5.4. Пошук даних в таблиці
Найпростіший спосіб пошуку даних у таблиці здійснюється за допомогою команди Правка→Найти. У діалоговому вікні Найти (мал. 16) у полі Найти потрібно набрати фрагмент змісту комірки. Потім треба клацнути по кнопці Найти далее. Якщо пошук виявився вдалим, буде активізовано комірку, що містить зазначений фрагмент. Щоб закрити діалогове вікно пошуку треба клацнути по кнопці Закрыть.
За замовчуванням пошук здійснюється за рядками. Можна змінити схему пошуку, задавши в діалоговому вікні Найти пошук за стовпцями. У цьому самому діалоговому вікні можна уточнити, якого роду дані ви шукаєте: значення, формули або примітки.
Мал. 16. Пошук за допомогою вікна діалогу Найти
Для пошуку зручно також використовувати форму даних.
Для цього потрібно виділити діапазон пошуку, включивши у нього рядок із заголовками таблиці, обрати команду меню Данные → Форма.
Mал. 17. Форма для роботи із таблицею
У вікні форми (мал. 17) натисніть на кнопку Критерии, а в наступному діалоговому вікні (мал. 18) введіть у потрібні поля ознаки, за якими має відбуватися пошук. Наприклад, якщо пошук здійснюється за значеннями в текстовому полі, наберіть перші символи, які однозначно визначають шукані дані. Якщо ви вводите дані в декілька полів, то пошук ведеться за кількома критеріями. Часто достатньо ввести в поле дві-три перші літери. Не суттєво, якими літерами — малими або великими, — введено інформацію в поле.
Мал. 18. Задання критеріїв пошуку
У діалоговому вікні на мал. 18 введено умови пошуку потрібних ігор: жанр — Sport і ціна менше $25. Для перегляду знайдених записів натисніть кнопку Далее, і у вікні форми будуть відображені значення полів запису. Для перегляду всіх відібраних записів користуйтеся кнопками Далее і Назад.
5.5. Фільтрування даних
Фільтрація — це виділення рядків таблиці, які відповідають заданим критеріям.
Фільтрування можна виконувати 2-ма способами:
1) Викликати вікно форми даних і натиснути у вікні форми даних кнопку “Критерии”. У потрібних полях вказати значення для пошуку (ввести), і натиснути кнопку “Далее”. Якщо у списку є рядки, що задовільняють введеним умовам, то ними заповниться форма даних. Потім знову натискаємо кнопку “Далее” і у формі відобразиться наступний запис, який задовільняє введеним умовам. Натискаємо на кнопці “Далее” до тих пір, поки не відбудеться переходу на останній запис, який задовільняє введеним умовам.
2) Є ще один
спосіб фільтрування даних –це використання
простого фільтру.
Для цього необхідно
встановити курсор в межах бази даних і
виконати команду: ДанныеФильтрАвтофильтр.
Після виконання цієї команди біля
заголовків полів (стовпчиків) з’являться
кнопки для розгортання списків (
).
Якщо розгорнути список коло одного із
заголовків (натиснути на кнопку списку),
то побачите список всіх значень цього
поля і ще такі елементи списку:
- Все;
- Первые 10;
- Условие.
Наприклад:
У таблиці в стовпчику А набрані залізничні станції відправлення (Харків-Пасажирський, Левада, Балашовка), у стовпчику В пункти призначення (Мерефа, Люботин, Зміїв тощо), у стовпчику С – час відправлення. Потрібно відібрати тільки приміські потяги, що прямують до Люботина.
Виділяємо стовпчик з пунктами призначення. В основному меню вибираємо пункт „Данные”. У меню, що відкривається, - команду „Фільтр”, підпункт „Автофільтр”. У верхній комірці стовпчика відкриється меню автофільтра (мал.19).
Висхідне меню автофільтра
Мал.19
Вибираємо в цьому списку рядок „Люботин” (усі значення що зустрічаються в цьому стовпчику будуть виведені в меню). Після вибору рядка таблиця набуде наступного вигляду – мал.20.
Відфільтрована таблиця
Мал.20
Зверніть увагу: у першому рядку збереглося значення, що не збігається з фільтром (цей рядок сприймається як заголовок). Порушений порядок номерів рядків і стрілка в заголовку стовпчика свідчать про накладення фільтра. Усі подальші формули діють тільки на рядки, що залишилися. При роздрукуванні таблиці стрілка в комірці заголовка не друкується.
Можна продовжити фільтрацію, зазначуючи в списках інших стовпців потрібні вам елементи, а можна повернутися до початкового вигляду таблиці, відмітивши в списку пункт Все. Для повного скасування процедури фільтрації потрібно увійти в меню, виконати команду Данные → Фильтр і забрати галочку з команди Автофильтр.
Список автофільтра (мал. 19) містить позицію Условие.... Вона дозволяє задати точні критерії для фільтрації. Для цього у діалоговому вікні Пользовательский автофильтр потрібно задати необхідну умову, як показано на мал. 21.
Мал. 21. Створення автофільтра користувача
У даному діалоговому вікні можна задати складну умову, яка формується з двох простих умов, поєднаних логічним И (якщо потрібно, щоб обидві умови виконувалися) або ИЛИ (якщо достатньо, щоб виконувалася хоча б одна умова з двох). Для текстових значень, окрім стандартних умов, можливі такі: Начинается (не начинается) із заданого тексту, Заканчивается (не заканчивается) заданим текстом і Содержит (не содержит) заданий текст.