• Informace pro řízení (vlastního systému, nebo okolí)

Již dříve bylo řečeno, že takové informace se shromažďují účelově a cíleně. Je proto pochopitelné, že každý systém si zpravidla vypracovává vlastní metodiku „ušitou“ přesně na míru svých potřeb. Nejjednodušší je to v systémech řízení výrobních procesů, kde je limitující technologický postup a normy a nejsložitější v systémech řízení lidí, např. ve státní správě. Systémy řízení lidí lze charakterizovat jako systémy stochastické a deterministické, tedy v čase podléhající změnám a výsledek i za stejných podmínek nemusí být totožný. (Příkladem může být armáda a její řízení za války.) Metodický postup výběru a získávání informací může být mnohem variabilnější. Existence informačního systému a vlastní banky dat je pro informační činnost nezbytná. Výsledkem informační činnosti jsou tak jako v jiných případech obvykle:

• informace a souhrnná informace

• tématické a účelové informace

• informační zprávy

• analýzy a modely

Pokud shromažďuji informace pro vlastní potřebu, pak je zpravidla forma nepodstatná, nicméně je musím vyhodnocovat a analyzovat tak, abych mohl závěry použít.

• Informační agentury (informace pro rozhodování jiného subjektu)

Instituce získávající a shromažďující informace na zakázku třetího subjektu (nebo pro svoji potřebu) to mají poněkud jednodušší. Zadání, tedy otázky na něž je třeba odpovědět dostanou od zadavatele a jako výsledek se obvykle požaduje závěrečná zpráva, někdy zpráva průběžná, pokud je šetření dlouhodobé.

Pro každý obchodní případ je vhodné vytvořit samostatnou banku dat (nebo samostatnou kapitolu ve vlastní centrální bance dat firmy) s tím, že alespoň některé informace budou informacemi důvěrnými a nebude možné použít je v jiných obchodních případech jinak než jako analogii a možný anonymní návod.

• Činnost tiskového mluvčího, manažera PR

Tiskový mluvčí je osoba, která má jménem svého zaměstnavatele informovat média a veřejnost a zprostředkovávat komunikaci mezi svým zaměstnavatelem a médii či veřejností tak, aby se komunikace odehrávala v zájmu nebo ve prospěch instituce kterou reprezentuje.

Tento kladný obraz instituce kterou zastupuje vytváří zejména

- na tiskových konferencích (podobné interwiew, ale bez verifikace zveřejněného)

- publikační, ediční a propagační činností

- vydáním prohlášení a odpovědí na dotazy veřejnosti a novinářů

- reklamou v různých médiích

• sponzoringem spojeným s reklamou (sponzor časomíry v TV novinách, extraliga Gambrinus…)

• šířením (dobrého) jména firmy různými způsoby

• a dalšími aktivitami o kterých musí být veřejnost vhodně informována

K tomu, aby mohl vytvářet zmíněný kladný obraz o firmě, musí mít mnoho informací o firmě, jejích výsledcích, záměrech, úspěších i neúspěších, právě tak jako o konkurenci, trhu, vlivu státu a dalších okolnostech existujících mimo firmu (systém), které mohou mít vliv na postavení a jméno společnosti kterou reprezentuje. Mít takovou sumu znalostí představuje soustavné shromažďování informací a to naprosto cílevědomé. Pro vlastní potřebu tedy musí vybudovat vlastní banku dat a vytvářet jak pro organizaci, tak pro veřejnost

- informace a souhrnné informace

- tématické a účelová informace

- informační zprávy (bulletiny)

- analýzy a modely (zejména pro vnitřní potřebu)

Pozn.: Manažer PR musí samozřejmě plnit řadu úkolů řídících, vzdělávacích a správních v rámci své funkce.