2. Zásady odborného zpracování informací

Odborný přístup ke zpracování poznatků a informací se vyznačuje tím, že kromě zasvěceného pohledu na danou problematiku, zpracovatel i po formální stránce uplatňuje určité zásady, které jsou charakteristické pro celou oblast státního zpravodajství, především diplomacie a zpravodajsko-bezpečnostního systému. V tomto směru se například výstupní informační zprávy jasně odlišují od materiálů mediálního zpravodajství.

Mezi tyto zásady patří například: dodržovat stanovené požadavky na formální úpravu zasílané informace, jak jsou předem zadány nebo stanoveny objednatelem či adresátem (textový editor, struktura, formát, zarovnání testu do bloků, jazyk, písmo, číslování stránek, elektronická či tištěná forma, atd.). Vyvarovat se gramatických, významových a jazykových chyb, které paradoxně snižují hodnocení informace, text psát ve 3.osobě j.č. Při zpracování informace musí v ní být zřetelná logická nit zasílaných poznatků, Nepoužívat dlouhá souvětí, text musí být přehledný a srozumitelný, dodržovat stanovený či běžně používaný styl a sloh (informační zpráva není esejí ani novinářským článkem), neopakovat stejná slova, využívat synonyma (v přehnané míře nepoužívat cizí slova, když je běžný český ekvivalent). Rovněž nepoužívat počeštěná cizí slova, která jsou známá pouze v dané zemi či regionu, cizí názvy a vlastní jména používat v původním tvaru, pokud neznáme jejich správný přepis do češtiny či angličtiny (v závorce uvést původní jména nebo název v prvním pádě). Zprávy psát jasnou a stručnou úřední češtinou, nepoužívat citově zabarvená, vulgární nebo nespisovná slova, omezit používání superlativů. U rozsáhlejších informací a zpráv text rozdělit na kapitoly, podkapitoly a odstavce, vhodné je vkládání grafických materiálů, přínosné je používání odkazů pod čarou (ale ne na materiály, které nemá konečný uživatel k dispozici) či citace prohlášení apod. Platí i určité výjimky, například u krátkých informačních zpráv není třeba dodržovat členění textu na kapitoly ani používání odkazů pod čarou. Při uvádění různých poznatků a tvrzení by se tyto neměly v textu zprávy zbytečně několikrát opakovat, ale naopak by si neměly vzájemně odporovat.

Hlavní zásadou při zpracování krátkých informačních zpráv odesílaných různými druhy elektronické komunikace (šifrou, mailem, faxem apod.) je „šetřit slovy“. To v praxi znamená, aby bylo možné vejít se do obvyklé délky zprávy (1-3 strany A4), uvádět pouze nejdůležitější a nejaktuálnější poznatky, vynechávat obecně známá fakta atd. Po formální stránce používat zkratky, pokud se v textu jména nebo názvy opakují, je možné je uvést jednou a potom je uvádět zkratkou – např. Johnson (J.), Teherán (T.) apod.

Doporučená struktura výstupní zprávy nebo informace:

základní kritéria:

• název informace (stručný, přesný a výstižný)

• krátká anotace, případně specifikace požadavku, ke kterému je informace zasílána

• možný je stručný úvod (uvedení do situace, krátká historie jevu nebo události, návaznost apod.)

• logicky strukturovaný vlastní obsah zprávy se zdůrazněním faktů a nových poznatků

• závěr se stručným vlastním komentářem, rozborem nebo prognózou

doporučená nebo volitelná kritéria:

• specifikace zdroje (především jeho důvěryhodnosti) a rovněž stanovení hodnověrnosti zasílaných informací

• případné návrhy, doporučení nebo požadavky vůči adresátovi nebo uživateli

• informace může obsahovat obrázky, tabulky nebo mapy přímo v textu nebo v příloze, jako přílohu lze také zaslat různé originální materiály nebo dokumenty v cizím jazyku.

Klasifikace hodnověrnosti informací:

Posouzení hodnověrnosti informací tím, kdo je získal, je velmi důležitým vodítkem pro všechny, kdo se s výstupní zprávou seznamují nebo s ní pracují později a bez přítomnosti zpracovatele. Na druhé straně může být někdy kvalita zprávy ovlivněna (i negativně) subjektivním pohledem zpracovatele, pokud není skutečným odborníkem na danou problematiku nebo sám nedodržuje zásady pro odborné zpracování informací.

Hodnověrnost informací může být posuzována z několika hledisek v závislosti na stanoveném standardu, všeobecně zažité praxi, zvyklostech či interních normách, které v dané instituci existují. Každý rezort státní správy nebo instituce veřejné správy a samosprávy si kritéria pro klasifikaci hodnověrnosti informací mohou stanovovat podle svých potřeb, protože žádný zákon nebo vyhláška toto neupravují. Jako příklad možné (ovšem ne jediné) klasifikace, která rozlišuje 8 stupňů, je následující stupnice:

1. pravdivá, spolehlivá, ověřená, potvrzená z více zdrojů

2. pravdivá, ale potvrzená pouze z jednoho zdroje

3. pravděpodobná, asi pravdivá

4. pochybná, ale možná pravděpodobná

5. málo pravděpodobná

6. nepravděpodobná

7. zřejmě dezinformující, klamná

Poznámka: u některých subjektů státního zpravodajství, jako například diplomacie nebo zpravodajských služeb, bývá klasifikace hodnověrnosti informací – stejně jako důvěryhodnosti informačního zdroje – povinnou součástí vlastní zprávy (konkrétní stupeň je obvykle uváděn na konci zprávy).