3. Informační systém (co to je, co nám může umožnit, jak se k němu chovat)

Informace nemohou být předávány libovolným způsobem, ale pokud má systém fungovat, tak musí fungovat způsobem určitým a definovaným. Definování znamená, že musí být určeno kdo a komu informaci předává, v jakém intervalu, s jakým obsahem a v jaké podobě, (jak formalizovanou), atd. Tím se vytváří systém, který nazýváme informačním systémem.

Jako každý jiný systém musí být i informační systém charakterizován

• prvky systému (informace s jejich nosiči),

• organizační strukturou ( tedy definováním vazeb mezi prvky),

• pravidly podle kterých systém funguje (něco jako manuál, který umožní definovaný přístup do informačního systému všem zainteresovaným)

• definovanými vztahy mezi systémem a uživateli, které zabezpečí efektivní fungování systému jako takového (správce, uživatelé různých kategorií, ukládání a uchování informací, atd.)

Definovaným způsobem realizované sdílení informací prvky systému mezi sebou a s okolím nazýváme Informační tok. Z hlediska teorie je lhostejné, zda informace jsou sdíleny ústně, písemně, elektronicky, nebo jinak, zda jsou sdíleny v reálném čase nebo ne, vždy se bude jednat o tok informací.

V současné době si jen stěží dokážeme představit, že data a informace nejsou sdíleny především elektronicky a především v počítačových sítích (síť jako médium pro přenos a dnes částečně i pro zpracování dat, postupně však stále více pro zpracování dat).

Tato skutečnost činí z informačního toku za prvé velmi složitou technickou soustavu, kterou musí budovat a udržovat specialisté a za druhé, tento složitý systém dovoluje sdílet data a informace naprosto novými způsoby a s vysokou užitnou hodnotou.

Soubor prvků a činností, jejich vztahy a vazby, kde jsou data přenášena pomocí výpočetní techniky a přístupná pro široký okruh uživatelů, nazýváme informačním systémem a data a informace uložené v tomto systému pak bankou dat.

Z pohledu systémového můžeme definovat nebo i posuzovat informační systémy

• jako soubor dat a nosičů dat, které tato data přenášejí a dovolují provádět datové transformace – data třídit, vyhodnocovat a vytvářet informace

• jako organizovanou strukturu, která fysicky ukládá data na odpovídající nosiče a jako logickou strukturu, která data řadí do datových souborů s nimiž lze provádět logické operace a vytvářet informace

• jako funkční systém, ve kterém jsou vstupy (data získaná z činnosti řízeného systému) přetvářeny pomocí odpovídajících programů (software) v požadované výstupy.

Informační systém je budován samozřejmě na základě současné, nebo budoucí potřeby celého systému. Cílem jeho zavedení je obecně zvýšení efektivity a produktivity práce, budoucí zlevnění práce systému a rozšíření okruhu působnosti a zjednodušení přístupu k informacím uvnitř systému i v okolí.

Na informační systémy jsou kladeny požadavky, aby

• komplexně zabezpečily informační potřeby vedoucího managementu (uživatelského subjektu) a odstraňovaly nejistotu v rozhodování

• působily na instituci integračně (informace nejsou určeny pouze pro jednotlivce, ať je získá kdokoliv)

• obsluha systému byla jednoduchá a dostupná všem

• architektura systému byla pojata systémově a umožnila budoucí propojení a rozšíření

Přínosem zavedení informačního systému je pak především:

• servis a komfort pro interní uživatele

• vyšší rychlost informačních toků, zvětšený objem informací

• zlepšení analytických možností uživatelů a zvýšení kapacity pro provádění

• možnost sdílení informací více pracovišti

• zkvalitnění a zrychlení rozhodování

• lepší a kvalitnější služby pro zákazníky (občany)

• zjednodušení administrativy

• snadnější a levnější ukládání a skladování informací

• to, že vnitřní intranetová síť poskytuje výhody centralizace i decentralizace práce s informací

• určitá míra automatizace procesů a kontroly

Bylo řečeno, že budování informačního systému je věc složitá a pro odborníky. Nicméně zadat vybudování takového systému musí uživatel, který musí stanovit základní parametry systému – a to ty, které jemu vyhovují nejlépe. Nelze tedy ponechat výstavbu takového systému pouze na odbornících z oboru informatiky. Mají tendenci vybírat to nejmodernější a komplikovanost obsluhy pro uživatele, z výšin svých vědomostí, nevnímají.

Vybudovat v organizaci informační systém a používat jej znamená:

• naplánovat, stanovit cíle a vyčlenit prostředky

• vybudovat

• zavést

• provozovat a po uplynutí životnosti

• inovovat (upgradeovat), zlikvidovat, atd.

První dvě fáze musí provést zadavatel, resp. musí být rozhodujícím prvkem při jejich realizaci.

Naplánovat zavedení informačního systému znamená především

• stanovit strategické cíle pro používání systému

• vypracovat zadání pro realizační tým – projektového manažera

  • stanovit dílčí cíle – tj. co minimálně musí systém umět a umožnit

  • pro koho je určen a kde minimálně musejí být prvky IS

  • do kdy má být projekt (návrh) hotov

  • co a koho má manažer k dispozici

Pozn.: Informační systém může být drahý a složitý, ale také jen jednoduchý a levný, záleží na podmínkách. Podstatné je však to, jak funguje. Pokud je vybudován jako organizovaná struktura, která fysicky ukládá data na odpovídající nosiče a jako logická struktura, která data řadí do datových souborů s nimiž lze provádět logické operace a vytvářet informace, či jako funkční systém, ve kterém jsou vstupy (získaná data) přetvářeny pomocí odpovídajících programů (software) v požadované výstupy, pak i levný a nepříliš složitý informační systém může být účinný. Pravda, neposkytne uživateli takový komfort a bude jej nutit provádět řadu operací s informacemi a daty osobně (neautomatizovaně), ale cíle může být dosaženo. Za této situace je právě velmi přínosné, když uživatel systému (který si sám vytvořil), umí s informacemi pracovat.