4.1.2Заполнение сведений о работе

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, перевода на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4

В графе (3) «Сведения о работе» перед первой записью в виде заголовка указываются: полное наименование организации, а также сокращенное, если оно есть, в скобках. Под этим заголовком в графе (1) ставится порядковый номер, в графе (2) указывается дата приема, а в графе (3) указываются сведения о приеме. В графу (4) заносится дата и номер приказа, по которому работник принят на работу.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, категория, присваивается новая квалификация, устанавливается новая профессия, об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

По желанию работника, запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего эту работу.

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе (3) трудовой книжки делается запись: Организация … с …. переименована в … , а в графе (4) проставляется основание переименования.

4.1.3Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий:

В основной графе (3) в виде заголовка указывается полное наименование организации, а так же сокращенное, а далее ставится строкой ниже номер записи (нумерация нарастающая в период всей трудовой деятельности работника). В графе (2) ставится дата награждения и в основной графе (3) записывается, чем награжден работник, за что и кем. В графе (4) указывается наименование документа, на основании которого сделана запись о награждении и ссылка на дату и номер.

4.1.4Заполнение сведений об увольнении или прекращении трудового договора

Эта запись производится в следующем порядке:

• в графе (1) ставится очередной порядковый номер записи;

• в графе (2) указывается дата увольнения;

• в графе (3) делается запись о причине увольнения;

• в графе (4) указывается наименование документа, на основании которого сделана запись об увольнении.

Датой увольнения или прекращения трудового договора считается последний день работы.

4.1.5Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе», в графу (3), прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию, подтвержденную соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

Заявление о выдаче дубликата должно быть оформлено в письменном виде, и работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.

4.1.6Вкладыш в трудовую книжку

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вносится вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп: выдан вкладыш и указывается серия и номер вкладыша.

4.2Управление оформлением штатного расписания

Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3 (Приложение А). Подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Утверждается приказом руководителя предприятия.

4.3Управление документированием приема на работу

При приеме на работу в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса, соискатель должен представить следующие документы:

• паспорт;

• трудовую книжку;

• страховое свидетельство;

• военный билет;

• при приеме на специальность с образованием – документы об образовании.

4.3.1Заявление

Соискатель пишет заявление (Указ Президента РФ от 01.06.98 № 640) на имя руководителя предприятия. Заявление (Приложение А) сначала согласуется с начальником подразделения, в котором собирается работать соискатель, затем передаётся руководителю для простановки резолюции. Если руководитель даёт разрешение о приёме на работу, то готовится приказ о приёме на работу.

4.3.2Трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме и в двух экземплярах (статья 56 Трудового кодекса РФ). В тексте трудового договора должны быть указаны стороны, заключившие договор, ФИО работодателя, ФИО работника, кроме того, существенные моменты, которые должны быть прописаны:

• место работы с указанием структурного подразделения;

• дата начала работы;

• срок действия (если срочный);

• наименование должности или профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или трудовая функция;

• права и обязанности работодателя;

• права и обязанности работника;

• характеристика условий труда;

• условия и льготы;

• режим труда и отдыха;

• условия оплаты труда;

• виды и условия социального страхования.