2.3. Операції, пов'язані з передаванням інформації на обробку

Порядок передавання інформації на обробку залежить від типу носія

інформації, наявності технічних пристроїв і якості передавальних носіїв інформації.

Якщо інформація реєструється в документах, то на обробку їх передає кур'єром вручну. Якщо документів багато, то вони обов'язково групуються за ознаками споріднених господарських операцій (комплектуються в пачки). Пачка документів найчастіше містить не більш як 150 документо-рядків.

Пачки зшиваються або жорстко закріплюються, аби запобігти втратам документів. На кожну пачку виписується супроводжувальний ярлик, який містить дату складання пачки кількість документів у ній, прізвище складальника пачки і т. ін. Коли пачки приймаються в місцях обробки інформації, вони реєструються у спеціальних журналах.

Наприклад, кожний майстер цеху наприкінці зміни передає рапорт про

виробіток у виробничо-диспетчерський відділ цеху. Цей відділ збирає всі рапорти, комплектує їх у пачку, виписує супроводжувальний ярлик і передає до обчислювального центру.

Розподілити рапорти по пачках можна по-різному. Наприклад, можна скласти пачку за кожний день місяця або пачку рапортів одного майстра, якщо рапорти збираються протягом усього місяця та передаються на обробку один раз у його кінці.

Якщо на обробку передаються машинні носії, то вони можуть вкладатись у спеціальну тару. На носій прикріплюється ярлик з відомостями про те, звідки і яка інформація передається. Ярлик дасть змогу працівникам- оброблювачам інформації швидко знайти конкретні дані.

На невеликих підприємствах, де мала кількість підрозділів і персоналу, ярлики можуть не виписуватись. Адже особа, яка передає інформацію, сама

відповідає за її зберігання. У присутності цієї особи знімається копія з машинного носія або інформація з документа переноситься на машинний носій. Самі документи або носії негайно повертаються.

Якщо інформація передається по каналах зв'язку, то особлива увага приділяється достовірності прийнятої інформації, оскільки перешкоди в каналах зв'язку можуть спотворити символи, що передаються. Сучасні технічні та програмні засоби, які забезпечують передавання інформації

(наприклад, модеми та комунікаційні програми), самостійно виконують перевірку коректності передавання і, у разі потреби, ще раз передають певну порцію інформації.

Для технічних і програмних засобів, які не можуть самостійно забезпечити контроль правильності передавання інформації (наприклад, телетайпи) можуть використовуватись різні методи контролю. Назвемо

найпоширеніші з них.

1. Подвійне передавання з наступним порівнянням двох варіантів прийнятої інформації.

2. Передавання додаткової контрольної інформації: контрольних підсумків та розрядів.

Підсумки та розряди можуть підраховуватися за окремим символом атрибутом, записом, а спеціальні контрольні розряди — бути введені будь-які

коди. Це дає змогу перевірити правильність передавання коду.