2.2. Использование документов Архивного Фонда Российской Федерации

Использование документов, хранящихся в архиве – одна из основных задач, в организации работы архива. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.), состава документов архива, его технической оснащенности выбирается форма использования документов (16).

В государственных архивах формы использования документов более разнообразны, чем в ведомственных архивах, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы независимо от ведомственной подчиненности обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан к законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.).

Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных и муниципальных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники архивов несут ответственность за точность, достоверность и современность предоставления информации, а также за использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации (16).

Под использование документов архива понимают предоставление архивом безвозмездно или возмездное пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Формы использования – это информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования в результате применения на практике информации архивных документов. Основными формами использования в архиве является:

- информационное обеспечение пользователей в соответствии с них запросами, а также в инициативном порядке;

- предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

- экспонирование архивных документов на выставках;

- использование архивных документов в средствах массовой информации;

- публикация архивных документов.

По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Формы использования в государственном, муниципальном архиве, архиве организации имеют свою специфику. Естественно, что в федеральных архивах, где хранятся сотни и тысячи фондов, виды информационных услуг разнообразнее. Однако методика составления информационных документов отличаются мало. Пользователю могут высылаться (выдаваться) архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, тематические перечни документов, тематические подборки копий документов, тематические обзоры. Кроме того, в ходе информационного обслуживания могут осуществляться выдача дел во временное пользование и выдача подлинников личных документов владельцам (16).

Информационное обеспечение пользователей осуществляется в двух формах – по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование).

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов.

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации (16).

Согласно, Федерального закона РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года - пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и законным способом Федеральный закон российской Федерации от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (14).

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки и т. д.

Существует несколько разновидностей информационных документов архива:

1. Архивная справка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

2. Архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.

3. Архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.

4. Информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.

5. Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

6. Тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

7. Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия». Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом (16).

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (3).

Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов (5).

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов выполняются за счет средств органов государственной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий.

Документы Архивного фонда Тукаевского района независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном действующим законодательством (15).

Следовательно, использование архивных документов в архивных учреждениях Тукаевского района осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.