Еталонна відповідь на теоретичне питання № 5

Організаційними структурами управління експортною діяльністю підприємств зі значними обсягами експортних операцій є експортний відділ і дочірні експортні компанії (підприємства). При цьому експортний відділ найчастіше є вбудованим або спеціалізованим.

Вбудований експортний відділ підпорядковується безпосередньо віце-президенту (заступнику директора) із зовнішньоекономічних зв'язків. Інколи створюють експортний комітет, до складу якого входять президент компанії, керуючий експортом, керуючий збутом на вітчизняному ринку, директор рекламного агентства, завідувач відділу маркетингових досліджень, головний бухгалтер та ін. У цьому переліку особлива роль відведена керуючому експортом, до повноважень якого належать:

— визначення зовнішньоекономічної політики підприємства;

— контроль за виконанням експортних замовлень;

— оцінювання відповідності товарів вимогам ринку;

— формування зв'язків з іншими службами;

— здійснення експортних операцій тощо.

За централізованої структури управління вбудований експортний відділ належить до збутової служби підприємства і здійснює тільки експорт продукції материнської компанії, а дочірні підприємства займаються збутом самостійно в країнах базування (вони підпорядковуються безпосередньо вищому керівництву материнської компанії). В усіх випадках на вбудований експортний відділ покладають такі завдання:

— укладання зовнішньоекономічних угод з іноземними покупцями;

— пошук нових партнерів;

— контроль за виконанням експортних угод;

— ведення переговорів з іноземними покупцями тощо.

Одночасно інші служби комерційного апарату забезпечують упакування і транспортування, страхування, рекламування, технічне обслуговування експортної продукції, фінансово-юридичний супровід, облік тощо.

Спеціалізований експортний відділ перебуває в безпосередньому підпорядкуванні віце-президента із зовнішньоекономічних зв'язків, самостійно здійснюючи всі пов'язані з експортом продукції операції. Найпоширенішими серед них є:

— укладання угод з іноземними покупцями, контроль за їх виконанням;

— керівництво закордонними збутовими підприємствами компанії, агентами зі збуту, комівояжерами, роздрібними торговцями тощо;

— контроль за пересуванням товарів на іноземних ринках;

— упакування і транспортування експортних вантажів;

— контроль за роботою спеціальних експортних комор;

— організація страхування;

— ведення рахунків експортного відділу, оформлення офіційної документації з експортних операцій, проведення ревізій експортних документів;

— здійснення кредитних операцій (під контролем кредитного комітету, до складу якого входять керуючий експортом, його заступники, експортний ревізор, касир, бухгалтер та інші посадові особи);

— розрахунки з покупцями.

Спеціалізований експортний відділ, який іноді називають «міжнародним відділом», «відділом міжнародної торгівлі», «зовнішньоекономічним відділом», функціонує здебільшого автономно. Він може бути побудований за функціональним, товарним або територіальним (регіональним) принципом.

При застосуванні функціонального принципу побудови спеціалізованого експортного відділу виділяють спеціальні сектори: замовлень, розрахунків, маркетингових досліджень, реклами та ін. Кожен сектор працює в межах своєї компетенції незалежно від видів експортних товарів, країни їх реалізації тощо. Функціональний підхід є ефективним на підприємствах з невеликим обся­гом експортних операцій.

Якщо компанія активно здійснює експортні операції в багатьох країнах, тоді доцільно спеціалізований експортний відділ організовувати за товарним принципом, створюючи сектори, які повинні виконувати всі види робіт, пов'язані з експортом конкретного товару або групи товарів.

За територіального принципу сектори спеціалізованого експортного відділу закріплюють за конкретними країнами (групами країн), доручивши їм усі роботи, по­в'язані з експортом продукції, незалежно від її номенклатури.

Дочірні експортні компанії, будучи найвищою формою організації експортної діяльності дрібних і середніх підприємств, виконують такі функції:

— реалізацію товарів материнської компанії за погодженими з нею цінами;

— організацію експортної реклами;

— здійснення кредитної діяльності;

— облік і контроль експортних операцій;

— організацію транспортування вантажів тощо.