Протоколы

Протокол – это документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведется, как правило, во время заседания секретарем и включает следующие основные реквизиты:

1.Наименование учреждения.

2.Наименование структурного подразделения.

3.Наименование вида документа.

4.Дату заседания.

5.Регистрационный номер документа.

6.Заголовок к тексту.

7.Текст документа.

8.Подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания с начала года.

По полноте охвата протоколы могут быть:

- полными;

- краткими.

В кратком протоколе указываются только рассматриваемые вопросы и фамилии тех, кто участвовал в обсуждении и принятии решения.

Протоколы относятся к числу важных документов и хранятся более 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Акты

Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, событие, действие.

Акты составляются чаще всего комиссией, постоянно действующей или назначенной руководителем организации.

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Текст акта состоит из трех частей:

1. введения;

2. констатирующей части;

3. выводов.

Во введении указывается основание для составления акта, а также состав членов комиссии.

В констатирующей части отражаются выявленные нарушения, недостачи, порчи и т.д.

В третьей части делаются выводы и даются рекомендации.

Особую группу актов образуют коммерческие акты, которые устанавливают факты повреждения, порчи или недостачи груза при транспортировке.

Такие акты заполняются на типографском бланке установленного образца без помарок, подчисток или зачеркиваний.

Все дополнения и исправления в них должны быть заверены подписями обеих сторон.

Докладные записки

Докладная записка – это документ адресованный руководителю организации или вышестоящему органу информирующий о сложившейся ситуации и содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка может составляться по инициативе работника или указанию руководителя и является побуждением к принятию управленческих решений. Датой докладной записки является дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности хранятся 5 лет.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

Объяснительные записки бывают двух видов:

1.Сопровождающие основной документ и поясняющие его отдельны положения.

2.Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, поведения отдельных работников.

Текст таких записок должен быть убедительным, кратким и содержать неопровержимые доказательства.

Письма

Вся деловая переписка делится на две части:

1.Поступающие (входящие) в фирму письма.

2.Исходящие (отправленные) письма.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Главной его целью является побудить к действию, убедить, разъяснить.

По характеру информации письма можно разделить на:

- сопроводительное письмо;

- письмо-приглашение;

- информационное письмо;

- рекламное письмо;

- письмо-ответ.

3.Документы по личному составу

Основным документом, регламентирующим отношение работника и работодателя является трудовой договор.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником в соответствии с которым первая сторона обязуется предоставить второй работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда предусмотренные трудовым кодексом, в своевременном и полном объеме выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка глава 10 Трудового кодекса).

В настоящее время государство предоставляет работникам в области регулирования трудовых отношений минимальные государственные гарантии:

1.Минимальный размер оплаты труда.

2.Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не менее 28 календарных дней;

3.Максимальную продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю.

Включать в трудовой договор условия ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством запрещено.

При заключении трудового договора можно повторить нормы трудового законодательства или улучшить их для работника.

При законодательном регулировании государство защищает интересы более слабой стороны трудового договора – работника.

Стороны равноправны только в момент заключения трудового договора.

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан обеими сторонами. Один экземпляр передается работнику. Трудовой договор не оформленный надлежащим образом считается заключенным, если работник фактически приступил к работе с ведома руководителя или по его поручению.

В этом случае работодатель обязан оформить с работником трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Согласно ст.57 Трудового Кодекса РФ установлен перечень существующих условий, согласно которым стороны должны прийти к соглашению в обязательном порядке:

1.Место работы (с указанием структурного подразделения).

2. Трудовая функция (с указанием должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием).

3.Дата начала работы.

4. Условия оплаты труда;

5. Режим рабочего времени

6.Характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях.

7.Виды и условия социального страхования непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Если работодатель решил воспользоваться своим правом на установление испытательного срока, это условие должно быть обязательно зафиксировано в трудовом договоре.

В трудовом договоре могут быть предусмотрены и другие условия, например, о неразглашении охраняемой законом тайне, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя и т.д.

При этом должен соблюдаться основополагающий принцип трудовых отношений в РФ:

-все условия, включенные в трудовой договор не могут ухудшать положение работника по сравнению с его положениями установленными Трудовым Кодексом РФ.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме.

Общий порядок приема на работу закреплен в ст. 68 ТК РФ. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) на основании заключенного трудового договора.

При приеме на работу работодателю необходимо предъявить: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета, документ об образовании.