Глава 3. Разработка и оценка эффективности мероприятий по решению проблем на предприятии ооо "Петромакс Спедиитори Петербург"

3.1 Расчёт основных показателей

В последние годы объем хранимой и обрабатываемой информации неуклонно растет. Это приводит к необходимости создания все более мощных и производительных баз данных. При этом ИТ-бюджеты компаний из года в год растут достаточно медленно. В результате через некоторое время большинство компаний сталкиваются с тем, что доступных средств перестает хватать даже на масштабирование существующих решений, не говоря уже о внедрении новых систем.

В период кризиса многие предприятия столкнулись с необходимостью оптимизации расходов в сфере IT. И на этом этапе у большинства возникло большое количество вопросов. Как организовать управление расходами на IT? Как правильно их подсчитать? Что такое TCO, и как пользоваться этой методикой? Совокупная стоимость владения - очень полезная характеристика любого ИТ - решения, поскольку позволяет заранее оценить все, связанные с ним затраты и сопоставить их с возможностями ИТ-бюджета на ближайшие годы. Некоторые ответственные за принятие решений по покупке сотрудники склонны обращать внимание главным образом на стоимость оборудования и программного обеспечения, поскольку эти затраты наиболее ощутимы. Однако расчеты показывают, что они, как правило, составляют очень небольшую часть затрат, связанных с использованием ИТ-решения в последующие годы - всего 10% - 20%, а то и меньше. Таким образом, совокупная стоимость владения позволяет получить объективную картину ИТ-затрат и принимать взвешенные решения о покупке.

Впервые вопросами подсчета стоимости владения, правда, в упрощенном виде, занялась Gartner Group еще в 1987 году. Тогдашняя методика высокой точностью не отличалась и особого успеха у потребителей не имела - из-за своего основного недостатка, а именно: отсутствия дифференциации между аппаратными платформами, операционными системами и сетями. К слову, очертания, близкие сегодняшним, методика приняла после образования в 1994 году фирмы Interpose, которой удалось за небольшой срок создать принципиально новую модель анализа финансовой стороны информационных технологий. Именно благодаря фирме Interpose методика переросла в принципиально новую модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий. С целью совершенствования самой модели Gartner Consulting (подразделение Gartner Group) проводила достаточно трудоемкие исследования рынка, и в результате сотрудничества двух компаний предложенная ими методика оценки затрат на информационные системы стала распространенным инструментом подсчета TCO.

В 1994 г. Gartner Group опубликовала результаты своих исследований, которые буквально шокировали мир бизнеса. Оказалось, что основная цена технологии составляет лишь четвертую часть от реальной. Общая стоимость владения для полностью загруженного ПК оказалась на уровне чуть ли не 10 тысяч долларов! Так, приобретенный еще два года назад ПК сегодня уже не способен выполнять (вообще или за приемлемое время) новые версии приложений, выпускаемых производителями ПО; следовательно, его приходится модернизировать. Стоимость же модернизации часто составляет до половины стоимости нового ПК. Кроме того, возникают проблемы с модернизацией сетевого оборудования по причине его неспособности удовлетворить по пропускной способности как клиент-серверные, так и обычные сетевые приложения. По разным оценкам, его стоимость составляет до одной трети от стоимости ПК и серверов, используемых на предприятии.

Эффективность методики TCO подтверждена временем - она уже более 20 лет успешно применяется для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний день аудит информационных систем по стандартам Gartner Group является одним из наиболее распространенных приемов, применяемых для выработки рекомендаций по оптимизации затрат на IT.

На протяжении последних лет многими компаниями также велись работы по изучению проблемы определения IT-затрат, вследствие чего появились схожие по сути, но разные по названию методики и подходы: истинная стоимость владения (Real Cost of Ownership - RCO), совокупная стоимость владения приложениями (Total Cost of Application Ownership - TCA) и др.

На отечественных предприятиях, как правило, вопрос о TCO либо старательно замалчивается, либо не возникает совсем. Между тем построение/модернизация, а также использование ИС без тщательной оценки ее TCO приводят к тому, что предприятие сталкивается с проблемой больших затрат на стадии функционирования системы. Только тогда руководство осознает актуальность проблемы, и IT-департамент начинает проводить мероприятия по снижению затрат. Однако эти работы чреваты новыми расходами и очень редко приводят хотя бы к балансу доходов и затрат, связанных с информационными технологиями, не говоря уже о перевесе доходов.

Даже однократная оценка совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой может повысить эффективность управления затратами, тем самым увеличивая выгоду от использования информационных технологий на предприятии. Если учет затрат на IT-инфраструктуру по методике TCO будет проводиться на регулярной основе - это даст возможность не только оптимизировать затраты на содержание и развитие информационных систем, но и привести план развития IT-инфраструктуры в соответствие основным бизнес-целям предприятия.

Пожалуй, если поставить перед кем-либо вопрос - "из чего состоят затраты на IT?", можно получить ожидаемый и закономерный ответ: это стоимость техники, зарплата сотрудников, расходные материалы. Однако, как утверждают специалисты, это только часть расходов, и для них выделена специальная группа под названием "прямые расходы". Существуют же еще и "непрямые расходы", которые, по оценкам специалистов, в несколько раз превышают "прямые".

Строго говоря, существуют расхождения в вопросах деления затрат на те или иные категории и статьи расходов. Но что не вызывает сомнений, так это их распределение на "видимые" (первоначальные затраты) и "невидимые" (затраты в процессе эксплуатации и использования). Здесь, кстати, очень наглядна аналогия с айсбергом. На первых порах кажется, что IT-затраты не так уж велики, но в конечном итоге предприятие может постигнуть судьба"Титаника", когда оно натолкнется на скрытые поначалу затраты, которые в совокупности выливаются в очень значительную денежную сумму.

То есть на самом деле предприятия тратят на содержание своих информационных систем гораздо больше средств, чем предполагают. Почему так происходит и можно ли оптимизировать затраты на содержание своей собственной IT-инфраструктуры?

Именно эти цели и преследует методика TCO. Но для того, чтобы понять, как можно управлять расходами на содержание IT-инфраструктуры, нужно сначала понять, как они рассчитываются.

Практически в любой организации совокупная стоимость владения ИТ - инфраструктурой включает шесть затратных составляющих: первоначальное приобретение аппаратного и программного обеспечения, установка аппаратного и программного обеспечения, обучение персонала, обновления ПО, техническая поддержка и зарплата ИТ-персонала. Седьмым компонентом, который трудно выразить в деньгах, но который, тем не менее, необходимо учитывать, является время простоя в результате сбоев системы. Оценка стоимости интернет-трафика выходила за рамки данного исследования и не была включена в совокупную стоимость владения ИТ-инфраструктурой.

Затраты на приобретение оборудование и программного обеспечения. Эта категория включает стоимость настольных и портативных персональных компьютеров, серверов, периферийных устройств и другого оборудования (например, сетевого), настольных операционных систем, инфраструктурного ПО (системы ИТ-безопасности и т.д.), офисного программного обеспечения (текстовых редакторов, редакторов таблиц, и т.д.) Затраты можно условно разделить на следующие категории:

- затраты на установку оборудования и программного обеспечения;

- затраты на обновления;

- затраты на техническую поддержку;

- зарплата ИТ-персонала;

- время простоя из-за сбоев системы;

- затраты на обучение пользователей.

Примерные расчёты представлены в таблицах 1-2.

Таблица 1 - Анализ общей стоимости владения (единовременные затраты)

Наименование	Стоимость, руб.
250 компьютеров	5000000
5 серверов	700000
20 принтеров	150000
35 ед. сетевого оборудования	265000
Программное обеспечение	2250000
Внедрение КИС	12000000
Итог	10,365,000

Все вышеперечисленные расчёты имеют право на существование, но надо понимать, что итоговый результат ни что иное, как "средний градус по больнице". В реальной жизни затраты могут быть в несколько раз больше.

Таблица 2 - Анализ общей стоимости владения (ежемесячные затраты)

Наименование	Стоимость, руб.
Аутсорсинг	0
Фонд заработной платы сотрудникам ИТ	675000
Единый социальный налог (26 %)	0
Каналы связи (интернет)	50000
Итог	** Expression is faulty **

Не менее важно, чем просто изменить ТСО, её снизить. По экспертным оценкам, при правильном подходе к снижению непродуктивных затрат, реальная экономия может составить до трети общих расходов на ИТ.

Хотя универсальных методов борьбы с финансовым обжорством компьютеров не существует и не должно существовать, большинство фирм, производящих не только оборудование, но и программное обеспечение, имеет свои рецепты снижения стоимости владения. Однако при этом надо обращать внимание на следующий факт. Если в самой фирме величина стоимости владения неприлично высока или, хуже того, фирма не в состоянии снизить стоимость владения, может, не стоит иметь дела с ее решениями, которые, возможно, хороши только на глянцевых маркетинговых материалах.