Прийняття управлінського рішення
Схема 1.1. Класифікація економічно інформації в процесі її перероблення з метою використання для прийняття управлінського рішення
Необроблена — інформація, що не підлягає ніяким перетворенням і в незмінному вигляді переходить із вхідної у вихідну. Інша — оброблена.
Вхідна — інформація, що вводиться для оброблення.
Похідна — заново створена інформація.
Проміжна — інформація, що знову надходить для чергового оброблення.
Вихідна — видається системою наприкінці оброблення або після закінченні окремих її етапів. До її одержання задається мета функціонування ІС. Вихідна інформація може бути для зовнішнього використання в системах управління більш високого рангу або партнерів, а також для внутрішнього використання — це власне інформація для управління об'єктом.
Існують й інші класифікації економічної інформації: внутрішня і зовнішня, алфавітна і цифрова, оперативна і неоперативна, первинна і зведена. Такий поділ інформації за різними ознаками полегшує її вивчення, дає можливість врахувати її особливості при виборі та проектуванні технологічного процесу обробки даних на АРМ економіста, розробці математичних алгоритмів, послідовності здійснення розрахунків та формуванні вихідних документів.
У загальному (з точки зору формування та використання даних) інформаційне забезпечення АРМ економіста об'єднує три основних інформаційних елементи:
1) нормативно-довідкова інформація (НДІ);
2) оперативна інформація (поточний файл);
3) база даних (БД).
Нормативна, розцінкова, довідкова, таблична інформація є загально функціональною, призначена для прийняття всіх управлінських рішень. Ця інформація ведеться сумісно й утворює в умовах автоматизованого оброблення інформації фонд нормативно-довідкової інформації (НДІ).
Нормативно-довідкова інформація охоплює довідкову інформацію як загального характеру, так і довідкові дані за окремими функціями та комплексами задач. Загальна довідкова інформація, як правило, є постійною або умовно-постійною і майже не змінюється. Така інформація вміщує загальні дані про підприємство, а також різноманітні довідники (довідник господарських операцій, довідник підрозділів підприємства, довідник видів продукції). Загальна нормативно-довідкова інформація вміщує також перелік
нормативно – правових документів, що регламентують ведення і складання звітності. Включення до складу НДІ такої інформації дає можливість створювати та підтримувати в актуальному режимі бази даних нормативно- методичних та інструктивних матеріалів, забезпечуючи таким чином належний рівень професійних знань економічних працівників. Водночас, кожен модуль (задача або комплекс задач) вміщує відповідну довідкову інформацію та постійну інформацію (константи), що використовується при виконанні окремих процедур і розрахунків у межах даного модуля. Зокрема, для формування первинних документів та ведення розрахунків з постачальниками використовується довідкова інформація, яка міститься у файлі "Контрагенти". Інформація зберігається у вигляді відповідної послідовності параметрів або набору ознак (реквізитів): код і назва постачальника, його ідентифікаційний код, установа банку, номер поточного рахунка, код платника ПДВ, номер свідоцтва платника ПДВ тощо. На АРМ економіста з обліку необоротних активів формується та використовується довідкова інформація щодо переліку основних засобів, їх технічної характеристики, місць експлуатації, норм амортизації, ознак класифікації основних засобів та методів нарахування амортизації та ін. Отже, крім загальної довідкової інформації до складу НДІ входить досить значна за обсягами довідкова інформація за кожною функціональною задачею. Формування довідників здійснюють на початку впровадження АРМ економіста, а потім, при наступній роботі, довідкові файли лише коригують шляхом внесення до них нової інформації та видалення непотрібної.
Іншим елементом інформаційного забезпечення АРМ економіста є оперативна інформація (ОІ), яку ще називають – поточний файл. У більшості випадків оперативна інформація формується шляхом введення даних з клавіатури ЕОМ на підставі первинних документів, а також може реєструватися в оперативній пам'яті шляхом її сканування, зчитування із зовнішніх запам'ятовуючих пристроїв (дисків, дискет), вибору із баз даних або передачі з інших АРМ. Поточний файл носить тимчасовий характер, він призначений для збереження інформації протягом короткого періоду часу (день, сеанс зв'язку, час для заповнення шаблону документа). Після набору з клавіатури оперативних даних та їх логічної перевірки на моніторі, інформація з поточного файлу переписується у базу даних. Таким чином, на основі поточного файлу у пам'ять ЕОМ вводиться оперативна (змінна)
інформація,
яка
обробляється
програмним шляхом і
використовується
у
розрахунках.
Поточний
файл
використовується
в
якості
допоміжного
засобу для організації взаємодії
користувача
з базою даних.
Третім елементом інформаційного забезпечення АРМ економіста є база даних (БД), яка включає інформацію про здійсненні господарські операції протягом звітного періоду. Бази даних формуються за окремими модулями (задачами), сукупність яких представляє собою загальну інформаційну базу даних. Інформація, нагромаджена у БД, використовується для формування узагальнених регістрів та форм звітності. Між окремими елементами БД існують горизонтальні та вертикальні зв'язки, за якими здійснюється відображення та обмін інформацією. В умовах автоматизованої обробки даних, бази даних будуються таким чином, щоб забезпечити необхідний рівень систематизації та деталізації економічної інформації.
Між окремими елементами інформаційного забезпечення існує постійний зв'язок, кожен з них активно використовується під час роботи на АРМ економіста. Цей зв'язок полягає у наступному: спочатку формується поточний файл шляхом введення з клавіатури ЕОМ відповідної інформації на основі первинних документів, здійснюється логічний контроль введеної інформації У процесі формування поточного файлу активно використовується НДІ. Після підтвердження користувачем правильності вмісту поточного файла виконується процедура запису даних у БД. Схема взаємодії елементів інформаційного забезпечення АРМ економіста наведена на рис. 1.2.
НДІ БД