2 Засади управління портфелем проектів

Управління портфелями проектів належить до централізованого управління одним або декількома портфелями, що включає виявлення, установлення пріоритетів, авторизацію, реалізацію та контроль проектів з метою досягнення певних стратегічних цілей.

Управління портфелем проектів – постійний процес визначення, встановлення пріоритетів і інвестування в проекти у відповідності зі стратегією організації.

Мета портфельного управління – одержати найбільшу віддачу від реалізації сукупності проектів у відповідності зі стратегією організації.

Головне завдання управління портфелем проектів – відбір і реалізація тих проектів, які приносять найбільший прибуток з найменшими витратами й мінімальними ризиками.

До завдань організації управління портфелем проектів відносять створення такого портфеля проектів, який би задовольняв наступним критеріям:

– відповідність стратегії організації й спрямованість на досягнення її стратегічних цілей;

– можливість раціонального розподілу обмежених ресурсів;

– забезпечення необхідного рівня прибутковості при заданому рівні ризику.

Принципи формування та управління портфелем проектів:

1 Портфель проектів повинен бути перевірений на відповідність стратегії.

2 Портфель проектів повинен бути збалансованим (дотримання оптимального співвідношення проектів з високими ризиками й високою віддачею та низькими ризиками й низькою віддачею).

3 Кожному проекту в портфелі привласнюється свій пріоритет за правилами присвоєння пріоритетів у розрізі типу проекту.

4 Критерії важливості проекту узгоджуються й затверджуються вищим керівництвом компанії.

5 Управління портфелем повинно бути сфокусоване на успішній реалізації всього набору проектів і повинно забезпечити одержання найбільшої віддачі від реалізації всієї сукупності проектів.

6 Портфель проектів повинен переглядатися регулярно при щорічному стратегічному плануванні.

3 Життєвий цикл управління портфелем проектів

Загальний вигляд життєвого циклу управління портфелем проектів наведено на рис. 6.1.

СТВОРЕННЯ

ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТІВ

ВІДБІР

ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТІВ

ПЛАНУВАННЯ

ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТІВ

УПРАВЛІННЯ РЕАЛІЗАЦІЄЮ

ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТІВ

Рисунок 6.1 – Фази життєвого циклу управління портфелем проектів

Фаза створення портфеля проектів

Основною метою фази створення портфеля проектів є формування сукупності проектів, які потенційно потім можуть бути ініційованими та прийнятими до реалізації. На даній фазі здійснюється збір проектних (інвестиційних) ініціатив і заявок без урахування фінансових і інших обмежень компанії.

У різних компаніях дана фаза може бути організована по-різному – залежно від масштабу компанії й обсягу проектних заявок. В основному, все це зводиться до двох-крокової структури:

1) спочатку проектна ідея проробляється в загальному вигляді (у різних компаніях можуть використатися різні форми – проектна заявка, інвестиційна заявка, запит на реалізацію проекту тощо). Ціль цього пророблення – одержання оцінки того, наскільки дана ідея відповідає стратегічним цілям компанії та чи є реалізація даної ідеї доцільною і актуальною;

2) після узгодження й затвердження проектної ідеї (інвестиційної заявки) проводяться технологічні, економічні й інші аналітичні розрахунки (у формі техніко-економічного обґрунтування, бізнес-плану тощо). Метою даних розрахунків є оцінка того, наскільки ефективна реалізація проекту, що відповідає конкретній проектній ідеї.

Після узгодження й затвердження бізнес-плану, кожен проект попадає в сукупність проектів, потенційно цікавих для реалізації в складі портфеля проектів.

Фаза відбору портфеля проектів

Метою фази відбору портфеля проектів є відбір проектів у портфель з урахуванням фінансових і інших обмежень портфеля. Тобто на даній фазі з отриманої на попередній фазі сукупності потенційних проектів створюється той портфель, що буде прийнятий до реалізації.

Типовий процес на даній фазі також складається із двох етапів, які можуть модифікуватися залежно від специфіки бізнесу й організаційної структури компанії:

1) ранжирування проектів. Оскільки в умовах обмеженості фінансових ресурсів для компанії надто важливо реалізовувати найбільш ефективні й стратегічно значимі проекти, то на першому етапі необхідно розташувати проекти в порядку убування їхньої значимості для того, щоб на наступному етапі провадити відбір. Ранжирування може провадитися за різними критеріями: NPV, строк окупності, технологічна ефективність, соціальна ефективність);

2) відбір проектів. Після того, як проекти відранжировані, починається етап відбору – які з них прийняти до реалізації, а які – ні. Найбільш пріоритетні відбираються в першу чергу, найменш - в останню.

Фаза планування портфеля проектів

На фазі планування портфеля проектів здійснюються:

– запуск проектів (призначення менеджерів проектів, формування організаційних структур, випуск статутів проектів)

– допланування (деталізація всіх видів планів, наведених у бізнес-плані, до ступеня, необхідного для успішної реалізації проекту);

– виділення ресурсів (виділення конкретних людей, виробничих потужностей тощо).

Специфікою даної фази, на відміну від фаз ініціації й планування окремих проектів, є те, що при плануванні портфеля проектів повинні враховуватися поділювані ресурси (тобто ті ресурси, які будуть споживатися декількома проектами) – і ресурсні конфлікти повинні вирішуватися вже на цій фазі.

Фаза управління реалізацією

На фазі управління реалізацією виконуються наступні завдання:

– моніторинг виконання проектів у портфелі, аналіз відхилень при реалізації проектів і їхнього впливу на пов'язані проекти й портфель у цілому;

– координація ресурсів. У ході реалізації деякі проекти можуть припинятися, а їхні ресурси перекидатися на інші, більш пріоритетні проекти.