В системе оформляется специальный̆ документ, регистрирующий̆ возврат товаров поставщику – возвратная накладная. Условия возврата, включая цены, прописываются в договоре поставки (например, цена возврата может быть равна цене закупки, рыночной̆ цене и т. п.).

На складе зарегистрированы не только товары, но и блюда и заготовки (элементы, имеющие технологическую карту), у которых задан метод списания «Списывать готовое блюдо или заготовку». Их наличие на складе фиксируется актами приготовления. Себестоимость таких блюд вычисляется таким же методом, как и товаров. Себестоимость блюд, которые списываются по технологической̆ карте (метод списания «Списывать ингредиенты»), рассчитывается как сумма себестоимостей̆ их ингредиентов.