Предполагаемые последствия

Порядок исправления (альтернативные варианты)

3.Оценка налоговых последствий и рисков осуществления фактов хозяйственной жизни

В работе бухгалтера могут возникать ошибки, которые могут повлиять на бухгалтерский учет, отчетность и налогообложение.

Например, для признания расходов в уменьшение налогооблагаемой базы налоговой инспекцией оценивается формальная правильность оформления первичных документов.

К нарушениям в оформлении первичных документов, способных привести к налоговым последствиям относят:

• отсутствие подписи должностного лица (ставится под сомнение факт совершения операции);

- подписание первичных документов неуполномоченными лицами;

• отсутствие даты (невозможность определить к какому периоду относится факт хозяйственной жизни);

• несоблюдение установленной формы документа.

Указанные причины могут повлечь за собой неправомерность отнесения затрат на себестоимость продукии и соответственно к необоснованному уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и привлечению организации к установленной ответственности и уплате штрафных санкций.

В таких случаях необходимо доказывать факт совершения хозяйственной операции путем проведения инвентаризации или экспертного заключения.

Несоблюдение установленной формы счета-фактуры, или незаполнения ее, или ее отдельных реквизитов повлечет за собой невозможность зачета входного НДС по оплаченным работам.

Отсутствие первичных документов у организации совершивших хозяйственную операцию является грубым нарушением правил ведения бух. учета, что может привести к следующей ответственности согласно ст. 120 НК):

1. Если нарушение совершено в течение одного налогового периода – штраф в размере 10000 руб.

2. Если нарушение совершено в течение более одного налогового периода – штраф 30000 руб.

3. Если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы – штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб.

При оценке налоговых рисков ФНС России рекомендует налогоплательщику исследовать следующие признаки:

• отсутствие личных контактов руководства компании-поставщика и руководства компании-покупателя при подписании договоров;

• отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя, копий документа, удостоверяющих личность;

• отсутствие информации о фактическом местонахождении контрагента;

• отсутствие информации о государственной регистрации контрагента в Едином государственном реестре юридических лиц.

Наличие подобных признаков характеризуют сделку как сомнительную.

Сокращению уровня налоговых рисков будет способствовать уведомление налогового органа путем подачи уточненных налоговых деклараций за те преиоды, в которых осуществлялась деятельность с высоким налоговым риском.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В БУХГАЛТЕРИИ»

1. Документы и документооборот – основа бухгалтерского дела

2. Документирование хозяйственных операций

3. Отдельные элементы технологии обработки учетной информации

1.Документы и документооборот – основа бухгалтерского дела

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают:

• первичные документы;

• учетные регистры;

• отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание фактов хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления;

• подписи указанных лиц с расшифровкой.

 Учетные регистры

Бухгалтерские записи, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. (ж-о, книги, ведомости)

 Отчетные документы

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого отчетного периода по данным учетных регистров.

Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предприятие предоставляет бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм в налоговую инспекцию. Дополнительные сведения сдаются в органы статистики.

 Документооборот

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

2.Документирование хозяйственных операций

Основные требования, предъявляемые к бух. документам изложены в ФЗ «О бух. учете» и Положению по ведению бух. учета.

В соответствии с указанными документами записи в регистры бух.учета делаются на основании первичных документов.

Положение по ведению бух. учета устанавливает, что первичные документы должны быть составлены в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это практически невозможно, то непосредственно после его окончания.

Все первичные документы должны быть подписаны лицами ответственными за их заполнение.

Первичные документы по учету движения денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером.

Если первичные документы оформлены ненадлежащим образом, то организация должна доказать факт совершения хозяйственной операции.

При возникновении споров факт совершения хозяйственной операции могут доказать такие документы как:

1. акты инвентаризации;

2. экспертные заключения; и др.

Не исключается, что организации приходится доказывать факт совершения хозяйственной операции в суде. В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы:

1. письменные доказательства, т.е. документы прямо или косвенно подтверждающие факт совершения хоз. операции.

2. вещественные доказательства – при проведении инвентаризации выявляются материальные ценности или денежные средства полученные организацией в результате совершения хозяйственной операции оформленной ненадлежащим образом.

3. заключение экспертов – требуется при отсутствии документов по списанию материалов в производстве или при начислении зарплаты без надлежащим образом оформленных нарядов на выполненные работы.

4. показания свидетелей – если в ведомости на выплату зарплаты расписался не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги получил сполна, то суд не обяжет организацию выплачивать деньги, хотя первичные документы оформлены ненадлежащим образом.

5. объяснение лиц, участвующих в деле – если кассир выдал деньги в подотчет не имея письменного распоряжения руководителя, но в последствии его действия были им одобрены, то отсутствие подписи на РКО является нарушением Порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций.

В первичные документы могут вноситься изменения лишь по согласованию с лицами составившими и подписавшими данный документ. То есть исправление должно содержать дату исправления, подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов.

При поступлении в бухгалтерию документов с исправлениями, бухгалтеру также следует поставить свою подпись над исправительной записью.

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бух. учета составляется бухгалтерская справка об исправленных записях.

Исправления выявленных нарушений производится в бух. отчетности того периода, когда они были выявлены.

Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например неверно написана дата, или транзитные — если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции.

В соответствии с Положением по ведению бух. учета перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждается руководителем организации. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами должны быть обязательно подписаны руководителем и главным бухгалтером.

При поступлении первичных документов в бухгалтерию бухгалтер производит проверку документов по существу и арифметическую проверку.

Утраченные документы должны быть восстановлены.

Последовательность действий по восстановлению документов следующая:

1. Руководителем назначается комиссия по расследованию причин утраты документов.

2. Комиссия должна затребовать письменное объяснение у лиц ответственных за создание и хранение документов.

3. После выяснения причины утраты документов, комиссия должна принять меры по их восстановлению.

4. По результатам работы комиссии оформляются акты, которые утверждаются руководителем организации.

Организация должна хранить документы на менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бух. учета и бух. отчетности несет руководитель организации.

3) Отдельные элементы технологии обработки учетной информации

Каждый документ в бухгалтерии проходит следующие этапы обработки:

1. Проверка документа по форме

2. Проверка документа по существу

3. Таксировка

4. Группировка

5. Контировка

1. – предназначена для контроля за соблюдением соответствия документа формальным требованиям (наличие обязательных реквизитов, подписей, отсутствие грамматических и арифметических ошибок).

2. - заключается в выяснении законности и целесообразности факта хозяйственной жизни, оформленной данным документом.

3. Таксировка – выражение в денежном измерении количественных сведений о факте хозяйственной жизни, содержащейся в документе (проставление цены и суммы).

4. Группировка – подбор и запись в накопительные регистры (книги) данных, содержащихся в документах, однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций.

5. Контировка – указание корреспонденции между счетами бухгалтерского учета по данной хозяйственной операции.

Еще обработка информации может ручной и машинной. Машинная применяется при множественности хозяйственных операций.

ТЕМА: «ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ БУХГАЛТЕРИЕЙ»

1. Организационно-распорядительные документы.

2. Информационно-справочные документы.

3. Документы по личному составу.

1. Организационно-распорядительные документы

Документы, используемые в бухгалтерии можно объединить в следующие группы:

1.Организационные документы организации (устав, учредительные документы, штатные расписания, положение о бухгалтерии, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка).

2.Распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы).

3.Документы по личному составу организации (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, лицевые счета, трудовые книжки).

4.Финансово-бухгалтерские документы организации (главная книга, годовые отчеты, акты ревизии, инвентаризации, кассовая книга и др.)

5.Информационно-справочные документы (акты, письма, справки, факсы и т.д.)

Организационно-распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству и не могут содержать положений, которые ему противоречат.

Выделяют следующие этапы подготовки распорядительного документа:

1.Изучение существа вопроса

2.Подготовка проекта документа

3.Согласование документа.

4.Подписание документа.