Експериза цінності документа та діяльність експертних комісій

Єдиною підставою включення архівних документів до НАФ є експертиза їх цінності, яку проводять експертні комісії різних рівнів. Експертиза цінності документів здійснюється за принципами об’єктивності, історизму, всебічності та комплексності згідно з ухваленим Кабінетом Міністрів України „Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до НАФ”, „Положенням про державну реєстрацію документів НАФ”. Відповідно до вимог Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи” обов’язково мають подаватися на розгляд експертних комісій документи, які належать громадянам, у разі виникнення загрози знищення цих документів або значного погіршення їх стану, а також документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають бути продані чи вивезені за кордон.

Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів.

Її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі і складу документів, що мають наукову та культурну цінність підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали. Документи тривалого зберігання складають матеріали, необхідні для практичного використання впродовж багатьох років. Їх окрему групу становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиранням певної її частини на постійне зберігання. Групу документів тимчасового зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

б) визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного державного архіву, обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію – до фонду установи-автора документа; статистичну документацію – до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ – до фондів цих установ.

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, отже – забезпечення повноцінного формування Національного архівного фонду за принципом: при найменшому фізичному обсязі документів – найбільша інформаційна наповненість.