Потреби менеджерів в спілкуванні значні і різноманітні. Більше робочого часу на спілкування витрачають лінійні керівники, особливо на середньому і нижчому рівнях управління.
Наприклад, начальник цеху спілкується, коли:
одержує технічну документацію і плани виробництва;
одержує накази, розпорядження і вказівки керівництва підприємства;
розподіляє планові задачі між структурними підрозділами цеху;
приймає працівників з виробничих і особистих питань;
розглядає скарги і пропозиції працівників;
бере участь у врегулюванні конфліктів між працівниками;
вирішує чи питання заохочення працівників, навпаки, застосовує санкції.
Для здійснення процесу комунікації необхідні, принаймні, 4 умови:
наявність щонайменше двох осіб:
відправника – особи, яка генерує інформацію, що призначена для передачі;
одержувача – особи, для якої призначена інформація, що передається;
наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інформації, призначеної для передачі;
наявність каналу комунікації, тобто засобу, за допомогою якого передається інформація;
наявність зворотного зв’язку, тобто процесу передачі повідомлення у зворотному напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття й зрозумілості отриманого повідомлення.
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємозв'язаних етапів. Їх задача — скласти повідомлення і використати канал для його передачі так, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили початкову ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно крапкою, в якій зміст може бути перекручений або повністю втрачений. Вказані взаємозв'язані етапи такі рис. 1:
Рис. 1 – Модель процесу комунікації
Міжособистісні та організаційні комунікації.
В загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії між людьми взагалі. Для характеристики процесів комунікації між двома та більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”.
У організації працівники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Це вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації у межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.
Вирізняють 3 основні методи міжособових комунікацій:
усна комунікація;
письмова комунікація;
невербальна комунікація.
Усна комунікація – найбільш поширений метод обміну інформацією між людьми. До популярних форм усної комунікації відносяться: промови, групові дискусії, розмови по телефону, розповсюдження чуток тощо.
Переваги усної комунікації:
швидкість обміну інформацією;
хороший зворотній зв’язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);
простота здійснення комунікації.
Недоліки усної комунікації:
використання для повідомлення неадекватних слів;
можливість пропустити у повідомлені суттєві деталі;
велика ймовірність забування почутої слухачем інформації;
викривлення повідомлення при його подальшій передачі.
Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти та інші засоби комунікації, які використовують письмові символи.
Переваги письмової комунікації:
незмінність впродовж тривалого часу, може зберігатися;
матеріальність, помітність;
спроможність піддаватись перевірці;
ретельне формулювання, обміркованість, логіка і точність.
Письмові комунікації використовують, насамперед, за потреби найточніше передати зміст складної та об’ємної інформації.
Невербальна комунікація – це обмін інформацією без використання слів (натомість застосовуються різні символи). Функціями невербальної комунікації є: доповнення й заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу.
В залежності від статусу (санкціоновані чи несанкціоновані вищим керівництвом) розрізняють формальні та неформальні комунікації.
Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.
Неформальні комунікації виникають спонтанно. Вони не санкціоновані менеджментом, підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви у формальних комунікаціях і переслідують наступні цілі:
задоволення потреб працівників організації у соціальній взаємодії;
покращення результатів діяльності організації шляхом створення альтернативних, більш ефективних каналів обміну інформацією.
3
Для розуміння сутності лідерства важливо спочатку усвідомити сутність таких категорій:
повноваження;
вплив;
влада.
Повноваження являють собою формально санкціоноване право впливати на поведінку підлеглих.
Вплив - це така поведінка однієї особи, яка вносить зміни в поведінку іншої. З точки зору управління важливим є не вплив узагалі, а такий вплив, який забезпечує досягнення цілей організації.
Можливість впливати на поведінку інших людей і називається владою.
Чим відрізняються категорії “повноваження” і “влада”? Влада лише частково визначається повноваженнями.
Повноваження дають керівникові владу над підлеглими. Зокрема, підлеглі залежать від керівника у таких питаннях як:
підвищення заробітної плати;
просування по службі;
робочі завдання тощо.
Проте і підлеглі мають владу над керівником. Він залежить від них у питаннях:
отримання необхідної для прийняття рішень інформації;
встановлення неформальних контактів із працівниками інших підрозділів;
здійснення впливів, які підлеглі можуть чинити на своїх колег тощо.
Отже, використання керівником своєї влади у повному обсязі може примусити підлеглих продемонструвати свою владу. Це, безперечно, буде впливати на рівень досягнення цілей організації. Тому розумний керівник намагається підтримувати так званий “баланс влади”.
Організації, які досягають успіху, відрізняються від протилежних їм головним чином тим, що мають більш динамічне та ефективне керівництво.
Під керівництвом, з точки зору власника, розуміється чи то індивід (керівник), чи то група (керівний склад), або процес, який володіє індивідуальними особливостями способу управління організацією.
До слів керівник, керівництво часто відносять такі поняття і явища як лідер та лідерство. В деяких випадках ці слова є синонімами, але це не зовсім так. Спробуємо розібратися в природі виникнення лідерства та дати більш чітке визначення цього поняття.
Природа лідерства може бути краще зрозуміла, якщо порівняти її власно з управлінням. Бути менеджером і бути лідером в організації - це не одне й те ж. Менеджер в своєму впливі на роботу підлеглих і побудові стосунків з ними перш за все використовує і покладається на посадову основу влади. Лідерство ж, як специфічний тип стосунків управління, базується більш на процесі соціального діяння, а точніше взаємодії в організації. Цей процес є набагато складним, який потребує високого рівня взаємозалежності її учасників. На відміну від власно управління лідерство передбачає наявність в організації послідовників, а не підлеглих. Відповідно відносини “начальник - підлеглий”, притаманні традиційному погляду на управління, заміняються відносинами “лідер - послідовник”.
Не зважаючи на те, що керівництво - суттєвий компонент ефективного управління, ефективні лідери не завжди є одночасно і ефективними управлінцями. Про ефективність лідера можливо судити по тому, в якій мірі він чи вона впливають на інших. Іноді ефективне лідерство може і заважати формальній організації.
Наприклад, впливовий неформальний лідер може зробити так, що трудовий колектив почне обмежувати випуск продукції чи виробляти товари та послуги низької якості.
Процес впливу на людей з позиції посади, яку він займає, називається формальним лідерством. Однак, в своєму впливі на людей директор не може покладатися тільки на посаду, яку він займає. Наглядно це становиться очевидним, коли виясняється, що один із заступників, який має менш формальної влади, користується більшим успіхом в управлінні стресовими й конфліктними ситуаціями, а також при вирішенні життєво важливих для підприємства проблем. Бути менеджером ще не означає автоматично вважатися лідером в організації, тому що лідерству в значній мірі притаманна неформальна основа. Можна займати першу посаду, але не бути в ній лідером. Тому можна сказати, що нове управлінське мислення потребує, щоб керівництво людьми здійснювали не формальні начальники, а лідери, які користуються в колективі неформальним авторитетом.
З вище зазначеного можна сказати, що феномен лідерства грунтується на авторитеті керівника. Розрізняють формальний, особистий і повний авторитет керівника.
Формальний авторитет керівника випливає з його прав як посадової особи розпоряджатися підлеглими, давати їм завдання, вимагати виконання їх, контролювати і стимулювати їхню працю.
Особистий авторитет керівника визначається комплексом його особистих якостей як людини, таких як людяність, толерантність, етичність та ін.
Повний авторитет керівника, або авторитет лідера, виявляється при поєднанні формального і особистого авторитету особи, яка обіймає керівну посаду.
Під лідерством розуміється спроможність впливати на окремі особистості та соціальні групи, трудові колективи, спрямовувати їхні зусилля на досягнення мети організації, фірми, підприємства.
Лідерство як відповідне соціальне відношення включає чотири головні змінні:
1. характеристики лідера;
2. позицію, потреби й інші характеристики його послідовників;
3. характеристику організації — її мету, структуру, природу завдань, котрі має бути виконано;
4. соціальне, економічне і політичне середовище.