4.3.3Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу (Приложение А) готовится на основании заявления от соискателя, с резолюцией генерального директора, и трудового договора в трехдневный срок. Приказ подписывается директором предприятия, сотрудник, о котором идёт речь в данном документе ставит визу ознакомления. Документ регистрируется и в дальнейшем хранится в личном деле работника. Приказ о приеме на работу оформляется на унифицированной форме № Т-1.

4.4Документирование перевода на другую работу

При оформлении перевода работник предоставляет письменное заявление. Заявление пишется в одном экземпляре.

Если инициатива перевода принадлежит администрации, руководители структурного подразделения заполняют на него представление о переводе. Представление пишется на имя руководителя и в тексте должна быть дана оценка деятельности сотрудника и указаны причины перевода.

И заявление, и представление являются основанием для издания приказа о переводе. Для издания приказа используется форма Т-5 (Приложение А).

При переводе на другую работу или должность, связанную с материальной ответственностью, обязательно проставляется виза бухгалтерии.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию, сам приказ объявляется сотруднику под расписку.

4.5Управление документированием оформления отпусков

В соответствии со статьями 114 и 115 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы, должности и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска 28 календарных дней.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации (по соглашению сторон может быть и раньше).

Отпуск за второй и последующие годы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков в этой организации. Очередность предоставления отпусков определяется работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа.

В соответствии с Трудовым кодексом работники имеют право на отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128) и на ученический отпуск (ст. 173), но оплачиваемый ученический отпуск предоставляется только работникам, обучающимся в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию.

Основанием для предоставления отпуска является график отпусков или личное заявление работника.

4.5.1Заявление о предоставлении отпуска

В тексте заявления обязательно указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, продолжительность отпуска (количество дней), основание для получения отпуска.

Заявление пишется в одном экземпляре. На нем обязательно должна быть виза руководителя структурного подразделения.

4.5.2График отпусков

Является обязательным документом (ст. 123 Трудового кодекса). Этот график фиксирует очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Форма графика унифицирована – форма Т-7 (Приложение А). График отпусков должен быть сводным.

Издается приказ о подготовке проекта графика отпусков на следующий календарный год в каждом структурном подразделении. После этого предложения структурных подразделений вносятся в проект сводных графиков отпусков.

Проект сводного графика визируется руководителями подразделений. Обязательно согласуется с выборным профсоюзным органом (или юрисконсультом), подписывается график руководителем кадровой службы и предоставляется на утверждение руководителем.

Графика отпусков подготавливается не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

Из утвержденного свободного графика кадровая служба делает выписки для каждого структурного подразделения и передает их под расписку руководителям подразделений. В унифицированной форме Т-7 предусмотрена возможность перенесения отпуска при наличии уважительной причины.

Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее, чем за 2 недели (ст. 123 Трудового кодекса).