Планування процесів контролювання проекту

1. Складання плану комунікацій. План комунікацій є надзвичайно важливою складовою плану проекту. Це пов’язано з тим, що завдяки раціональним комунікаціям можна ефективно взаємодіяти усім учасникам проекту, а це – ключ до успіху проекту. План комунікацій описує те, хто з ким буде спілкуватися, коли, як і в якій формі буде відбуватися спілкування.

Складання плану комунікацій має наступну процедуру [38]:

• визначення каналів комунікацій – ліній спілкування між двома об’єктами: всередині проектної команди; між командою і зовнішніми заінтересованими сторонами. Кожна комунікаційна лінія є двохсторонньою, хоча інформація, яка передається в різних напрямках, може сильно відрізнятися;

• рішення щодо засобів спілкування – словесне (письмове, усне) та несловесне. Усі комунікації можуть відбуватися в таких формах: віч-на-віч, в малих групах (зустрічі), у великих групах (презентації). Комунікації можуть здійснюватися безпосередньо, телефоном, через інтернет. Письмове спілкування: листи, пам’ятки, електронні повідомлення, звіти, плани проекту;

• розробка форм подання інформації – найпоширеніші часові таблиці та звіти про виконання проекту;

• визначення часу на відповіді;

• написання плану комунікацій. План може подаватися у трьох головних форматах: матрична форма містить лінії комунікацій в колонках і рядках таблиці та відповідні дані про їх типи і частоту; структурна форма містить перелік ліній комунікацій як заголовків параграфі, в яких дається пояснення типів і частоти комунікацій; графічна форма показує лінії комунікацій, типи і частоту у наочній формі.

2. Розробка плану контролю за змінами. Головна мета плану контролю за змінами – мінімізувати порушення масштабу проекту. Це досягається завдяки оцінюванню прогнозованих змін до того, як почалося виконання проекту, та визначенню осіб, які погоджують відповідні зміни. У плані описують, як вплинуть зміни на заінтересованих осіб проекту. Зміни – це можливі альтернативи у продуктах або завданнях проекту, а також будь-що, що може змінити тривалість або вартість проекту.

План контролю за змінами має наступну структуру:

• документування заяв про зміни;

• форма реєстрації пропозиції щодо зміни у проекту;

• критерії оцінювання змін;

• врахування рівня повноважень щодо погодження змін;

• визначення процесу зворотного зв’язку.

3. Створення плану управління якістю. План управління якістю пояснює «адресність» питань якості. Він розглядає як якість проекту, так і якість продуктів та предметів закупівель. Важливо впродовж реалізації проекту слідкувати за якістю, бо її бажаний рівень може вимагати змін масштабу, вартості або графіку виконання проекту. Основними міжнародними стандартами управління якістю проектної діяльності є: ISO 10006-97 – керівництво з якості управління проектами; ISO 9001-2008 – керівництво з управління якістю.

Основними початковими даними у плануванні якості є задокументовані цілі та головні результати проекту, бо вони відображають вимоги заінтересованих осіб. Якщо у зміст проекту включено опис продукту з технічними подробицями, то це також є важливою початковою інформацією для планування. Окрім того, потрібно враховувати результати планування в інших складових проекту, наприклад вимоги до продукції, визначені планом закупівель. Коли вирішено, що оцінювати та як забезпечувати (аудит) і контролювати (карти контролю) якість, складається відповідний план управління якістю, який є складовою частиною плану проекту [76].

Підсумовуючи підрозділ зазначимо, що при плануванні проектних дій імпульсом виступає усвідомлена необхідність отримання конкретного результату – проектант працює над тим, як краще, економніше, вигідніше можна було б виконати роботи з виробництва продукту проекту. На цьому етапі визначається специфікація, дизайн, архітектура продукту проекту та план робіт з його виробництва. Важливим при плануванні проектних дій є обов’язкове врахування того, що проект складається з процесів, які поділяються на процеси управління проектом (проектний процес) та процеси, орієнтовані на створення продукту проекту (операційний процес).

резюме

Технологізація управління соціальними проектами – це результат конвергенції, взаємопосилення соціальних, управлінських і проектних технологій, що дозволяє забезпечити ефективність здійснення соціальних проектів за технологічним циклом: діагностика – прогнозування – проектування – розроблення проектного процесу – впровадження.

Враховуючи специфічні особливості соціального проекту та його тимчасовий характер, феномен конвергенції технологій в проектній діяльності соціального спрямування представлено за технологічним процесом розроблення соціального проекту.

1. Концептуальна фаза життєвого циклу соціального проекту – це реалізація комплексу завдань з підготовки інформації для прийняття рішення про запуск проекту. Основним мотивом, який спонукає до розроблення проекту, є наявність проблеми, яку неможливо вирішити в інший спосіб. Саме тому, завданням концептуальної фази життєвого циклу соціального проекту є визначення та опис соціальної проблеми.

Для повноцінного опису соціальної проблеми на етапі програмування концептуальної фази життєвого циклу соціального проекту доцільним є використання технологій соціальної діагностики, соціального прогнозування та аналізу заінтересованих осіб. За результатами прогнозу можливого ефекту (цінності) від реалізації проекту в реальному режимі, з використанням технології соціального проектування, визначаються параметри, яким має відповідати продукт проекту (нова якість об’єкту). Конвергенція соціальних технологій діагностики, прогнозування і проектування цілеспрямована на ідентифікацію ідеї соціального проекту.

2. Доцільність соціального проекту пропонуємо обґрунтовувати за двома напрямами:

- відповідність соціального проекту цілям і потребам всіх заінтересованих сторін – доведення доцільності соціальних змін. Інформація за даним напрямом має включати обґрунтування відповідності, тривалості, значимості (цінності), мультиплікативності досвіду проекту, соціальної резонансності очікуваних ефектів соціального проекту для суспільного прошарку, території його реалізації й держави у цілому, а також, за потребою, оцінку впливу проекту на навколишнє середовище.

- ефективність соціального проекту – доведення доцільності інвестування. Показники соціальної ефективності проекту дають уявлення про кількісну сторону досягнутих соціальних цілей, заради яких соціальний проект розроблявся і здійснювався: виникнення додаткових соціальних послуг, зміна індексу споживчих цін, забезпеченість житлом, зменшення безробіття, збільшення народжуваності і зниження смертності тощо. Показники соціально-економічної ефективності визначаються після визначення соціального ефекту через збільшення фізичного об’єму послуги, зменшення вартісної оцінки послуги, зниження поточних витрат організацій соціальної сфери, збільшення числа відвідувань розважальних заходів, зниження виплат з безробіття – спектр показників величезний.

3. Структурно-логічна матриця є універсальним форматом представлення концепції проекту, містить логіку цілей проекту, інструменти контролю їх досягнення, відповідні плани дій з оцінкою ресурсів, а також задає граничні зовнішні умови успішності реалізації проекту. Логічні зв’язки всередині структурно-логічної матриці дозволяють швидко зрозуміти концепцію проекту не вникаючи в деталі аналізу, проведеного при її підготовці.

4. Здійсненність проекту – це можливість та реальність впровадження / втілення продукту (продуктів) проекту у життя та отримання запланованих результатів, що мають суспільну цінність і продукують соціальне благо. Аналіз здійсненності проекту складається з наступних етапів: концептуальний опис продукту проекту; SWOT-аналіз продукту проекту; маркетингова стратегія; план виробництва продукту та бюджет проекту.

5. У процесі розробки та реалізації соціального проекту маркетингова діяльність складається із: здійснення соціальної діагностики, тобто збору та аналізу інформації з метою визначення проблемних зон соціальної сфери; оцінки можливостей державних і муніципальних структур або некомерційних організацій та культурного потенціалу суспільства для задоволення суспільної потреби або вирішення соціальної проблеми; визначення основних характеристик продукту проекту; соціального прогнозування, тобто визначення майбутніх результатів реалізації соціального проекту та оцінки їх позитивних і негативних наслідків для соціальної системи у цілому; розробки і реалізації стратегії просування продукту проекту включаючи позиціювання суспільної цінності, пов’язаної з продуктом.

6. Проектні дії щодо створення продукту проекту та дії, спрямовані на виконання проекту, в контексті стандарту Р2М, відносяться до проектних дій, що створюють цінність проекту. Управлінські операції, спрямовані на виконання проекту, складаються з планування проектних завдань, інтеграції і координації їх реалізації для ефективного і результативного виконання проекту. Управлінські дії, направлені на виконання проекту, вимагають своєчасного і ефективного планування проектних робіт відповідно до певних умов (час виконання, бюджет, трудові ресурси і так далі). Управлінські дії, спрямовані на виконання проекту, включають управління життєвим циклом проекту і управління змістом, який, у свою чергу, складається з управління комунікаціями, управління якістю, управління часом, управління затратами тощо.