Документальне оформлення результатів інвентаризації

Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особами.

Окремі інвентаризаційні описи складаються на:

 - виявлені в ході інвентаризації цінності, непридатні для використання в господарській діяльності підприємства (зіпсовані, протерміновані тощо). Самі ці цінності в місцях зберігання розміщуються окремо. На виявлені інвентаризаційною комісією зіпсовані матеріальні цінності складають акти, в яких вказують причини й осіб, що допустили псування цінностей.

 - цінності, що не належать підприємству, але перебувають у його розпорядженні. Описи на них складаються з розподілом на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і т. д.

Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному описі ставлять свій підпис під текстом такого змісту: «Всі цінності, поіменовані в даному описі, комісією перевірені в моїй присутності та внесені в опис, у зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні».

Якщо інвентаризація проводиться у випадку зміни матеріально відповідальної особи, то особа, яка прийняла цінності, розписується в описі у прийнятті цих цінності, а особа, яка здала цінності – у їх здачі.

Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий  –  передається до бухгалтерії для перевірки, виявлення та узагальнення результатів інвентаризації.

У бухгалтерії фактичні залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють з даними бухгалтерського обліку і виявляють надлишки або нестачу цінностей (якщо вони мали місце). Матеріальні цінності, щодо яких виявлено розходження з даними бухгалтерського обліку, записують в порівняльну відомість, а матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин їх виникнення. Порівняльні відомості складаються в одному екземплярі та щодо кожної особи, яка відповідає за збереження відповідних цінностей. Окремі порівняльні відомості складаються на цінності, які належать іншим підприємствам.

На підставі порівняльних відомостей комісія вивчає матеріали справи (наприклад, проводить розслідування) і робить висновки щодо характеру нестачі цінностей (крадіжка, нестача внаслідок природного убування тощо). Свої висновки робоча комісія оформляє протоколом. У ньому згідно з підп. 11.4 п. 11 Інструкції № 69 вказують:

             – кінцеві результати інвентаризації;

- результати перевірки стану складського господарства;

- висновки щодо результатів інвентаризації;

             – пропозиції про залік нестач та лишків за пересортицею, списання нестач в межах норм  природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей;

- заходи, вжиті для запобігання таким втратам і нестачам.

Протокол складається у довільній формі і підписується всіма членами комісії. Після цього  протокол та всі матеріали інвентаризації передаються на розгляд постійно діючій інвентаризаційній комісії, яка відповідно до підп. 11.3 п. 11 Інструкції № 69 перевіряє правильність виведення результатів інвентаризації, обґрунтованість запропонованих заліків з пересортиці цінностей, розглядає пояснення осіб, які допустили порушення.

Результати розгляду оформлюються протоколом постійної інвентаризаційної комісії, в якому фіксуються пропозиції щодо регулювання виявлених нестач та втрат від псування  цінностей, заліку внаслідок пересортиці, наводяться відомості про причини і про осіб, винних  у нестачах, втратах і лишках та про вжиті до них заходи.

Протокол  постійної інвентаризаційної комісії подається на затвердження керівнику підприємства. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування лишків та списання нестачі цінностей і затвердити протокол у 5-денний строк.

Згідно з листом Міністерства фінансів України від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823, висновки постійно діючої інвентаризаційної комісії щодо врегулювання інвентаризаційних розбіжностей (кількісних, сумових) набувають норми розпорядчого документа і є підставою (первинним документом) для записів у бухгалтерському обліку тільки після їх затвердження керівником підприємства.

Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку  підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року (абз. «г» підп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69).