24. Оформление сопроводительных писем.

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

подтверждает факт отправки;

предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

25. Оформление писем в ответ.

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следуетоформлять на фирменном бланке и соблюдатьтребования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

. Оформление пояснительных записок.

Пояснительная записка дипломного проекта (дипломная работа) должна быть выполнена на стандартной белой бумаге формата А4 по ГОСТ 2.301 с одной стороны листа  При выполнении пояснительной записки дипломного проекта (дипломной работы) должны быть установлены стандартные поля поСТБ 6.38:

-        левое - 30 мм;

-        правое - неменее 8 мм;

-        верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

8.2.4   Пояснительная записка дипломного проекта (дипломная работа) может быть выполнена       с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ(ГОСТ 2.004) - шрифтом TimesnewRomanCyr черного цвета с высотой14 пт, через полтора интервала.

         Абзацы в тексте начинают отступом 15-17 мм, одинаковым по всему тексту.

         Вписывать в отпечатанный текст отдельные слова, формулы, условные знаки, а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами (пастой,тушью). Для выполнения иллюстраций разрешается использовать графические редакторы, фотографии, ксерокопии и т.п.

         При использовании стандартного текстового редактора формулы могутбыть оформлены с помощью средств этого редактора.

         Опечатки и описки допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправлений машиннымили рукописным способом черными чернилами (пастой, тушью).  Повреждения листов, помарки и следы прежнего текста не допускаются.