2.4 Этапы анализа и оптимизации бизнес-процессов компании

Анализ и оптимизацию бизнес-процессов компании можно разделить на два блока:

Описание бизнес-процессов компании As Is

Разработка моделей процессов To Be

Цель первого блока - структуризация и формализация деятельности компании за счет решения следующих задач:

1. Выделение бизнес-процессов компании As Is

2. Диагностика и выбор приоритетных бизнес-процессов

3. Описание бизнес-процессов компании As Is

Работы блока по описанию бизнес-процессов компании As Is согласно сформулированным задачам разбиваются на 3 этапа, описание каждого из этапов представлено в таблицах 2.1. – 2.3.

Таблица 2.1- Описание этапа «Выделение бизнес-процессов компании As Is»

№	Работы	Результаты
1.	Разработка перечня бизнес -направлений компании	Схема бизнес - направлений
2.	Выбор инструментов и методов анализа бизнес-процессов	Выбранные инструменты и методы анализа
3.	Описание организационной структуры компании верхнего уровня	Схема организационной структуры верхнего уровня
4.	Идентификация бизнес-процессов предприятия As Is	Перечень бизнес-процессов предприятия As Is
5.	Классификация бизнес-процессов на основные, обеспечивающие и управленческие	Дерево бизнес-процессов
6.	Определение границ и описание первичных входов и выходов бизнес-процессов	Перечни первичных входов и выходов
7.	Идентификация и описание первичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов	Перечни первичных потребителей и поставщиков

Таблица 2.2- Описание этапа «Диагностика и выбор приоритетных бизнес-процессов»

№	Работы	Результаты
1.	Формализация и согласование целей компании	Перечень целей
2.	Проведение диагностики и выявление проблем и слабых мест бизнес-процессов	Отчет с результатами диагностики, включающий перечень выявленных проблем и слабых мест бизнес-процессов
3.	Анализ и ранжирование проблем и слабых мест бизнес-процессов	Отчет с результатами анализа
4.	Выбор приоритетных бизнес-процессов для дальнейшего описания As Is	Перечень приоритетных бизнес-процессов
5.	Разработка целей описания приоритетных бизнес-процессов As Is	Цели описания приоритетных бизнес-процессов

Таблица 2.3- Описание этапа «Описание бизнес-процессов компании As Is»

№	Работы	Результаты
1.	Уточнение и конкретизация целей описания бизнес-процессов	Цели описания бизнес-процессов
2.	Уточнение и конкретизация границ и первичных входов и выходов бизнес-процессов	Перечни первичных входов и выходов
3.	Уточнение и конкретизация первичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов	Перечни первичных потребителей и поставщиков
4.	Описание вторичных входов и выходов бизнес-процессов	Перечни вторичных входов и выходов
5.	Описание вторичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов	Перечни вторичных потребителей и поставщиков
.6.	Уточнение и конкретизация схем окружения бизнес-процессов	Схемы окружения бизнес-процессов
7.	Описание функциональной структуры бизнес-процессов как есть	Перечни функций по бизнес-процессов
8.	Описание информационных и материальных потоков бизнес-процессов	Схемы информационных и материальных потоков

Цель второго блока – улучшение ключевых показателей выбранных бизнес-процессов за счет решения следующих задач:

1. Определение значений ключевых показателей бизнес-процессов To Be

2. Анализ бизнес-процессов As Is и разработка решений по их совершенствованию

3. Разработка моделей бизнес-процессов To Be

Работы блока бизнес-процессов по описанию компании To Be согласно сформулированным задачам разбивается на следующие 3 этапа. Описание каждого из этапов представлено в таблицах 2.4 – 2.6

Таблица 2.4- Описание этапа «Определение значений ключевых показателей бизнес-процессов To Be»

№	Работы	Результаты
1.	Определение ключевых показателей бизнес-процессов As Is и их текущих значений	Таблица ключевых показателей бизнес-процессов As Is и их значений
2.	Разработка значений ключевых показателей бизнес-процессов To Be	Таблица ключевых показателей бизнес-процессов To Be и их значений

Таблица 2.5- Описание этапа «Анализ бизнес-процессов To Be и разработка решений по их совершенствованию»

№	Работы	Результаты
1.	Анализ взаимодействия бизнес-процесса с другими бизнес-процессами компании	Результаты анализа взаимодействия процессов
2.	Определение степени удовлетворенности первичных клиентов бизнес-процесса его результатами. Определение требований первичных клиентов бизнес-процесса к его выходам/результатам	Степень удовлетворенности и требования первичных клиентов бизнес-процесса
3.	Определение степени удовлетворенности вторичных клиентов бизнес-процесса его результатами. Определение требований первичных клиентов бизнес-процесса к его выходам/результатам	Степень удовлетворенности и требования вторичных клиентов бизнес-процесса
4.	Анализ функциональной структуры бизнес-процессов As Is	Результаты анализа функций бизнес-процесса
5.	Анализ информационных и материальных потоков бизнес-процессов As Is	Результаты анализа потоков процесса
.6.	Выявление и детальный анализ проблем и слабых мест бизнес-процессов	Перечень и результаты анализа проблем и узких мест бизнес-процессов
7.	Ранжирование проблем и слабых мест бизнес-процессов	Перечень ранжированных проблем и узких мест бизнес-процессов
.8.	Определение возможных способов и методов улучшения значений ключевых показателей бизнес-процессов	Предложения по способам и методам улучшения бизнес-процессов
9.	Анализ и выбор наилучших способов и методов улучшения значений ключевых показателей бизнес-процессов	Решение по способам и методам улучшения бизнес-процессов

Таблица 2.6- Описание этапа «Разработка моделей бизнес-процессов To Be»

№	Работы	Результаты
1.	Определение границ и первичных входов и выходов бизнес-процессов To Be	Перечни первичных входов и выходов
2.	Определение первичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов To Be	Перечни первичных потребителей и поставщиков
3.	Определение вторичных входов и выходов бизнес-процессов To Be	Перечни вторичных входов и выходов
4.	Определение вторичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов To Be	Перечни вторичных потребителей и поставщиков
5.	Разработка схем окружения бизнес-процессов To Be	Схемы окружения бизнес-процессов
.6.	Разработка функциональной структуры бизнес-процессов To Be	Перечни функций бизнес-процессов
7.	Разработка информационных и материальных потоков бизнес-процессов To Be	Схемы информационных и материальных потоков

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом изменить (оптимизировать) работу фирмы нужно, если вы считаете, что по некоторым показателям ваше предприятие должно работать лучше. Например, это касается издержек на производство. Если по вашим объективным вычислениям выходит, что тратить можно меньше - оптимизация необходима. Отметим, что дело касается только тех случаев, когда вы собираетесь улучшить показатель не более чем на 15 процентов.

Также оптимизацию можно делать, если все ваши работники чётко знают, что им нужно делать, грамотно решают поставленные перед ними задачи. Чтобы улучшить производство им достаточно просто вручить более совершенный инструментарий, автоматизировать часть производства.

Оптимизация включает в себя несколько этапов. Сначала в целом изучаются протекающие в фирме бизнес процессы, из них выделяются вспомогательные и основные. Затем определяются слабые места, например, повторяющие друг друга функции работников. После этого вырабатывается план реорганизации и оптимизации деятельности фирмы. Далее необходимо спрогнозировать, как предложенные меры отразятся на бизнесе. И только после этого запланированные изменения по плану начинают внедряться в бизнес.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (СРЕДНЕМ СПЕЦИАЛЬНОМ УЧЕБНОМ ЗАВЕДЕНИИ) Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2008 г. N 543

Ефимов, В. В. Описание и улучшение бизнес-процессов: учебное пособие - Ульяновск: УлГТУ, 2005. - 84 с.

Андерсен, Бьерн. Бизнес - процессы. Инструменты совершенствования / Б. Андерсен. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003. - 272 с

Булатович, М. Проектирование продукции на основе метода декомпозиции // Методы менеджмента качества. - 2002. - № 6. - С. 29-31.

Маккормик, К. Ориентация на бизнес-процессы. Есть ли она у вас? // Стандарты и качество. - 2002. - № 2. - С. 86-88.

Адлер, Ю. П., Щепетова, Е. С. Что нам стоит процесс построить?// Методы менеджмента качества. - 2002. - № 6. - С. 4-8.

Владимирцев, А. В., Марцынковский, О. А., Шеханов, Ю.Ф. Внедрение процессной модели на предприятиях // Методы менеджмента качества. - 2002. - №8.-С. 15 -21.

Всеобщее управление качеством: учебник для вузов / О. П. Глудкин, А. И. Гуров, Ю. В. Горин. - М.: Горячая линия — Телеком, 2001. - 600 с.

И. Голубев, М. П., Маклаков, С. В. Эффективное управление компанией: создание организационной структуры на основе анализа бизнес-процессов // Машиностроитель. - 2003. - № 9. - С. 38-44.

Гарднер, Роберт. Десять уроков по улучшению процессов для руководителей // Методы менеджмента качества. - 2003. - № 7. - С. 16—21.

Елиферов, В. Г. Стандарт ИСО 9001:2000 и процессный поход // Все о качестве. -2004. -№1 (28 ). -С. 19-31 .

Ефимов, В. В. Улучшение качества проектов и процессов / В. В. Ефимов. - Ульяновск: УлГТУ, 2004. - 185 с.

Мортенсен, Андерс. Менеджмент бизнес-процессов на базе информационных технологий //Методы менеджмента качества. - 2002. - № 8. - С. 32-36.

Полоцкий, Ю. И., Виноградов, А. В. Идентификация и описание процессов // Методы менеджмента качества. - 2002. - № 11. - С. 7-9.

Фидельман, С. В., Дедиков, С. В. Бизнес - процессы и изменение в организации //Методы менеджмента качества. - 2002. -№1,2.