11.3. Електронний обмін даними.
Складність, велика розмірність і наявність великої кількості документів, що використовуються при управлінні матеріальними потоками в ЛС, викликали появу за кордоном концепції “Electronic Data Interchange” - EDI (“електронного обміну даними”). В найбільш загальному трактуванні EDI представляє собою комп’ютерний інформаційний обмін між користувачами з застосуванням стандартного формату даних і який обслуговує сучасні телекомунікаційні технології. Відносно недавнє застосування EDI буквально революціонізувало процедуру управління замовленнями і державними закупівлями в закордонних фірмах.
Однією з перших технологій, яка зробила прорив у логістиці, стала система електронного обміну даними (англ.- electronic data interchange, EDI), запровадження якої дозволило віддаленим один від одного комп'ютерам обмінюватися даними, не удаючись до допомоги якихось проміжних пристроїв. Першими користувачами такої системи були супермаркети, що зв'язали свої системи контролю стану запасів безпосередньо з системами постачальників, оброблювальних замовлення.
Наприклад, на вітчизняному ринку піонером впровадження цієї системи з постачальниками стала компанія формату “cash and carry” «МЕТРО». У касах супермаркету враховують продажі по кожному виду товарів, і коли запаси досягають певного рівня, система автоматично посилає повідомлення постачальника, замовляючи наступне замовлення конкретного виду товару.
Використання системи ЕPOS (англ. – electronic point-of-sale data) - даних, переданих в електронному вигляді від касових терміналів, дозволило істотно скоротити обсяг паперової документації, понизити вартість операції, прискорити комунікації, зменшити кількість помилок, зробити системи більш інтегрованими, а відносини в бізнесі тіснішими.
Для підтримки EDI були розроблені дві супутні технології. Перша - кодування товарів (англ. – item coding), що дає змогу привласнити кожній упаковці переміщуваних матеріалів ідентифікаційну мітку. Ця мітка зазвичай виконується у вигляді штрих-коду або магнітної смужки, інформацію з яких можна прочитувати систематично, коли упаковка переміщається по заданому маршруту. У результаті логістична система знає, де знаходиться кожна упаковка у будь-який момент часу, і відповідно до цього устаткування для автоматичної вантажопереробки можна переміщати, сортувати, об'єднувати, упаковувати і доставляти потрібні матеріали.
Інша технологія – це електронний переказ грошових коштів (англ. – Electronic funds transfer, EFT). Коли надходить підтвердження про доставку матеріалів, ЕFT автоматично дебетує банківський рахунок замовника і кредитує постачальника. Це завершує весь процес, при тому EDI розміщує замовлення, кодування товарів дозволяє відстежувати їх переміщення, а ЕFT відповідає за платежі.
Збільшення кількості використання нових технологій, загострення конкуренції, необхідність зменшення величини витрат загалом, у ланцюгу поставок, та покращання рівня обслуговування клієнтів призвели до розвитку наступного рівня концепції логістики – Е-логістика. Середовище функціонування Е-логістики можна подати на основі таких трьох складових: логістика промислових підприємств, логістика торговельних підприємств та логістичні оператори, кожний з яких виконує такі важливі логістичні функції як складування, транспортування, пакування, маркування тощо (рис. 2).
Взагалі, Е-логістика полягає у ефективному управлінні інформацією та співпраці усіх учасників ланцюга на підставі швидкого і докладного передавання інформаційного потоку з пунктів роздрібної торгівлі, які пересилають дані в узгодженому інформаційному стандарті до постачальника – виробника вихідної сировини. Розглядаючи цю докладну і доступну для усіх партнерів інформацію, виконуємо аналіз ринку, плануємо виробництво, запаси, поставки, просування товару на ринок, а також здійснюються розрахунки за платежами.
Впровадження інформаційних систем, а також електронної комунікації, дозволяє виробникам краще планувати виробництво, гнучко пристосовувати його величину та структуру до передбаченої потреби роздрібних торговців. Завдяки цьому, незважаючи на те, що знижується рівень запасів у виробників і зменшується також їх рівень у роздрібних торговців, ризик відсутності запасів на складі не зростає і рівень логістичного обслуговування клієнтів може покращитися. Отже, зниження рівня запасів приносить користь обом сторонам у вигляді зниження витрат, які пов'язані з їх створенням, складуванням, старінням. Впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій дозволяє виконувати логістичні рішення із значно вищою ефективністю та швидкістю.
За ступенем інтеграції в логістиці виділяють такі підходи:
* логістика першої сторони (1PL- First Party Logistics), коли підприємство повністю самостійно розробляє та здійснює логістику: транспортування, складування, управління фінансовими та інформаційними потоками тощо;
* логістика другої сторони (2PL), коли підприємства залучають перевізників та орендують склади, але управляють ланцюгом поставок самостійно.
* логістика третьої сторони (3PL) передбачає надання логістичних послуг, які виходять за межі транспортування і складування товарів. Оператор займається перевезенням товару, якщо необхідно – конролює проходження митниці, зберігає та фасує вантажі, займається розподілом, поверненням тари тощо. Він повністю відповідає за збереження вантажу, веде облік залишків і т.п. З боку клієнта цей процес контролюють один-два менеджери.
* логістика четвертої сторони (4PL) – інтеграція всіх компаній, залучених в ланцюг поставок. Фактично це планування, управління та контроль всіх логістичних процедур одним постачальником послуг з довгостроковими стратегічними цілями. У цьому разі клієнт тільки виробляє продукцію та займається маркетингом, а всю логістику віддає в руки професіоналів.
* логістика п’ятої сторони (5PL) – логістика електронної комерції – управління всіма компонентами ланцюга поставок за допомогою електронних засобів інформації. Логістика електронної комерції охоплює стратегічне планування та розвиток всіх необхідних для електронних угод логістичних систем та процесів, а також адміністративне та операційне забезпечення для їхнього фізичного виконання.
Під електронною комерцією розуміють будь-які форми ділових угод, при яких взаємодія сторін здійснюється електронним способом замість фізичного обміну чи безпосереднього фізичного контакту і в результаті якого право власності чи право користування товаром або послугою передається від однієї особи іншій. Іншими словами, електронна комерція – це продаж товарів, при якому як мінімум організація попиту на товар здійснюється через Інтернет. При цьому спосіб оплати не має значення: розрахунки за покупку можуть здійснюватися навіть готівкою.
Віртуальне підприємство (ВП) – це співтовариство територіально роз'єднаних фірм чи співробітників, що обмінюються продуктами своєї праці і спілкуються винятково електронними засобами при мінімальному або цілком відсутньому особистому контакті. По суті віртуальне підприємство – це нова форма економічної організації. Воно являє собою трупу економічних суб'єктів, що об'єднують свої сили для надання певної послуги, яка традиційно надавалася одним підприємством. Така можливість, у кінцевому результаті, серйозно впливає на стратегії розвитку як усієї економіки, так і окремих підприємств.
Функціональні можливості віртуального підприємства:
Основні функціональні можливості щодо обробки інформації:
обмін бізнесовою (наприклад, замовленнями) і технічною інформацією (наприклад, звітами про якість моделей товарів);
розподіл інформації: каталоги, ринкова інформація, профілі компанії тощо;
розповсюдження інформації: пропозиції для тендерів, новини і т.д.;
безпека та аутентифікація інформації, обмін якою здійснюється;
перегляд (наприклад, статусу замовлення) і механізми повідомлення;
обробка на основі стандартів (ЕDІFАСТ, SТЕР).
Функціональні можливості щодо матеріалів:
логістика;
управління матеріальними потоками;
прогнозування;
обробка інформації, характерної для матеріальних потоків (наприклад, зчитування штрих-кодів).
Креативні та конфігураційні функціональні можливості:
пошук і вибір партнерів;
переговори та управління контрактами;
ролі і призначення відповідальності;
визначення потоку робіт (workflow).
Нові послуги, що виникають:
підтримка електронної комерції: електронні каталоги, «активні» ринкові інструментальні засоби, безпечні механізми здійснення платежів тощо;
довідники постачальників продуктів/послуг;
спеціалізовані послуги-поради.
Координаційні функціональні можливості:
локальна координація (підтримка workflow у кожному вузлі);
глобальна координація віртуального підприємства: розподілене управління ресурсами, розподілене планування тощо;
партнерський інжиніринг.
Для утворення віртуального підприємства необхідні такі технологічні засоби:
Бізнес-процес – це сукупність однієї або більшої кількості пов’язаних між собою процедур чи операцій, які спільно дозволяють реалізувати деяку бізнес-задачу або політичну мету підприємства, як правило, в межах його організаційної структури, що описує функціональні ролі і відносини.
Існує декілька визначень workflow, які найчастіше використовуються в літературі. Наприклад:
Визначення 1. Workflow – це автоматизація (повна або часткова) бізнес-процесу, за якої документи, інформація або завдання передаються для виконання необхідних дій від одного учасника до іншого відповідно до набору процедурних правил.
Визначення 2. Система управління workflow – це система, яка описує, створює и управляє потоком робіт (по суті, бізнес-процесом) за допомогою програмного забезпечення, що працює на одній або кількох машинах-workflow, які можуть інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з учасниками потоку робіт і за необхідністю викликати відповідні програмні додатки та інструментальні засоби.
Таким чином, система workflow автоматизує процес, а не функцію.
Послідовність етапів створення віртуального підприємства включає наступні етапи:
проектування процесів;
прив'язку процесів до ресурсів, необхідних для їх підтримки;
залучення ресурсів інших компаній, коли це доцільно;
експлуатацію віртуальної організації;
моніторинг процесів;
збереження контролю над діяльністю таких складних організацій.
Проектування процесів полягає в тому, щоб описати всі процеси, що вимагаються для виробництва продукту і/або забезпечення намічених послуг. Це можна зробити за допомогою нового сімейства інструментів – реінжиніринга бізнес-процесів, які спочатку створювалися для підтримки реінжиніринга існуючих процесів.
Потім за допомогою інструментів імітаційного моделювання можна визначити ресурси, необхідні для підтримки цих процесів, розрахувати сумарний час, що вимагається для їх виконання, і навіть обчислити вартість процесів.
Прив'язка до ресурсів. Після того як сукупність підтримуючих процесів повністю спроектована, кожну функцію в кожному процесі необхідно прив'язати до певного ресурсу, щоб підвести під неї базу. Цілі цього етапу полягають лише в тому, щоб визначити необхідність складу і вибрати функції, які він повинен виконувати.
Залучення ресурсів за контрактами. Коли складено точний опис необхідних ресурсів і чіткі специфікації функцій, які вони повинні виконувати, необхідно вибрати і розподілити ресурси між різними процесами.
Стосовно віртуального підприємства основний принцип на цьому етапі полягає в тому, щоб знайти ресурси поза структурою підприємства. Сюди входить оренда складських, довідкових, виробничих, складальних, бухгалтерських послуг, розміщення додатків електронної комерції тощо.
Однією з найважливіших переваг такої організації є різке скорочення розміру стартового капіталу для започаткування нової справи, оскільки більшість необхідних ресурсів залучатиметься на контрактній основі і оплачуватиметься у міру надання послуг.
Експлуатація створеного підприємства. Після того, як усі ресурси на місці, найбільш важливим питанням стає здатність керівництва підприємства експлуатувати складний комплекс ресурсів, підконтрольних безлічі різних і незалежних організацій.
Моніторинг процесів. Найважливішу частину моніторингу такого комплексу, що охоплює ряд економічних суб'єктів, складає контроль за тим, щоб кожний суб'єкт виконував свої контрактні зобов'язання з обслуговування.
Управління підприємством. Управління віртуальним підприємством здійснює підприємство-координатор. Таке підприємство повинно зібрати команду фахівців для розв'язання наступних задач:
проектування всіх процесів, необхідних для підтримки даної служби;
прогнозування ринкових можливостей з метою визначення обсягу необхідних ресурсів і його постійного корегування;
активний маркетинг послуг, що плануються, та їх захист усіма доступними законними засобами;
укладання контрактів на необхідні ресурси;
ревізія послуг, які надаються з точки зору якості;
постійне порівняння ресурсів, що залучаються за контрактом, з еталонами і залучення альтернативних ресурсів там, де це доцільно.