5. Підтримка баз даних в електронних таблицях
5.1. Типові задачі при роботі з готовою таблицею
Існують задачі в яких таблиці побудовані у вигляді списків. Наприклад, список учнів класу, який міститиме підсумкові оцінки з деяких предметів. Такий список є базою даних. База даних – це програма, що містить пов’язані між собою частини інформації.
Списком в Excel називають прямокутний діапазон комірок, оформлених спеціальним чином. Перший рядок списку повинен містити заголовки стовпців (наприклад, Прізвище, Ім’я, ...). Ці стовпці називаються полями. В Excel поля називають категоріями. Рядки списку певним чином характеризують деякий об’єкт (наприклад кожен рядок таблиці показує підсумкові оцінки з предметів для певного учня). Рядки в термінах баз даних називають записами. Правильно оформлений список в Excel повинен бути оточений порожніми комірками.
При роботі зі списками часто доводиться сортувати дані, підводити певні підсумки, виконувати пошук певних даних. Наприклад, можна відсортувати рядки по полю „Прізвище”, потім можна знайти учнів, у яких найвищий підсумковий бал з певного предмету, тощо.
Відбір рядків таблиці за певним критерієм, що висувається до значень у її деякому стовпцю, називається фільтрацією таблиці. Фільтрація дозволяє відокремити дані за певним критерієм і, таким чином, може вважатися одним із способів пошуку потрібних даних. Проте для здійснення пошуку в Excel передбачені і спеціальні зручні інструменти.
На практиці робота з таблицями, які зазвичай містять тисячі рядків, була б вкрай утрудненою, якби в Excel не була реалізована можливість автоматизовано здійснювати впорядкування, фільтрацію і пошук даних.
Усі дані в таблиці можна захистити від внесення змін (наприклад, сторонніми особами) командою Сервис→ Защита→Защитить лист. Можна зняти захист з деяких клітинок, щоб у них можна було робити зміни (це роблять на закладці Защита).
5.2. Створення та редагування бази даних в Microsoft Excel
Вводити інформацію у список можна як вручну (заповнюючи таблицю звичайним чином), так і за допомогою форми даних.
Для того, щоб вводити дані у список за допомогою форми даних необхідно виконати команду: ДанныеФорма (перед цим варто задати шапку таблиці – заголовки стовпчиків). Після виклику форми даних ’зявляється вікно “форма даних “ (мал.14).
Мал.14
Зліва бачимо список назв полів. Навпроти кожної назви є відповідне поле (вільне, якщо ми знаходимось на пустому записі – новому, або з відповідним значенням відповідного запису). Щоб додати новий запис у таблицю даних потрібно натиснути кнопку “Добавить”, і у вільні поля ввести відповідні дані (тут же у вікні форми).
Над списком можна виконувати такі дії:
редагування (внесення змін);
сортування по одному чи по кількох полях;
підведення підсумків;
побудова зведених таблиць;
фільтрування даних (пошук інформації).
5.3. Впорядкування таблиці
Впорядкування таблиці полягає у перестановці її рядків з метою досягнення певної закономірності (порядку) щодо розміщення даних у деякому стовпцю таблиці.
Впорядкування звичайно здійснюється за зростанням чи спаданням числових значень у стовпці (або рядку). Проте в комірках можуть міститися дані інших типів, наприклад, дати — дати народження осіб, дати надходження товарів, дати подання відомостей тощо. У такому випадку впорядкування означає розміщення дат у хронологічному порядку (або навпаки). Вмістом комірок можуть бути також текстові дані - наприклад, прізвища осіб, назви творів, найменування товарів тощо. Текстові значення впорядковуються за алфавітом без урахування регістру символів.
Зазначимо, що в тексті, крім літер, можуть використовуватися цифри й інші символи. Упорядкована послідовність усіх можливих символів, що прийнята в Excel під час впорядкуванні, така:
(пробіл) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ " { | } ~ + < = > 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 А В С D Е F G Н I J К L М N О Р Q R S Т U V W X Y Z А Б В Г Д Е Е Є Ж З И І(укр.) Ї Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ь Ы Ъ Э Ю Я
Для впорядкування таблиці необхідно виділити клітинку або діапазон клітинок у списку, який необхідно відсортувати і застосувати команду Данные → Сортировка і задати необхідні параметри сортування у вікні Сортировка диапазона (Мал.15) або натиснути на одну з кнопок на панелі інструментів:
—
сортування за зростанням або
—
сортування за спаданням.
Впорядковується суцільна частини таблиці, що не має порожніх рядків або стовпців. Рядки переставляються повністю. Заголовки (підписи) стовпців до процесу впорядкування за замовчуванням не потрапляють. Впорядкування здійснюється по полю, заданому у параметрах сортування (у вікні Сортировка диапазона).
Для сортування за рядком потрібно встановити Параметры… сортування і в запропонованому діалоговому вікні Сортировать диапазон по строкам / по столбцам вибрати потрібне.
Треба звернути увагу на те, що у випадку виділення неповних рядків можна отримати зовсім неправильні результати, оскільки будуть переставлені фрагменти рядків. Якщо впорядкування виявилося невдалим, можна його відразу скасувати, клацнувши по кнопці Отменить на панелі інструментів або натиснувши клавіші Ctrl+Z.
Якщо в таблиці є декілька стовпців, ви можете здійснити послідовне впорядкування. Впорядкування найзручніше задавати в такій послідовності, що відповідає кращому сприйняттю інформації, поданої в таблиці.
Мал. 15. Діалогове вікно Сортировка диапазона