3. Organizování analytické činnosti

3.1. Analytická činnost, analýza pro veřejný sektor

Co to je analytická činnost? Z předchozího je zřejmé, že proces analýzy u každého z nás probíhá vlastně nepřetržitě. Nám však jde o provádění analýzy cílevědomě k realizaci konkrétních cílů, ať už nám stanovených, nebo námi vybraných. Pak bychom mohli analytickou činnost charakterizovat tak, že

Je to soustavné, cílevědomé shromažďování informací, jejich třídění, vyhodnocování a využívání k vyslovení kvalifikovaných závěrů (řídící informace, sdělovací informace - prognózy), k usměrnění cílového chování systému jehož jsem prvkem (řídícím, informačním), nebo k řízení subsystémem mého systému, nebo slouží vyslovený závěr pro rozhodovací proces jiného prvku mého, nebo jiného systému.

Analytická činnost je ovšem prováděna primárně proto, že umožňuje kvalifikovaně předvídat další vývoj a směřovat jej k žádoucímu cíli.

Analytik je pak osoba, která tuto činnost provádí zpravidla specializovaně a zpravidla v rámci určitého systému. Výsledkem činnosti analytika je analýza minulé skutečnosti a prognóza vývoje zkoumaného jevu (objektu) v budoucnosti. Kvalita analytické práce spočívá v přesnosti (stupně pravděpodobnosti), odhadu budoucích jevů.

Soustavnost a cílevědomost je základem činnosti analytika, či analytického pracoviště. Je to však cílevědomost a soustavnost v provádění analýzy. Je samozřejmé, že taková opakovaná činnost nejenom vyžaduje pokud možno standardní opakovatelný postup, ale dokonce praxe takový přístup zpravidla sama navodí jako nejefektivnější.

Analytická činnost není prováděna nikdy samoúčelně, vždy sleduje nějaký cíl. Podle toho jaký cíl je sledován, můžeme hovořit buď o analýze prováděné jednorázově, ad hoc, podle konkrétní potřeby řešení konkrétního problému – např. pro potřebu zásadní změny fungování organizace, či k přijetí rozhodnutí státem o změně penzijního, či zdravotního pojištění. Nebo hovoříme o analýze prováděné sice soustavně, avšak účelově pro potřeby řízení konkrétního procesu, nebo organizace, nebo takovou analýzu provádíme soustavně s cílem hledat a sledovat trendy vývoje v dané oblasti života – např. pohyb kurzů na kapitálovém trhu, makroekonomické ukazatele vývoje národního hospodářství, nebo jen mikroekonomické ukazatele vývoje ve vlastním podniku a z nich vyvozovat možné budoucí chování (prognóza).

Zásady pro provádění analýzy jsou ve všech případech stejné i když obsah může být a zpravidla i je různý podle druhu prováděné analýzy a to nejen ve smyslu obsahu analyzovaného jevu – procesu, ale i ve smyslu různých metod a použitých prostředků.

Jakákoliv analýza, pokud ji neprovádím sám pro sebe, (ale i tehdy bych se měl řídit níže uvedenými zásadami, i když si to „schvaluji“ sám), by měla obsahovat kroky, nebo fáze:

2. Fáze a cyklus analýzy

Analytický cyklus zahrnuje celkem pět základních fází.

První fáze je fází zadání úkolu, kde by mělo být pokud možno co nejpřesněji definováno zadavatelem co se stalo a jaké cíle by měly bát splněny (jaké se očekávají návrhy na řešení). Tato fáze vyžaduje od zadavatele provést alespoň dílčí analýzu situace. Zahrnuje tedy identifikaci problému a stanovení cíle řešení zadavatelem.

Druhá fáze je fází přípravnou, provádí ji již analytik a zahrnuje

• definování systému, který má být zkoumán (prvky, vazby, funkce a okolí)

• způsoby a metody zkoumání

• výběr informací a jejich zdrojů (jaké, o čem, od koho)

• definování nákladů, pomůcek a jiného materiálu a lidí potřebných ke splnění zadání,

(které by měl zadavatel odsouhlasit, bude to platit.)

• zřízení pracoviště, (včetně software pro daný případ)

Třetí fáze představuje fázi pracovní – analýzu a syntézu - a zahrnuje

• sběr, třídění a ukládání informací (výběr, hodnocení kvality aj. každé informace)

• vlastní analýzu sebraných informací, hledání souvislostí a vyvození závěrů (syntéza dílčích analýz jako podklad pro souhrnnou informaci, návrh, hodnocení, model…)

Čtvrtá fáze je fází vyhodnocovací a zahrnuje proces

• tvorby možných modelů (variant) řešení problému

  • ověřování jejich funkčnosti

  • výběr nejlepší varianty řešení (pořadí variant s jejich výhodami i nevýhodami)

• nebo prognózy, souhrnné informace, …

Pátou fází je vlastní zpracování závěrečné zprávy jako dokumentu a její presentace, což není fáze jednoduchá a mnohdy je obhájení závěrů velmi náročné.

Schéma metodického postupu analýzy problému a její jednotlivé kroky jsou uvedeny v přílohách.

Všechny návrhy a to jak na způsoby provádění analýzy, tak i návrhy na řešení, by měly být zpracovány ve více než v jediné variantě tak, aby si zadavatel mohl vybrat. Je samozřejmé že zpracovatel uvede tu kterou preferuje on, nicméně zadavatel si může vybrat variantu podle svých představ a zejména podle svých možností.

PŘÍKLAD OBSAHU PRACÍ V PŘÍPRAVNÉ FÁZI

Situace: Instituce (škola) hodlá zřídit pracoviště (informační středisko), které bude shromažďovat a vyhodnocovat informace z různých veřejných i soukromých zdrojů a vydávat periodické souhrnné a tématické informace. Zadání pro takovou práci může vypadat následovně:

1. Zadání (zadavatel):

Sbírat, vyhodnocovat a distribuovat určeným subjektům informace z teritoria bývalého SSSR z oblastí vojensko politické a bezpečnostní, ekonomické, sociální i enviromentální s cílem poskytovat komplexní informaci o vývoji vztahů a situace jak uvnitř nově vzniklých států, tak i vůči státům ostatním, zejména sousedům, USA, EU, Číně, Indii a ČR.

2. CÍL: (zadavatel)

Pracoviště bude získávat, shromažďovat a vyhodnocovat informace z tištěných, elektronických a jiných zdrojů a v českém jazyce je jako informace vydávat pro potřeby školy, jiných vědeckých pracovišť a subjektů jak formou výměny informací, tak za úplatu.