- •Предмет, задачи курса «Делопроизводство».
- •3. Унификация документов.
- •4. Стандартизация документов.
- •12. Бланк письма.
- •20. Утверждения документов.
- •21. Согласование документов.
- •22. Оформление деловых писем.
- •23. Оформление гарантийных писем.
- •24. Оформление сопроводительных писем.
- •25. Оформление писем в ответ.
- •27. Оформление докладных записок.
- •31. Особенности оформления телеграмм.
- •32. Оформление актов.
- •34. Оформление приказов по основной деятельности.
- •Мои ответы
- •Оформление распоряжений.
- •Оформление выписки из приказа по основной деятельности.
- •39. Оформление краткого протокола и выписки из протокола.
- •42. Оформление инструкций.
- •45. Оформление заявлений по личным составом.
- •48. Оформление резюме.
- •В резюме не должно быть нагромождения различных элементов оформления и разнообразия шрифтов.
- •49. Оформление доверенностей и расписок.
- •50. Организация работы служб документационного обеспечения управления.
- •Организационные формы работы с документами
- •51. Организация документооборота в учреждениях.
- •52. Прием и первоначальная обработка корреспонденции, которая поступила.
- •53. Общие правила регистрации документов в учреждении.
- •54. Формы регистрации документов.
- •55. Организация онтроля исполнения документов в учреждении.
- •1. Документы, подлежащие контролю
- •56. Сроки исполнения документов.
- •57. Ведение контроля исполнения документов в учреждении.
- •58. Номенклатура дел, виды номенклатур дел.
- •59. Оформление индивидуальной номенклатуры дел в учреждении.
- •62. Организация работы экспертных комиссий (эк) учреждения.
- •63. Формирование дел постоянного и долговременного сроков хранения.
- •64. Оформление заключительного записи и внутренней описи дела постоянного и долговременного сроков хранения.
- •65. Оформление описи дел по личному составу.
- •Основными категориями документов по личному составу, включаемых опись дел по личному составу кадровой службы, являются:
- •66. Национальный архивный фонд (наф) Украины и его формирование.
- •67. Архивная система в Украине.
- •68. Ведение делопроизводства по обращениями граждан.
Мои ответы
Оформление распоряжений.
Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия.
Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядкесогласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были уже рассмотрены очень подробно и доступно на этом сайте. Следовательно, повторяться сейчас не буду, просто прочитайте материал по приведенным ссылкам.
В этой статье будет рассмотрена работа по составлению и оформлению распоряжения. И как уже было сказано, порядок работы с распоряжениями проводится почти аналогично действиям с приказами. Поэтому будет уместно упомянуть только о различиях.
Оформление распоряжения происходит на бланке распоряжения. В тексте принято первую часть с изложением причин составления распоряжения заканчивать словом, написанным прописными буквами с новой строки (как на примере), ОБЯЗЫВАЮ: или ПРЕДЛАГАЮ:
Или допускается (а в федеральных органах власти обязательно) печатать в р а з р я д к у слово о б я з ы в а ю: или п р е д л а г а ю: в продолжение строки (как в этом предложении). Существует еще возможность оформления без этих слов. Тогда первая часть заканчивается просто двоеточием, а затем в тексте излагают распорядительную часть.
Оформление выписки из приказа по основной деятельности.
В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа.
Выписку из приказа по основной деятельности обычно оформляют по следующему образцу:
полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов, подробнее на эту тему в отдельной статье.
37. Оформление распоряжений.
38. Документирование деятельности коллегиальных органов.
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями [1, с. 56].
Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.) [4, с. 64].
План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам [4, с. 64].
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.
В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.
Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.