4 Ведення інформації про структуру й співробітників організації.

5 Протоколювання дій співробітників, різних подій і помилок, що виникають у процесі роботи із системою.

Система надає можливість співробітникам обмінюватися документами й завданнями для виконання певних робіт, не залишаючи свого робітника місця. Ці роботи можуть бути пов'язані, наприклад, з відправленням документів на узгодження й затвердження, видачею завдання й т.п.

При цьому використовується механізм вільної маршрутизації, що дозволяє вказати відповідні параметри доставки й направити документ або відразу всім зазначеним співробітникам, або послідовно від співробітника до співробітника.

Система надає такі засоби контролю над процесом маршрутизації:

– відправлення електронних повідомлень, для інформування співробітників про проходження процесу узгодження або затвердження;

– ведення журналу маршрутизації, що дозволяє відстежити поточне місцезнаходження документа.

6 Реєстрація, узгодження й відстеження ходу виконання завдань.

У картці документа «Завдання» передбачено внесення наступної інформації: тема завдання, текст завдання, вихідні дані (перелік посилань на розроблені документи проекту або запис про те, що вихідні дані видані в паперовому виді), дані по об'єкту (найменування, шифр), дата початку виконання (план\факт), дата завершення виконання (план\факт), дата, ПІБ, посада, підпис співробітників, що видають завдання, дата, ПІБ, посада, підпис співробітників, що приймають завдання.

За повноту даних про завдання, відповідає користувач, що створив завдання. Видане завдання вважається прийнятим, якщо воно прийнято всіма користувачами, зазначеними в переліку співробітників, що приймають завдання. Видане завдання вважається не прийнятим, якщо хоча б один з користувачів, зазначених у переліку співробітників, що приймають завдання, відхилив завдання. Змінювати завдання дозволяється доти, поки воно не видано.

7 Забезпечення завданого рівня безпеки зберігання проектної документації

Механізм безпеки організований таким чином, що доступ до файлів мають тільки вповноважені користувачі. Для входу в систему кожний користувач повинен мати унікальне ім'я й пароль. Для виконання певних дій над документами користувачі повинні мати відповідні повноваження. Для цього в системі використаються наступні поняття: рівень доступу (керуючий, автор, читач і т.п.); роль (адміністратор системи, адміністратор архіву й т.п.); права (створювати, редагувати, видаляти документи й т.п.).

Тема 6 Сімейство програм Artemis Views

План

1 Основні програмні продукти компанії Artemis Views

2 Засади управління портфелем проектів

3 Методичні підходи до управління портфелем проектів

1 Основні програмні продукти компанії Artemis Views

Сімейство програм Artemis Views – інтегроване інформаційне рішення для управління проектами, яке складається з наступних спеціалізованих програмних продуктів:

1) Project View – програма для управління портфелем проектів;

2) Resource View – програма для планування та контролю ресурсів проекту;

3) Track View – програма для операційного рівня управління, яка дозволяє вводити фактичні дані за проектами, створювати звіти для стратегічного рівня управління та рівня вищого керівництва;

4) Cost View – програма, яка дозволяє аналізувати та контролювати затрати за проектами.

Слід зазначити, що програми сімейства Artemis Views позиціонуються в сегменті програм з високими цінами, що є основним їх недоліком. Перевагою цих програм є комплексність, а також можливість використання кожного вузькоспеціалізованого програмного продукту окремо, що дозволяє в деяких випадках скоротити витрати на управління інноваційними проектами.