Тема 7 Програмне рішення для управління проектами Microsoft Office Project

План

1 Загальна характеристика програми Microsoft Office Project

2 Створення нового проекту в програмі Microsoft Office Project

3 Вирівнювання завантаження ресурсів в програмі Microsoft Office Project

1 Загальна характеристика програми Microsoft Office Project

Microsoft Project став фактично стандартом серед засобів автоматизації індивідуальної роботи менеджерів проектів. Свою популярність він заслужив завдяки вдалому поєднанню простоти використання, дружнього інтерфейсу і найбільш необхідних інструментів управління проектами.

Microsoft Project розрахований, у першу чергу, на користувачів, що не є професіоналами в управлінні проектами. Таким чином, його можна віднести до “непрофесійних систем” управління проектами. З іншого боку, за допомогою Microsoft Project можна управляти проектами зі значною кількістю робіт і ресурсів.

Microsoft Project входить у сімейство Microsoft Office, що підтверджується наступними його властивостями:

– побудова інтерфейсу і довідкової системи на єдиних з Microsoft Office принципах;

– можливість збереження даних проектів у базі даних Access;

– двосторонній обмін даними з Outlook;

Переважна більшість менеджерів, які користуються Microsoft Project, використовують його для планування невеликих задач. За оцінками, половина користувачів планує проекти обсягом до 50 робіт, і лише від 10% до 20% – проекти, в яких більш 100 робіт. Проте, сучасні версії Microsoft Project цілком придатні для використання управління і великих проектів. На думку західних експертів, Microsoft Project здатний робити розрахунок розкладів і управління складними проектами, розмір яких досягає як мінімум 10 000 задач. Він добре підходить для управління проектами, що охоплюють кілька відділів, і в яких ключовою вимогою є автоматична розробка графіків робіт, прогнозування ходу робіт і відстеження їх виконання.

Серед переваг Microsoft Project також можна назвати вдосконалені засоби групової роботи, що дозволяють одному менеджеру одночасно управляти декількома проектами з великою кількістю учасників. Microsoft Project – кращий вибір для організацій, де використовується матрична схема управління, тобто проектні команди припускають взаємодію співробітників з різних департаментів.

До недоліків системи можна віднести обмежені засоби управління бюджетом і відсутність засобів для управління ризиками проекту.

Для розширення функціональності системи розроблені додаткові модулі, доступні для безкоштовного завантаження через Internet. Крім того, існує web-сервіс Microsoft ProjectCentral.com, призначений для організації спільної роботи над проектами для груп, розподілених територіально. ProjectCentral.com надає членам робочої групи і всім зацікавленим особам веб-сторінки для роботи з інформацією проекту.

2 Створення нового проекту в програмі Microsoft Office Project

При створенні нового проекту програма Microsoft Office Project пропонує виконати наступні дії:

1) створити новий проект (новий файл проекту може бути створений «з нуля» або на основі існуючого файлу або шаблона. Можна також скористатись майстром створення проектів, у якому виконуються дії по настроюванню нового проекту);

2) відкрити існуючий проект або шаблон (можна створити новий проект, використовуючи вже наявний файл проекту, схожого на поточний проект. Для створення проекту можна також скористатись шаблоном. При використанні існуючого файлу або шаблона не потрібно вводити в проект відомості, спільні з іншими аналогічними проектами);

3) введення властивостей файлу (властивості файлу, такі як назва проекту або організації, тема, ім’я керівника і коментарі, у майбутньому можуть полегшити ідентифікацію і пошук цього файлу);

4) вибір способу планування проекту (більшість проектів плануються від певної дати початку. Навіть якщо відома дата, до якої проект повинний бути закінчений, планування з дати початку є більш гнучким. Але у деяких випадках виникає необхідність планувати проекту від дати закінчення);

5) зв’язування або збереження проектних документів у Microsoft Project (створивши файл проекту, можна зв’язати з ним документи, що безпосередньо належать до проекту, наприклад, план управління областю охоплення або план управління ризиками);

6) встановлення робочого часу для календаря проекту (за замовчанням у Microsoft Project використовується робочий час з 9:00 до 18:00 у робочі дні з годинною на перерву. Можна змінити робочі години для всіх робочих днів, для певних днів тижня, наприклад для вівторка, або для певних дат, таких як святкові дні);

7) настроювання робочої групи проекту (перед початком роботи необхідно налагодити спосіб обміну даними з членами робочої групи і оновлення проекту в ході його виконання. Для передачі даних можна використовувати засоби інтерактивної спільної роботи, такі, як Microsoft Project Server, систему корпоративної електронної пошти, файловий сервер);

8) збереження проекту (час від часу необхідно зберігати проект, щоб внесені зміни набрали силу, щоб створити резервну копію поточного проекту або шаблон, який можна використовувати для іншого проекту. У Microsoft Project можна зберегти файл проекту декількома способами, у тому числі як веб-сторінку, базу даних Microsoft Access або книгу Microsoft Excel, а також як шаблон проекту).