3.2. Sběr, třídění a ukládání informací

Sběr informací závisí na předchozím rozhodnutí, tedy jaké mám možnosti a jaké sleduji cíle. V nejhorším případě jsem sám a vše realizuji vlastními silami a prostředky, tedy jsem omezen technikou (většinou) a také lidskými možnostmi (musím spát i jíst, možná i plnit jiné povinnosti). V nejlepším případě pak mám pro celou tuto činnost vybudované speciální informační pracoviště a sběr a vyhodnocení informací je hlavním posláním celé organizace.

V obvyklém případě jsem však součástí systému jehož hlavní činností není sběr informací, nýbrž informace potřebuje „jen“ pro svoje optimální fungování. Mohou to být zejména informace o prvcích vlastního systému a vlivu okolí, (např. řízení podniku a výrobních procesů), nebo to mohou být informace z okolí systému, které sbírám a používám vůči třetím subjektům (např. zastupitelský úřad sbírá a vyhodnocuje informace o zemi ve které sídlí i okolních zemích a předává je na MZ). Tyto dva příklady se od sebe výrazně liší.

Zatím co v prvním případě lze snadno a s úspěchem aplikovat různé výdobytky informatiky, ve druhém případě je zejména sběr informací podstatně složitější a vyžaduje kvalifikovanější a časově náročnější činnost.

Při sběru informací s cílem řízení průmyslových procesů, lze úspěšně většinu procesů formalizovat a automatizovat a využívat informační systémy, které jsou schopné informace získávat, shromažďovat, třídit i částečně vyhodnocovat a řídit výrobní proces. Tyto systémy a jejich fungování nejsou předmětem našeho přednáškového cyklu. Nicméně informační systémy existují i v jiných systémech, např. ve státní správě a jiných nevýrobních systémech. Co to je informační systém a co jeho podstatou?

V předchozí části této kapitoly jsme hovořili o systému, jeho prvcích a vazbách mezi nimi. Tyto vazby jsou neenergetické, jsou to vazby informační. Přenos informace, resp. jejího obsahu, který je hybatelem činnosti systému, se uskutečňuje vždy pomocí nějakého nosiče. Přenos může být realizován různými způsoby, od ústního předání, přes písemnou informaci, elektronickou informaci faxem, e-mailem, atd., předává-li ji člověk člověku, až po informaci sdělenou elektronicky, nebo pomocí jiných technických prostředků předávanou člověkem stroji, nebo strojem stroji.

Nás budou zajímat vazby které realizuje člověk (jako prvek systému s jiným prvkem systému) v procesu řízení, nebo v jiném procesu, který rovněž vyžaduje sbírat, třídit a analyzovat informace. Bude se jednat především o takové informace, jejichž digitalizace pro potřeby strojového automatizovaného (a matematického) zpracování by byla příliš složitá a dražší, či dokonce zatím nemožná, než zpracování „verbální“, tedy zpracované člověkem, byť s i velmi rozsáhlou pomocí výpočetní a jiné techniky.

Systémy o jejichž řízení uvažujeme můžeme klasifikovat zpravidla jako systémy konkrétní a otevřené, deterministické a stochastické, hierarchické a s cílovým, nebo více cílovým chováním. (viz. dříve.) Tedy systémy s hmotnými a známými prvky a podsystémy, s definovaným okolím na něž mají vazby, v čase se vyvíjejícími, s variantním chováním, s více stupni řízení sobě podřízenými a  sledujícími konkrétní definované cíle.

Jednotlivá informace sice může být velmi důležitá, avšak teprve množina informací může vytvořit znalost o řešeném problému a tím umožnit i přijetí určitého, souboru informací odpovídajícího, rozhodnutí.