1.1 Основные задачи системы автоматизации в ресторане.

В настоящее время автоматизированные системы (АС) занимают важную роль в жизнедеятельности организации, вообще само понятия АС означает совокупность программно-аппаратных средств, обладающая набором функциональных возможностей для записи и выполнения определенных действий, контроля, анализа и управления предприятием.

Целью любой автоматизированной системы является быстрый доступ к информации для анализа состояния ресурсов компании и для принятия своевременных решений. Ключевые слова здесь - «быстрое» и «своевременных». Ведь в конечном итоге, чем быстрее предприниматель получит нужную информацию, тем оперативнее будет обратная связь по любому вопросу.

Другими словами, чем быстрее и проще получение информации, - тем эффективнее работает предприятие. Следует отметить, что на вопросы, связанные с увеличением основных финансовых показателей и рентабельностью АС после ее установки на предприятии сложно дать однозначный ответ и, тем более, привести конкретные цифры. АС нужно рассматривать, в первую очередь, как инструмент для работы с информацией.

Она вряд ли заменит решения и действия управляющего или собственника, также как мобильный телефон не заменит суть разговора, - он просто обеспечивает связь.

Производственный процесс и отпуск готовых изделий отражается в заборных листах или в расходных накладных. Обрабатывая их, компьютер фиксирует расход сырья, необходимый для получения продукции, приход готовых изделий и рассчитывает себестоимость. Документы по расходу блюд также можно формировать автоматически - для этого кассу и складской компьютер надо связать в единую сеть. В результате все данные о приготовленных блюдах (включая выручку) заводятся официантами и кассирами.

В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера. На их основе формируются документы по расходу блюд, и строится вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства и т.д. Так проводится аналитический учет. Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтерскую, где ведется свой, синтетический учет денежных сумм.

На основе данных о движении товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода заносятся фактические остатки, и после этой несложной операции тотчас появляется результат: количество и сумма "излишков" и "недостач".

Отдельная тема - инвентаризация в баре. Посчитать остатки здесь не так просто, поскольку не все напитки продаются целыми бутылками. Иногда для расчета таких остатков бармены выливают содержимое бутылок в измерительные мензурки, а потом заливают обратно. Однако современные системы учета позволяют использовать для инвентаризации специальные весы.

Целью перехода ресторана на автоматизированную систему управления является уменьшение человеческого фактора из за которого часто возникаю ошибки в работе ресторана а точнее его внутреннего учета и коммуникации между сотрудниками ресторана. Так же к общей картине можно подкрепить не мало важный момент как сокращение злоупотреблений персонала. В ресторанном бизнесе проблема злоупотреблений является наиболее острой и первоочередной. АС предоставляет для ее решения механизмы распределения прав доступа сотрудников, хранит информацию о выполненных действиях. Подробная отчетность о выполненных в системе операциях позволяет контролировать возможные манипуляции персонала, процент которых в общей выручке может быть очень существенен, в конечном итоге такой бесконтрольный режим приводит к большим потерям от общей суммы выручки в год.

Так же можно отметить важность повышение лояльности посетителей. Карта постоянного клиента сегодня - привычный способ привлечь посетителя. Однако, сама по себе карта не обладает чем-то особенным. Она является необходимым для привлечения, но не достаточным для удержания посетителя условием. Таким условием являются программы лояльности, суть которых - персонализация скидок, а также возможность отслеживания предпочтений, посещений, предоставление другой информации о клиентам, лучше всего это работает именно в ресторанах.

Так же АС предлагает подробную аналитическую информацию. АС накапливает информацию о хозяйственных операциях в процессе работы предприятия и предоставляет необходимую для анализа этих операций отчетность. Скорость и точность получения такой информации - залог успеха в современном высоко конкурентном бизнесе. Проще говоря директор ресторана который хочет проверить сколько порций кофе было продано за текущие сутки может это сделать быстро и с абсолютной точностью не зависимо от того когда он захотел узнать подобную информацию.

Одной из наиболее приоритетных задач АС это повышение скорости, точности обслуживания. Современные системы автоматизации и торговое оборудование, которое взаимодействует с ними, позволяют повысить скорость выписывания счетов и чеков посетителям, облегчают все расчеты, сокращают количество ошибок в работе. В итоге качество работы ресторана существенно возрастает, положительно влияя на лояльность клиентов.