Вопрос 3. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица (ПЛ)- работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы на приобретение мат.ценн в магазинах,концелярские и представит.расходы, оплаты командировок. Выдача наличных денег под отчет производится из кассы организаций на основании РКО только тем работникам, кот отчитались по ранее выданным подотч суммам.. При временном отсутствии у предприятий кассы раз­решается выдавать, по согласованию с банком, кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. По полученным денежным средст­вам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправ­дательных документов (товарные чеки за купленный товар, проездные докумен­ты) и представить их бухгалтеру. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень доку­ментов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправ­дательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указыва­ются суммы расходов и счета (субсчета), кото­рые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномо­ченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому орде­ру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подот­четному лицу по расходному кассовому ордеру.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжение руководителя предприятия, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком. Как правило, этот срок, при командировке в пределах России, не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; а при командировке за рубеж - 60 дней. Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются: расходы по найму жилого помещения (не более 550 руб. при наличии оправдательных документов, 12 руб.- при их отсутствии); расходы по проезду к месту назначения и обратно; суточные (100 руб. за каждый день). Расходы на командировку являются нормируемыми, то есть включаются себестоимость продукции (работ, услуг). Дополнительные выплаты, связанные с командировкой работников негосударственных предприятий и организаций могут производиться за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет. По прибытии из командировки ПЛ в течении 3 дней составляет отчет и сдает его в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет наличие всех оправдательных документов и делает арифметическую проверку отчета. После этого авансовый отчет утверждает руководитель.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки. Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предпри­ятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании рас­ходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансо­вым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Корреспонденция счета

оприходовано имущество, приобретенное ПЛ (07,08,10,41/71)

списаны расходы ПЛ, необходимые для нужд производства (20,23,25,26,29/71)

списаны расходы, произведенные ПЛ на исправление брака (28/71)

учтена сумма НДС по расходам ПЛ (19/71)

оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации (50/71)

списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (44/71)

отражена сумма невозвращенного аванса (94/71)