3 Функціональні можливості програмних продуктів для забезпечення документообігу при управлінні проектами

1 Реєстрація нових проектів і ведення реєстру існуючих проектів.

Модуль програмного продукту дозволяє описати кожний проект, що реєструється у системі, за допомогою набору атрибутів. Це забезпечує швидке знаходження потрібного проекту або групи проектів по заданій ключовій інформації.

У складі модуля зазвичай є навігатор, що дозволяє швидко перейти до перегляду робочих, завершених або архівних проектів, а також вивести їх на друк. Система має у своєму розпорядженні швидку й надійну систему пошуку документів. Підтримується як атрибутивний, так і повнотекстовий пошук. Додаткові настроювання дозволяють задавати різні умови пошуку. Допускається виконувати нечіткий пошук, шукати всі варіанти написання заданого зразка. Допускається задавати порядок сортування для відображення списку знайдених документів. Для полегшення подальшої роботи з документами знайдений у них текст система виділяє кольорами.

При реєстрації проекту створюється нова картка проекту, заповнюються її атрибути (№ контракту, шифр, назва, керівник, виконавці, розділи та інше) і виділяється архів для документів цього проекту.

Система надає засоби контролю над змістом проекту. При реєстрації проекту можна вказати, хто має право управляти змістом проекту. Користувач, що не володіє цим правом, не зможе вносити до змісту проекту будь-які зміни (додавати, видаляти, змінювати розділи проекту). Структура змісту проектів є ієрархічною й не має обмежень на припустиму кількість рівнів.

2 Надання доступу й управління вмістом архіву проекту.

Документи в системі, що забезпечує документообіг при управлінні проектами, являють собою картки із прикріпленими до них файлами. Документ може бути поміщений у архів двома способами:

– створити картку документа і заповнити її атрибути. Як тільки картка створена, відповідний документу електронний файл може бути прикріплений до неї. Якщо файлу не існує (новий документ), то система дозволяє його створити, використовуючи модуль "Шаблони документів";

– копіювання карток документів разом із прикріпленими до них файлами з іншого проекту, уже зареєстрованого в системі, з атрибутами, що відповідають новому проекту.

Опис документів набором атрибутів забезпечує швидке їхнє знаходження по заданій ключовій інформації. Поміщені в архів файли відсутні у файловій системі, доступ до них може бути забезпечений тільки із системи документообігу. Таким чином, забезпечується гарний захист від несанкціонованого доступу до проектної інформації, що є інтелектуальною власністю підприємства.

При роботі з файлами (відкриття на перегляд і зміну) система використовує зовнішні додатки. Виключення може бути для файлів документів, створених за допомогою Microsoft Office, які можна переглядати й змінювати, не прибігаючи до запуску відповідного додатка. За замовчуванням, файл відкривається в додатку, з яким асоційоване його розширення.

3 Створення бібліотеки шаблонів документів.