Вопрос 7. Учет денежных средств в кассе.

Для работы с налич.деньгами орг-я должна иметь кассу. Ответственность за сохранность ценностей, нах-ся в кассе орг-и, несет кассир. С кассиром д.б.заключен договор о полной индив-ной матер.ответ-ти. В небольш.орг-ях функции кассира может выполнять глав. бух-р. В кассе могут хран-ся не только налич.деньги, но и денеж.док-ты, н-р почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты.

Для обобщ-я инф-и о наличии и движении ден. ср-в в кассах организации предназначен счет 50 "Касса".

К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации"; 50-2 "Операционная касса"; 50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 "Операц.касса" учит-ся наличие и движ-е ден. ср-в в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины. вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса»отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Движение денег в кассе оформляется следующими документами:

Приходным кассовым ордером (форма КО-1);

Расходным кассовым ордером (форма КО-2).

Приходным кассовым ордером (ПКО) оформляется любое поступление денег в кассу. К ПКО заполняется квитанция, которая отрывается и выдается лицу, внесшему деньги, или подшивается к выписке банка, если деньги получены с расчетного счета. На ПКО ставятся подписи бухгалтера, кассира и печать предприятия. Срок хранения приходного ордера в архиве организации ­5 лет.

Расходным кассовым ордером (РКО) оформляется выдача денег из кассы.

Его (РКО) подписывает: бухгалтер; кассир; руководитель предприятия, который дает разрешение на выдачу денег. Кроме того, в РКО расписывается получатель, который сам проставляет сумму прописью и дату получения.

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтерией, и до передачи кассиру регистрируются в специальном журнале.

Деньги по кассовым документам, выдаются и принимаются только в день их составления.

Никакие исправления в кассовых документах не допускаются.

Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной или мастичной печатью. На ее последней странице делается запись: «В этой книге пронумеровано, прошнуровано страниц». Ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера.

При заполнении кассовой книги кассир переносит остаток с предыдущего места кассовой книги, а затем заполняет по мере совершения кассовых операций.

В конце дня в кассовой книге подсчитываются обороты и выводиться остаток денежных средств в кассе.

Кассовая книга заполняется в двух экземплярах под копирку. В конце дня второй экземпляр, который называется отчетом кассира, отзывается и с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами сдается в бухгалтерию под расписку на первом экземпляре.

Таким образом, порядок про ведения кассовых операций следующий:

- Оформление первичных документов по приходу и расходу;

- Регистрация первичных документов в журнале регистрации;

- Записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

- Сдача в бухгалтерию отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными И расходными документами под расписку в кассовой книге.

Сумма наличных денег, которую организация может оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы.

Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию.

Лимит согласовывается банком с руководителем организации и при необходимости может быть пересмотрен. Сверх лимита вы можете хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий.

Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности - не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке).

Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 рублей

Лимит устанавливается ежегодно. Для этого в банк необходимо представить соответствующий расчет.

Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком: Но даже и после такого согласования организация может расходовать поступившие деньги лишь на "оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции. скупку тары и вещей у населения.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы производиться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации в сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.

Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуются в кассу и зачисляют в доход предприятия. На счетах это отражается следующей записью:

Дт-50 «Касса» Кт -91 «Прочие доходы и расходы»

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально-ответственного лица (кассира), что отражается в бухгалтерском учете записью:

1) Дт-94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К т- 5 О «Касса»

2)Дт-73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт-94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». - сумма недостачи отнесена на материально-ответственное лицо.

В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты предприятия:

Дт-91 «Прочие доходы и расходы»

К т-94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Учет денежных средств на расчетном счете.

Счет 51 "Расчетные счета" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

По дебету счета 51 "Расчетные счета" отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 "Расчетные счета" отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации.

Как открыть расчетный счет

Чтобы открыть расчетный счет, вы должны представить в банк следующие документы:

• заявление об открытии счета (бланк заявления можно получить непосредственно в банке);

• нотариально заверенные копии учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации организации;

• справку о постановке организации на учет в налоговой инспекции;

• нотариально заверенную карточку с образцами подписей руководителя (первая подпись), главного бухгалтера (вторая подпись) и оттиском печати организации;

• копию справки о присвоении организации статистических кодов.

О том, что организация открыла банковский счет, обязаны в течение 1 О дней сообщить в налоговую инспекцию Если это требование не выполнено , организация может быть оштрафована на 5 000 рублей . За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 1 000 до 2 000 рублей

Если договор с банком предусматривает плату за открытие расчетного счета, учтите ее в составе операционных расходов:

Дебет 91-2 Кредит 51 - уплачены банку денежные средства за открытие расчетного счета

Поступление денег на счет

Деньги, поступающие на расчетный счет, отражаются в дебете счета 51:

Дебет 51 Кредит 62 (76, ... )- поступили на расчетный счет денежные средства.

Некоторые банки выплачивают организациям вознаграждение за использование средств, которые остаются на расчетных счетах этих организаций.

Если ваш банк выплатил вам такое вознаграждение, отра:ште поступившую сумму как операционные доходы: Дебет 51 Кредит 91-1- начислен банком процент на остаток по расчетному счету.

Списание денег со счета

Деньги, списанные с расчетного счета, необходимо учесть по кредиту счета 51 :

Дебет 60 (76, ... ) Кредит 51 - списаны с расчетного счета денежные средств.

Суммы, которые организация платит банку за расчетно-кассовое обслуживание, за выдачу наличных денег и за про ведение других операций, учитывают как операционные расходы.

Дебет 91-2 Кредит 51

- учтены расходы на оплату услуг банка согласно договору на расчетно-­кассовое обслуживание.

Банк может списать деньги с расчетного счета только по вашему поручению или с вашего согласия.

В бесспорном порядке банк может списать денежные средства только в исключительных случаях.

Формы безналичных расчетов

При осуществлении безналичных расчетов используются следующие расчетные документы:

• платежные поручения;

• аккредитивы;

• чеки;

• платежные требования;

• инкассовые поручения.

Расчеты платежными поручениями. Платежное поручение - это распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Это наиболее распространенная форма расчетов.

В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг и для осуществления периодических платежей.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия средств на счете плательщика. Если на счете достаточно денег для удовлетворения всех предъявленных требований, средства списываются со счета в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание.

Если денег на счете нет или их недостаточно платежные поручения помещаются в картотеку. В этом случае они оплачиваются по мере поступления средств в очередности.

Аккредитивная форма расчетов. Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить такие полномочия другому банку .

Банки могут открывать следующие виды аккредитивов:

• покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);

• отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).

При открытии покрытого аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.

При открытии непокрытого аккредитива банк­-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива. Порядок списания денежных средств с корреспондентского счета банка-­эмитента по гарантированному аккредитиву определяется по соглашению между банками.

Отзывным является аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств и без каких-либо обязательств банка-эмитента перед получателем средств после отзыва аккредитива.

Безотзывным признается аккредитив, который может быть отмечен только с согласия получателя средств. По просьбе банка-эмитента исполняющий банк вправе подтвердить безотзывный аккредитив (подтвержденный аккредитив). Безотзывный аккредитив, подтвержденный исполняющим банком, не может быть изменен или отменен без согласия исполняющего банка.

Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств.

Расчеты чеками. Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо, имеющие денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - лицо (юридическое или физическое), в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Чек оплачивается за счет чекодателя, который не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате.

Плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности.

Инкассовое порученuе является расчетным документом, на основании которого производиться списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором.

Формы наличных расчетов .

При операциях с наличными средствами используются:

Объявление на взнос наличными - для внесения наличных денег на расчетный счет;

Чек денежный - для получения наличных денег с расчетного счета.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. Объявление состоит из трех частей: объявления, ордера и квитанции. Верхняя часть (объявление на взнос наличными) остается в банке, средняя часть (квитанция) выдается банковскому работником лицу, вносящему средства наличными. Нижняя часть объявления (ордер) выдается на руки ответственному работнику предприятия вместе с выпиской из расчетного счета, храниться вместе с банковскими документами (выписками и платежными поручениями ).

На каждой из трех частей проставляются: дата, от кого приняты деньги, банк получателя и получатель, назначение взноса. В правом верхнем углу первой и второй части проставляют номер расчетного счета и сумму цифрами. Та же сумма записывается прописью в следующем порядке. Чековую книжку предприятия получают в банке на основании заявления.

Чек является распоряжением предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег. Чеки заполняются от руки. Все реквизиты чека должны быть заполнены. В чеках поправки и помарки не допускаются. Испорченные чеки из чековой книжки не удаляются.

Чеки принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки, без исправления даты, обозначенной на документе.

Выписки банка

Предприятия периодически получают от банка выписку с расчетного счета с приложенными копиями документов, на основании которых деньги были зачислены или списаны. Выписка банка представляет собой копию записей по расчетному счету за соответствующий период. Выписки из счетов в банке выдают под расписку в лицевом счете предприятия лицам, имеющим право первой и второй подписей.

В выписке указываются остатки на расчетном счете на начало и конец дня, суммы операций по расчетному счету В день поступления выписки бухгалтер проверяет правильность отражения записей по расчетному счету на основании приложенных документов и на ее полях проставляет коды корреспондирующих счетов.

Если будут обнаружены ошибки, клиент обязан в течение 20 дней после получения выписки сообщить об этом в банк в письменном виде.

Учет денежных средств на специальных счетах в банках.

Наряду с расч.счетами п/п м иметь счета для учета ден.сред-в целевого финансирования наход-хся в аккредитивах,платежн.поручениях,чек.,и иных платежн.докумен-в(кроме векселей)и принадлеж-х для финансирования капиталь-го строительства и других текущих расходов. Учет данных средств ведется в аналогич.порядке отражения операций по расч.счету,по на актив.синтетич.счете 55 «спец-ые счета в банках». К счету 55 могут быть открыты субчета:55/1-аккредитивы,55/2-чековые книжки,55/3-депозитные счета и др. Субсчет 55-1 "Аккредитивы" служит для учета денежных средств, депонированных на счета, обусловленные аккредитивами, в основном для оплаты поступающих материальных ценностей, выполненных для организации работ или услуг. В дебет субсчета 55-1 записываются де­нежные средства, перечисленные в аккредитивы по кредиту счетов 51, 52. Если аккредитив выставляется за счет кредита банка, кредитуют счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам". Использова­ние средств с выставленного аккредитива записывается в дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Остаток не использован­ных по аккредитиву денежных средств по истечении срока его действия зачисляют на расчетный или валютный счет организации.

Аналитический учет ведут по каждому аккредитиву, группируя сум­мы денежных средств, перечисленные в рублях, и отдельно в иностран­ной валюте.

Субсчет 55-2 "Чековые книжки" предназначен дм учет денежных средств, аккумулированных для расчетов чеками. Аналитический уча ведут в суммах, внесенных в оплату каждой чековой книжки в отдельности. Перечисление средств на счета чековых книжек в бухгалтерском учете отражается так же, как перечисление средств на счета аккредити­вов.

По каждому чеку, оплаченному банком, в бухгалтерском учете де­лают запись по кредиту субсчета 55-2 в дебет счета 60 или других счетов учета расчетов или расходов. По выданным, но не предъявленным к оплате и неоплаченным чекам никаких бухгалтерских записей не де­лается. По истечении срока действия чековой книжки или использова­нии всех чековых листов .остаток переводится на расчетный или валют­ный счет, а счет использованной чековой книжки закрывается.

По аналогии с учетом чековых книжек на отдельном субсчете к счету 55 "Специальные счета и банках" можно вести бухгалтерский учет денежных средств, депонированных в корпоративные, кредитные и расчетные пластиковые карты.

Субсчет 55-3 "Депозитные счета" служит для учета денежных средств, перечисленных в процентные вклады банков. По его дебету проводится сумма перечисленных средств, а также процентов, зачис­ленных по вкладу, в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие до­ходы и расходы".

Аналитический учет ведут по каждому депозитному вкладу. Выпис­ки банков по депозитным счетам можно использовать как счета анали­тического учета. Денежные средства, возвращенные банком с депозитного счета, зачисляются на расчетный или валютный счет организации.

Учет ден-х средств в аккредитивах(Ак)

Аккредитивы-спец.банковский счет на кот.организ-я может зарезервировать средства для расчетов с поставщиками.Ак открывается для каждого поставщика с кот.осущес-ет расчеты.поставщик сможет получить средства с ак только с предоставлением в банк документов подвержд-х выполнение ими договор-х обязательств(поставки товаров).перечень этих документов опре-ся в договоре с поставщиком.существуют такие виды Ак:покрытие,непокрытые. Ак явл-сяпокры-м,если д.с.списыв-я с рас.сч.покупателя и депонируется банком для последующих платежей поставщику,распоряжаться д.с. находя-ся в покрыт.ак. покупатель не может. При пречисл.средств на покр.ак делают запись Дт55/1Кт51,52.расходы по оплате услуг банка за обслужи-е ак м. списываться на увелич ст-ти приобретаемых матери-х ценностей (сч.08,10,41 и т.д.)только если расеты с поставщиком осущ. с испол-ем этого ак. В против.случ. такие расходы учит-ся в составе оперец-х расходах (сч. 91/2). Ак яв-ся непокрытым если банк поставщика списывает д.с. с корресп-го счета банка покупателя в пределах суммы кот.открыт ак. Средства самого покупателя оста-ся в обороте до момента списания денег с корресп-гл счета обслуживающ.его банка. На сумму кот-ю открыт непокр.ак на сч. 55 не отражается.для ее учета предназ-н забалансовый счет 009 «обеспече-е обязателств и платежей выданные» при открытии непокрыт ак делают запись в Дт забаланс.счета 009. испо-ие непокрыт. Ак отражаются запис Кт009 израсход-ые средства ак Дт 60,76 Кт 51,52.

Учет д.с. в чековых книжках

Чек-ценная бумага,содерж.распоряжение банку выдать опред.сумму денег лицу предъявивший чек к оплате. Чеки яв-ся бланками строгой отчетности и учитывается на забалансов.сч 006(бланки строгой отчетности).списание чеков со сч.006 осущ-ся по мере их использования. Для учета д.с. нах-ся в чек-х книжках открыв-я к сч. 55отдель-й субсчет «чек.книжки».чтобы производить расчеты с испол.чеков организ-я депонирует необходимые для этого средства на спец-м счете в банке. Депонированные суммы отраж-я по Дт 55/2 Кт51.после этого оприх-ют полученные чеки Дт 006. оплата чеков выданных организацией произ-ся банком с этого счета на сумму выплаченных по чеку средств делают проводку Дт60,70,71,76Кт 55/2.сразу после этого списывают с забаланс счета,для этого делают в учете запись Кт 006 списанные испо-ые чеки, не испол-е чеки следует вернуть в банк,остаток депонированных средств зачисл на расч.счет Дт51,52Кт 55/2.неиспол-ые средства депонир-ые зачисл.на расче.валютн счет.ст-ть вовращ-х чеков в банк списывают проводкой Кт 006.

Учет д.с. на депозитных счетах

Для учета д.с. наход-ся на депоз-м счете откр.сче55 отдел-й субсчет -3 «депоз-е счета».Дт55/3Кт51,52-перечисл-е д.с. на депозит.при возврате средств с депозита на расч.счет – Дт 51,52Кт55/3.%полученные от банка за пользование д.с. орган.облагаются налогом на прибыль.при начислении %по депозиту дел-т запись Дт76Кт91/1.при фактич.получ-ие %по депозиту делают проводку Дт 51,52Кт76. в настоящ.время в России активно распр-ся для юр. И физ.лиц,форма расчетов:расчеты с использ-ем банковских, корпоративных карт:-расчетные,-кредитные(расчетн.карта-банк.карта,использ-ие которых позво-т держателю распоря-ся д.с. со счета организ.в пределах расходного лимита;кредит.карта позволяет ее держателем осущест-ь операции в размере предостав.банком кредит.лимитом) или пластиковые карты. Чтобы стать держателем корпор.банков.карты организ.д.предоставить в банк заявление на ее приобретение в соответст-ии с условиями использования.в заявлении обычнр указывают тип валюты,карты,вносимый на спец карточный счет желаемый порядок получения из списка и паспортные данные,имя будущего пользователя банка. Все условия пользования оговариваются в договоре м/у банком и держателем карты. Для пречисление средств с расчетного счета на спец.карточный счет организация подает в свой обслужива-й банк платежное поручение на перевод средств.тогда для учета средств перечислены на спец.карточный счет,необходимо открыть к счету 55 самостоятель-ый субсчет,все записи на субсчете могут производ-ся на основании выписок банка со спец карточного счета. По Дт этого субсчета будет показывать сумму поступивших на карточный счет со расчет.счета держателя карты, а по кредиту сумму списания в оплату расходов произво-х по карте и сумм комиссии уплач-ю банку за обслуживанием. Сальдо по субсчету будет отражать остатки средств неиспол-ых по карте на конец месяца. При отражения выдачи в подотчет сотруднику пласти.карты на счетах БУ делают запись Дт 71,Кт 55 субсчет «корпоративные банк.карты». После предоставления авансового отчета подотчетным лицом о производств-х расходах на счетах делают запись - Дт 10,26,44 и т.д.Кт71.

8