4.5.3Приказ о предоставлении отпуска

Оформление отпуска обязательно оформляется приказом с применением унифицированной формы Т-6 или Т-6а (Приложение А).

Приказ готовится в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – в бухгалтерии.

Приказ об отпуске объявляется под расписку. На основании подлинника приказа кадровая служба вносит отметки об отпуске в личную карточку.

4.6Управление документированием поощрения работника

Приказ о поощрении оформляется по унифицированной форме Т-11. В самом тексте приказа излагается мотив поощрения и указывается вид поощрения. Основанием для издания приказа о поощрении служит в первую очередь представление руководителя структурного подразделения, докладные записки, акты, решения профсоюзных органов, решения совета трудового коллектива.

Приказ о поощрении визирует отдел кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия.

Приказ о поощрении объявляется под расписку и доводится до сведения всего коллектива.

Первый экземпляр приказа хранится в кадровой службе, второй, при необходимости, в бухгалтерии.

Сведения из приказа вносятся в личную карточку работника.

4.7Управление документированием дисциплинарных взысканий

Дисциплинарные взыскания применяются не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа.

Взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения. За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа работника дать объяснение, составляется соответствующий акт, а в соответствии со ст. 193 Трудового кодекса отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

После анализа объяснительной записки «нарушителя» руководитель его подразделения принимает решение наказать или нет, и каким образом. Свое решение он формулирует и обосновывает в докладной записке, обращенной к верхнему руководителю. После этого докладная записка вместе с объяснительной передается высшему руководителю для принятия решения. Свое решение верхний руководитель формулирует в виде резолюции на докладной. Если в резолюции содержится поручение подготовить проект приказа о наложении взыскания, то докладная и объяснительная поступают в кадровую службу.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме (на бланке для приказа или на общем бланке). В заголовочной части документа размещаются: наименование организации, код по ОКПО, наименование вида документа (Приказ), дата, номер, место издания (при необходимости) и заголовок.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части описываются моменты нарушения трудовой дисциплины, которые являются основанием наложения дисциплинарного взыскания. Вторая, как в любом приказе начинается со слова: «Приказываю», и далее по пунктам излагается суть дисциплинарного взыскания.

Приказ визируют работники кадровой службы, руководитель структурного подразделения, в котором работает «сотрудник-нарушитель», и подписывает руководитель организации.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания объявляется в трехдневный срок под расписку. В случае отказа расписаться составляется соответствующий акт.

Первый экземпляр приказа остается на хранение в отделе кадров и подшивается в дело с приказами. Второй экземпляр при необходимости передается в бухгалтерию.