1.7. Контроль і коригування інформації на автоматизованому робочому місці економіста

Контроль введеної інформації на АРМ найчастіше за все виконується візуально і програмне. Користувач під час набору інформації на клавіатурі або після закінчення вводу переглядає дані, які були набрані, на екрані дисплея. Візуальний контроль, який пов'язаний з друкуванням змісту масиву, використовується лише тоді, коли первинні документи формуються й друкуються на ЕОМ (після друкування документа його можна перевірити з точки зору правильності заповнення), або тоді, коли на ЕОМ складаються різноманітні реєстри, призначені для контролю повноти введеної інформації.

Програмний контроль виконується під час вводу кожного атрибуту, якщо такий контроль передбачений. Здебільшого контролюється наявність окремих кодів у довідниках та шаблон атрибуту. Під час некоректного вводу користувач одразу отримує попереджувальне повідомлення. Таке повідомлення може бути написом на екрані або звуковим сигналом.

Контроль введеної інформації можна організувати вельми чітко або довільно. Жорсткий контроль передбачає, що після введення кожного рядка документа або атрибуту наступний не можна вводити, доки не буде виконаний контроль попереднього. Для цього у програмах вводу інформації передбачені призупинення роботи програм до отримання відповідей на запитання про коректність вводу чи неможливість переходу на введення наступної порції даних доти, доки не буде введено правильну інформацію.

Довільний контроль передбачає, що користувач контролює інформацію, переглядаючи її на екрані за своїм бажанням. Програми вводу не перевіряють коректність введеної інформації. Користувач може зовсім не перевіряти інформацію. Програма вводу запише її на магнітний диск, тоді як при жорсткому контролі інформація записується на диск лише після обов'язкової її перевірки.

Якщо контроль був організований чітко, то після вводу всієї інформації бажано надати користувачеві можливість ще раз переглянути та скоригувати інформацію. Це відбувається тому, що під час чіткого контролю можливі випадкові помилки, які користувач відразу не помітив. Наприклад, введений код, який є у довіднику, але це не той код, що потрібний (контроль перевіряє

лише наявність коду, а не його відповідність документу). При довільному контролі випадкових помилок може бути ще більше через неуважність користувача. Тому в інтерактивному режимі може виконуватися така операція, як коригування інформації.

Операція коригування інформації може виконуватися над вхідною і результативною інформацією. Вхідна інформація підлягає коригуванню найчастіше після її набору на клавіатурі, але може коригуватися й у інші проміжки часу. Наприклад, на ЕОМ виписується накладна на відвантаження продукції. Через деякий час (протягом завантаження машини, яка прийшла за вантажем) постає потреба внести до неї зміни (додати витрати на транспорт або якісь інші витрати, що не були враховані відразу під час виписування накладної). Користувач не виписує накладну наново, а тільки викликає її форму на екран і вносить до неї необхідні зміни та передруковує документ.

Вхідна інформація може коригуватися і після обчислювальної обробки, але це буває ліпне тоді, коли інформація не пов'язана зі зберіганням матеріальних цінностей. Наприклад, був проведений розрахунок оптимального плану випуску продукції. Необхідно з'ясувати, які можливі зміни в роботі організації, якщо зміняться якісь вхідні параметри. У такому разі коригується вхідна інформація і виконується новий розрахунок. Дуже рідко може коригуватися вхідна інформація, пов'язана зі зберіганням матеріальних цінностей. Таке коригування відбувається лише тоді, коли на підставі віддрукованих результатних відомостей виявлено помилки у вхідних документах. Для коригування в такій ситуації розробляється спеціальна технологія, яка може передбачати введення нових записів — виправлень, або внесення змін особою, яка не має безпосереднього доступу до цінностей.

Результатна інформація коригується здебільшого під час планових або нормативних розрахунків. Зміни до результатних даних вносяться згідно з уявленням фахівця про стан досліджуваного процесу. Такі зміни потрібні, щоб можна було видати управлінські рішення на робочі місця конкретних виконавців. Наприклад, був проведений розрахунок завдань виробничим бригадам, за планом відвантаження продукції покупцям. Такий розрахунок базується на нормативах і може не враховувати реалії, його. стану виробництва. У разі, коли працівник, який провадить розрахунок, має відомості про наявність великої кількості окремих деталей на складах підприємства, то він на свій розсуд може внести зміни до завдання бригадам (зменшити завдання з випуску деталей конкретного найменування).