Организация продаж

В процессе всей своей работы агенту приходится совершать массу самых различных дел: первостепен­ных и второстепенных, творческих и технических, полезных и бесполезных. Все его рабочее время тра­тится на несколько крупных и множество мелких дел. Агент постоянно в работе, часы пролетают со­вершенно незаметно. И очень часто ему катастро­фически не хватает времени не только на привлече­ние новых клиентов, но и на обслуживание имею­щихся.

Нередко он виноват в этом сам. В первую очередь из-за неумения организовать свой труд, спланировать рабочий день, неделю, месяц. А ведь это не такая уж

и сложная наука.

Чтобы спланировать свою работу, нужно прежде всего понять: какие, собственно, виды работ, опера­ций приходится выполнять агенту, сколько времени тратить на них. Затем в соответствии с затрачивае­мым временем выстроить из этих операций свой ра­бочий день, неделю, месяц, квартал, полугодие, год.

У каждого агента в силу специфики его рынка бу­дут различными соотношения видов работ и време­ни, затраченного на них. Однако в качестве основы можно использовать следующее распределение вре­мени типичного агента:

100% — Все рабочее время агента

В том числе:

30–35% -- Разъезды

20-25% -- Подготовительная работа, управление делами

10-15% -- Ожидание (как правило, в офисе клиента)

10-15% -- Разговоры (в своем офисе, в чужом офисе, в коридоре и т. д.)

10-15% -- Различные перерывы (обеденный, на кофе, на сигарету и т. д.)

5-10% -- Собственно продажи

Количество времени, приходящееся на собственно продажи, впечатляюще мало. Но агенту следует рабо­тать так, чтобы это время не стало ничтожно мало. И именно для этого ему необходимо планировать свой рабочий день так, чтобы сводить время, затрачивае­мое на непродажи, к минимуму.

Профессиональный агент должен иметь четкое представление о своих будущих делах в текущих го­ду, полугодии, месяце, неделе, дне. Это достигается путем подготовки временных текущих планов-графи­ков дел, а также маршрутов передвижений.

Пример. В предстоящем году агент планирует довести уровень продаж до 1 000 000 руб. Для этого ему не­обходимо получить как минимум 6 крупных заказов, 30 средних и 70—80 мелких.

То есть каждые два месяца ему необходимо по­лучать один крупный заказ.

Каждый месяц необходимо получать примерно 3 средних и 7 мелких заказов.

Таким образом, каждый месяц нужно проводить как минимум 10 встреч с рекламодателями. На прак-тике эта цифра будет раза в 3—4 выше. То есть 30—40 встреч в месяц.

На одну неделю приходится около 8—10 встреч. К каждой из них необходимо подготовиться. О ка­ждой договориться. На каждую прийти и уйти. Кроме того, следует уделить время внутригазет-ным делам (отчеты, летучки и т. д.). Нужно так­же оставить время и на непредвиденные дела (не­понятно откуда, но они всегда находятся).

Чтобы не запутаться во всей массе дел, агент четко распределяет основные виды работ по дням недели. В один из дней ведется техническая рабо­та, в другой — наносятся визиты и т. д.

Вся информация выстраивается в таблицу, ко­торая, собственно, и является недельным планом-графиком нашего абстрактного агента.

Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница
Телефонные	Визиты	Техническая	Визиты	Планирование
звонки.	(маршрут	работа.	(маршрут	следующей недели.
Техническая	№ 1).	Телефонные	№ 2).	Разработка предло-
работа.		звонки.		жений клиентам.
				Рассылка писем
				и факсов с новыми
				предложениями.
				Техническая работа

К плану-графику прикладываются маршрутные карты. Они разрабатываются на основе карты района и базы данных клиентов.

У агента должна быть достаточно точная карта своего района. Желательно с названиями улиц и пе­реулков, с указанием всех отдельно стоящих зданий, номеров домов. Если такой карты нет, то можно ее сделать самостоятельно, взяв за основу самую под­робную из имеющихся в продаже.

На карте можно отмечать местонахождение кли­ентов карандашом или фломастером. Однако удобнее это делать булавками, которые легко можно менять и передвигать. На булавку можно надевать флажок с названием компании. Также можно раскрашивать флажок или использовать цветную булавку, чтобы цвет указывал на "размер" клиента (крупный, сред­ний, "мелкий").

К флажкам можно добавлять также бисеринки различных цветов и отмечать таким образом "горя­чих", "теплых" и "холодных" клиентов.

Если у агента есть компьютер, то работать с ком­пьютерной картой, конечно, проще.

По такой размеченной (обычной или компьютер­ной) карте, исходя из общего годового (месячного) плана, агент и планирует маршруты так, чтобы за оп­ределенный период обойти всех своих потенциаль­ных клиентов.

Он прикидывает, как (пешком, на автобусе, метро, машине) и за сколько времени он сможет добраться от дома (или от офиса газеты) до офиса клиента, сколько времени уйдет, чтобы добраться от офиса од­ного клиента до офиса другого клиента, и т. д.

Далее агент рассчитывает, сколько приблизитель­но времени ему нужно на общение с тем или иным клиентом.

Исходя из своих расчетов, продавец рекламы со­ставляет маршрут движения так, чтобы за день успеть посетить как можно больше клиентов, теряя мини­мум времени на переездах и переходах.

Лучше всего работают "замкнутые" схемы: когда агент посещает часть клиентов по мере удаления от дома (от офиса) и часть — по пути домой (в офис). В таком случае не будет холостых пробегов в начале и в конце работы.

Кроме того, при составлении маршрутов агент должен учитывать "удельный вес" своих клиентов. То есть чтобы соотношение крупных, малых и сред­них фирм в различных маршрутах значительно не от­личалось.

Если анализ работы по маршрутам показывает су­щественную разницу в затратах времени и в резуль татах работы, то есть смысл скорректировать марш­рутную карту.

Очередность же самих маршрутов выбирается агентом, исходя из "разогретое™" клиентов. То есть агент идет прежде всего тем маршрутом, где вероят­ность получения заказа наиболее высока.

Пример маршрутной карты агента.

(За месяц агенту необходимо обойти 28 рекла­модателей. На визиты к ним он выделил 5 опреде­ленных дней месяца.

XX — дом или офис агента. А, Б, В... — местона­хождение запланированных к посещению рекламода­телей, 1, 2, 3... — прочие рекламодатели на карте.)

Агент также должен стремиться организовать и, казалось бы, совершенно упущенное время, такое, как обеденный перерыв или вынужденное ожидание в офисе клиента. Можно, например, приглашать клиентов на обед и использовать таким образом это время с пользой. Или брать с собой в поездку мате­риалы рекламодателей и обрабатывать их во время ожидания в приемных клиентов — составлять отче­ты, изучать статистику и т. д.

К подготовке продаж можно отнести и самоорга­низацию агента. Если он рассеян или постоянно ду­мает о чем-то постороннем, то наверняка все его планы будут провалены, как бы тщательно они ни были подготовлены.

В связи с этим агенту нужно каждый день настра­иваться на работу. Уходя из дома, отбросить все не относящиеся к делу мысли и переживания хотя бы до вечера. А если что-то случается днем по ходу работы, то нужно постараться переключиться с эмоций на ра­циональные мысли, на дело, результаты которого ра­но или поздно принесут удовлетворение.

Агент должен быть всегда внутренне собран, излу­чать хорошее настроение и "переносить" свой дело­вой настрой на всех своих клиентов.