2. Облік та аналіз робочого часу менеджера
Уважне спостереження за роботою менеджера дозволяє погодитися із ствердженням С.Н. Паркінсона про те, що для марної витрати часу границь практично немає. Нестача часу не дозволяє успішно справлятися з покладеними обов’язками, приводить до перенапруженості в процесі роботи. Слова “у нас немає часу”, часто повторювані деякими менеджерами, є яскравим показником недостатнього уміння управління своїм робочим часом і недостатньо ефективної організації праці. Дослідження показують, що у зв’язку з невмінням правильно розподіляти час корисна зайнятість менеджерів не перевищує 70-80%.
Незадоволеність нестачею часу повинна змусити менеджера періодично проводити аналіз його використання.
Для вивчення використання робочого часу менеджера необхідно проаналізувати наступні моменти:
чи дозволяє собі менеджер витрачати час на інших?
чи витрачає менеджер час на дрібні неважливі справи?
чи дозволяє собі менеджер віднімати час на емоції?
чи вміє менеджер досить добре планувати і чи не створює собі роботу, що потребує додаткових витрат часу?
чи робить менеджер те, що могли б виконувати інші?
чи досягає менеджер мети у встановлений ним термін?
Для аналізу змісту роботи менеджера необхідно здійснювати класифікацію робіт, що ним виконуються.
Класифікація видів робіт для аналізу змісту роботи менеджера:
1. За змістом:
комплексні;
економічні;
технічні та ін.
2. За характером спонукальних причин:
за власною ініціативою;
з ініціативи підлеглих;
з ініціативи зверху (у залежності від рівня управління).
3. За періодом, що охоплює управлінську діяльність:
короткострокові;
середньострокові;
довгострокові.
4. За характером виконуваної діяльності:
збори, наради;
прийом відвідувачів;
обхід та ін.
Резерви часу менеджера є обмеженими, тому виникає питання про його раціональне використання, економію. Від цього багато в чому залежить успіх будь-якого працівника. Щоб справитися з такою задачею, необхідно точно знати, на що час витрачається, на що його треба витрачати і робити все якнайшвидше.
3. Основні принципи техніки ведення обліку часу менеджера полягають у наступному:
ретельний облік усіх витрат часу - перевірка твердості рішення раціонально організувати свій час;
викриття простоїв, повільності - основа обґрунтованих реальних планів майбутніх справ;
перш ніж змінити способи роботи, необхідно їх ретельно вивчити;
навчитися планувати час - дійсна трудова перемога.
Як свідчить практика успішних менеджерів різних рівнів, досить раз у квартал протягом 7-10 днів робити ревізію своєї діяльності з погляду витрат часу. Однак сам по собі облік нічого не дасть. Потрібен систематичний аналіз, який повинен враховувати, з одного боку, чи дійсно виконувана робота відповідає посаді, знанням, кваліфікації, а з іншого боку, чи не суперечать витрати часу на виконувані роботи розумним, раціональним підходам до використання часу.
Для практики аналізу використання робочого часу і пошуку резервів організації своєї управлінської діяльності, корисно ознайомитися з результатами досліджень, у ході яких менеджерам 15 країн було запропоновано 145 факторів непродуктивних витрат часу. Менеджерам необхідно було виділити 15 універсальних факторів непродуктивних витрат часу.
На основі проведених досліджень був складений наступний перелік:
перерви в роботі в результаті телефонних дзвоників;
випадкові відвідувачі;
наради (заплановані і непередбачені);
кризові ситуації;
відсутність цілей, пріоритетів і граничних термінів виконання;
накопичення справ і особиста дезорганізація;
неефективне делегування прав і повноважень, рутинна робота, зайва деталізація питань;
спроба братися відразу за всі і нереальні тимчасові оцінки;
відсутність достовірної інформації, “плутані” інструкції;
невідповідна, неточна і застаріла інформація;
нерішучість і відтягування прийняття рішень;
нечітке представлення про сфери відповідальності і повноваження;
нездатність сказати " ні”;
невміння доводити задачі до кінця;
відсутність самодисципліни.
Для удосконалення організації управлінської праці необхідно проводити аналіз витрат робочого часу за допомогою (вибір методу залежить від задач і їх масштабів):
порівняння фактичних витрат часу по кожному виду робіт з нормативами (проте на багато управлінських робіт нормативи відсутні, тому доцільно застосовувати інші методи);
методу порівняння фактичних витрат часу даного менеджера із середніми витратами часу інших менеджерів того ж рівня;
хронометражу - спостереження і вимірювання витрат робочого часу на здійснення окремих елементів операції, що повторюється, або її загалом для аналізу прийомів праці, розробки нормативів або визначення причин відхилення від норм. Психологічно він неприємний для працівника, але грає дуже важливу роль в справі наукової організації праці, зокрема, управлінської.
Хронометраж використовується, якщо операції дуже короткочасні (наприклад, конвертування); необхідно вивчити окремі їх елементи, що повторюються, важливі в даний момент; врахувати усі витрати часу на операцію. Він може бути:
безперервним;
вибірковим (для окремих елементів операцій);
цикловим (застосовується при спостереженні за найкоротшими елементами шляхом об’єднання їх в групи у різних комбінаціях).
При підготовці до хронометражу операцію, що досліджується, поділяють на елементи - комплекси прийомів, дії, рухи і встановлюють їх межі, що визначаються фіксажними точками - різко вираженими моментами початку і закінчення, визначають необхідну кількість спостережень. Спостереження фіксуються на спеціальному спостережливому листі. Потім дані обробляються, виключаються дефектні виміри і визначається середня тривалість кожного елементу операції.
Безпосереднім об’єктом хронометражу є оперативний або підготовчо-заключний час на машинно-ручних роботах. У результаті можна зробити розрахунок середньої тривалості тієї або іншої операції (Тср.оп.) за формулою:
Знання середньої тривалості операції і її окремих елементів допомагає удосконалити її структуру, оптимізувати витрати часу.
методу спрощених спостережень (передбачає використання звичайного годинника);
фотографії робочого часу (ФРЧ) застосовується для встановлення структури його витрат протягом робочого дня менеджера (використовується, якщо відхилення витрат часу від середньої величини перевищують 10% і треба з’ясовувати їх причини).
Якщо при хронометражі об’єктом вивчення є елементи оперативного часу на конкретний вид роботи, то при ФРВ фіксуються витрати часу на усі види робіт і перерв, що спостерігалися протягом певного терміну.
Фотографія робочого часу (індивідуальна і групова; суцільна і вибіркова) доцільна при обстеженні великої групи виконавців, що здійснюють ідентичні роботи, з охопленням їх усіх або більшої частини, як правило, протягом 10 - 15 днів по 5 днів у кожній декаді місяця в періоди з найбільш типовим складом робіт.
Основними документами при цьому є карта фотографій, що містить назву підрозділу, дату, відомості про тих, що спостерігаються, характеристики робочого місця і обладнання і лист спостереження, який відображає час початку і закінчення окремих операцій, їх тривалість, поєднання, результати, примітки, з яким працівника знайомлять.
Внаслідок цієї роботи складаються дві таблиці, в одній з яких відображаються витрати часу в хвилинах на кожний вид робіт і терміни їх проведення; у другій - втрати часу, їх причини, період, коли вони мали місце. На їх основі проводиться аналіз, у межах якого визначаються величина і питома вага корисних витрат; втрат часу, що залежать і що не залежать від виконавців; кількість часу, необхідного для виконання певних операцій (творчих, логічних, допоміжних). Різновиди фотографії:
метод моментних спостережень: фіксуються не витрати часу, а дані про те, чим працівник займався у певні випадково вибрані моменти.
При цьому розрізнюють індивідуальні, групові і маршрутні спостереження (за об’єктом, що рухається по певному маршруту, або за декількома об’єктами, розташованими далеко один від одного). Метод моментних спостережень забезпечує високу точність результатів при відносно невеликих витратах часу і коштів, але його використання вимагає високої кваліфікації, тому частіше він застосовується керівником в порядку контролю при обході робочих місць підлеглих;
самофотографія (основою якою є карта самофотографії). Карта самофотографії містить наступні відомості: прізвище, ім’я і по батькові працівника,посада,стаж роботи за спеціальністю, зокрема, на даному підприємстві, перелік елементів витрат робочого часу, витрати часу по днях тижня (дві графи - кількість спостережень у день і сумарні витрати), анкету з побажаннями.