4.3.3. Аналіз заінтересованих сторін проекту

Ідея концепції заінтересованих сторін полягає в тому, що кожна організація, комерційне підприємство, органи державної влади, громадські об’єднання мають коло заінтересованих сторін, які впливають на їх діяльність, або зазнають на себе вплив від цієї діяльності зараз та в майбутньому. Тому розуміння потреб, очікувань та думок заінтересованих сторін, аналіз та збалансоване врахування цих очікувань має принципове важливе значення для діяльності будь-якої організації. Метою взаємодії з заінтересованими сторонами є правильний вибір напряму стратегічного розвитку організації та шляху вдосконалення її діяльності і досягнення такого рівня сталого розвитку, від якого виграють всі: організація, її заінтересовані сторони та суспільство.

Взаємодія із заінтересованими сторонами – діяльність, здійснювана організацією, щоб створити можливості для діалогу між компанією та однією або декількома заінтересованими сторонами з метою надання інформаційної основи для управлінських рішень.

Різні заінтересовані сторони мають як власні характеристики й очікування, так і потреби, яким має відповідати проект.

Аналіз заінтересованих сторін – це процес, за допомогою якого можна визначити та оцінити важливість ключових груп людей або організацій, які здатні вплинути на успішність проекту.

Основні завдання аналізу заінтересованих сторін:

• визначити групи людей та організації, що впливають на реалізацію проекту;

• зрозуміти точку зору цих груп;

• допомогти кожній групі зрозуміти погляди на ситуацію інших груп заінтересованих сторін;

• визначити спільне бачення результатів проекту, що відповідатимуть якомога більшій кількості побажань заінтересованих сторін;

• розробити стратегії для одержання підтримки діяльності та усунення перешкод на шляху успішного впровадження проекту.

Аналіз заінтересованих сторін при реалізації соціального проекту необхідно проводити для того, щоб:

- поліпшити розуміння потреб тих, хто знаходиться під впливом проблеми, з боку проекту;

- визначити тих, хто потенційно програє і виграє в результаті проекту;

- понизити потенціал негативної дії з боку проекту;

- виявити тих, у кого є права, інтереси, ресурси, навики і здібності, необхідні для прийняття участі в проекті або надання дії на нього;

- виявити тих, кого потрібно залучати до участі в плануванні і здійсненні проекту;

• виявити корисні альянси, які можна розвивати;

- виявити і пом’якшити ризики, що можуть спровокувати ймовірне виникнення конфліктів інтересів і очікувань заінтересованих сторін щоб уникнути конфлікту.

Найважливішим інструментом управління заінтересованими сторонами є їх визначення та ідентифікація. Визначення заінтересованих сторін проекту – це процес виявлення всіх людей і організацій, на яких робитиме вплив проект, документування значимої інформації відносно їх інтересів, залучення і впливу на успіх проекту.

Досвід реалізації соціальних проектів дозволяє нам обґрунтувати наступний алгоритм роботи з заінтересованими сторонами, який складається з 5 етапів:

– реєстр заінтересованих сторін;

– аналіз впливу і зацікавленості в проекті;

– планування дій з управління заінтересованими сторонами;

– розроблення матриці заінтересованих сторін;

– аналіз на всіх етапах життєвого циклу проекту.

Етап 1. – Реєстр заінтересованих сторін

Доцільним є виокремлення наступних груп заінтересованих сторін:

- користувачі – ті, хто використовують ресурси або послуги на відповідній території;

- групи за інтересами – ті, хто зацікавлений; ті, хто мають особливу думку; ті, хто здатні вплинути на використання ресурсу або послуги;

- бенефіціари проекту – ті, хто отримують будь-яку вигоду від реалізації проекту: цільові групи, ті, на яких вплив проекту на рівні цілей є безпосереднім і позитивним (до них можна віднести і персонал організацій-партнерів); кінцеві бенефіціари: ті, хто дістав користь від проекту в довгостроковій перспективі на рівні суспільства або сектора в цілому (наприклад, «діти» – завдяки збільшенню витрат на охорону здоров’я і освіту; «споживачі» – завдяки підвищенню якості продукції); партнери проекту: ті, хто займається здійсненням проектів в країні (вони також є зацікавленими сторонами і можуть бути «цільовою групою»).

- керівники проекту;

- ті, хто найчастіше виключені з процесу ухвалення рішень.

Для створення реєстру заінтересованих сторін рекомендовано заповнити шаблон, представлений в стандарті ANSI/PMI 99-001-2008 [] та стандарті АА 1000 SES (Stakeholder Engagement Standard)-2005 [59], де необхідно: ідентифікувати заінтересовану сторону, визначити її статус (зовнішня, внутрішня), виявити роль в проекті, проаналізувати її вимоги та очікування, ступінь впливу на елементи проекту, зацікавленість, ступінь підтримки проекту, сформулювати стратегію взаємодії з кожною категорією заінтересованих сторін.

Рекомендації для створення реєстру:

1. Потрібно визначити людей, групи, організації, на які впливатиме реалізація певного проекту;

2. Після того, як список заінтересованих сторін складено, потрібно визначити специфічні інтереси, які може мати кожна група стейкхолдерів^*. Варто враховувати такі питання: вигода для стейкхолдерів, зміни, які має відчути стейкхолдер у зв’язку з впровадженням певного проекту;

3. Необхідно визначити, наскільки важливі інтереси стейкхолдерів для успішної реалізації проекту і наскільки сильний їхній вплив. Потрібно врахувати: роль, яку мають відігравати ключові стейкхолдери, та ймовірність того, що стейкхолдери зможуть відігравати цю роль; вплив негативного ставлення стейкхолдерів до проекту;

4. Потрібно визначити ризики і очікування щодо заінтересованих сторін. Частково успіх впровадження проекту залежать від прогнозів, зроблених щодо різних груп стейкхолдерів, та можливих ризиків. Деякі з цих ризиків виникають через конфлікт інтересів. Тому потрібно визначити основні прогнози щодо кожного з «ключових» стейкхолдерів, які відіграватимуть важливу роль у реалізації проекту;

5. Потрібно визначити діяльність реалізатора проекту щодо одержання підтримки і зменшення опору з боку заінтересованих сторін: яким чином керівник проекту знаходитиме підхід до кожної групи стейкхолдерів. Яку інформацію потрібно їм надавати? Наскільки важливе залучення заінтересованих сторін до процесів прийняття рішень? Чи є певні люди або групи, що можуть вплинути на стейкхолдерів для підтримки ініціатив?

Етап 2. – Аналіз впливу і зацікавленості в проекті

– створення карти стейкхолдерів.

Карта стейкхолдерів – це спосіб наочного відображення різних відносин зі стейкхолдерами. У карту стейкхолдерів важливо включати всі відносини, за допомогою яких організація з реалізації проекту впливає на людей або люди впливають на проект (рис. 4.3).

Карту стейкхолдерів іноді називають ще матрицею «влада-інтерес».

Стейкхолдери на карті розподіляються на 4 групи:

А – низька заінтересованість/низький вплив;

Б – висока заінтересованість/низький вплив;

В – низька заінтересованість/ високий вплив;

Г – висока заінтересованість /високий вплив.

Рис. 4.3. Карта стейкхолдерів

Група А. Організація практично може не витрачати зусилля на цю групу. Заінтересовані сторони не становлять жодної загрози у зв’язку з відсутністю заінтересованості або влади. Проте через низький інтерес групи до подій, вона навряд чи викличе значні проблеми. Серед стейкхолдерів ті, хто радий проекту, але не має на нього великого впливу. Основна стратегія роботи з цим квадрантом – «тримати в курсі і в тонусі!».

Група Б. Ця група, хоч і має високу заінтересованість, не має достатньої влади, щоб здійснювати контроль, тому їх потрібно лише інформувати і тримати у курсі подій компанії. У цьому квадранті – слабкі противники проекту. Їх протидія сильна, але вплив незначний. Треба тримати їх в полі зору, а то раптом вони стануть сильними? Хорошою стратегією буде перетягнути їх в квадрант Г. Можливо, вони просто не розуміють своїх вигод від проекту, допоможіть їм їх побачити. Основне правило роботи з цим квадрантом – «не нехтувати!».

Група В. Ця група може або не може зрозуміти ступінь свого впливу на організацію і, отже, їхні інтереси важливо брати до уваги. Це небезпечні вороги проекту. Стратегія роботи – «бути готовим до небезпеки і випереджати!».

Група Г. Організація повинна намагатися задовольнити цю групу в першу чергу, оскільки вона має владу впливати на компанію, і існує висока ймовірність того, що вона зможе використовувати свою владу. Дана група стейкхолдерів – рушійна сила проекту, нею потрібно активно управляти. Не можна допустити переходу стейкхолдерів з цього квадранта в інші – від цього проект завжди програє. Стратегія роботи з цим квадрантом – «активно управляти і не упустити!»

Перші два кроки мають за мету ідентифікацію стейкхолдерів для їх залучення до діалогу щодо проекту. При цьому важливо знати!

1) Мету залучення заінтересованих сторін;

2) Сферу охоплення – предмет проведення діалогу, визначення відповідальних, що будуть залучені до діалогу, визначення заходів, продуктів і послуг, що надаватимуться в рамках проведення діалогу, визначення часових рамок діалогу;

3) Заінтересовані сторони, що братимуть участь (проведення аналізу стейкхолдерів). Перед їхнім залученням, доцільно провести деякі активності, щоб отримати «небажану інформацію» – реальні думки і огляд діяльності обраних заінтересованих сторін. Задля цього необхідно продивитися: листи, журнали, газети, сайти організацій, Інтернет, соціальні мережі. Головний критерій ефективності діалогу зі стейкхолдерами – це вибір правильних заінтересованих сторін.

Рекомендовано використовувати наступні методи залучення заінтересованих сторін (табл. 4.4)

Таблиця 4.4.

Рівні та методи залучення заінтересованих сторін соціального проекту

Рівень залучення	Методи залучення
Консультування: організація запитує, а стейкхолдери відповідають.	Дослідження; фокус-групи; зустрічі з обраними стейкхолдерами; дорадчі комітети; семінари; публічні зустрічі, конференції.
Переговори:для визначення дискусійного питання, наприклад, будівництво заводу та інші.	Підписання колективних договорів з працівниками за участю профспілок.
Залучення до розробки нових проектів та ініціатив, моніторингу інших проектів.	Форуми за участю інших груп стейкхолдерів; фокус-групи; дорадчі групи; процеси досягнення консенсусу; зворотний зв’язок он-лайн.
Співпраця: спільне навчання, прийняття рішень і діяльність.	Спільні проекти; спільні справи; партнерства; ініціативи за участі різних груп стейкхолдерів.
Надання повноважень: нові форми підзвітності, рішення делегуються стейкхолдерам, стейкхолдери беруть участь в управлінні.	Залучення стейкхолдерів до управління стратегіями і діяльністю організації.

Досвід реалізації соціальних проектів показав, що під час діалогу із стейкхолдерами організація може зіштовхнутися з такими ризиками:

• конфлікт між різними групами стейкхолдерів;

• небажання брати участь у діалозі;

• байдужість до участі в діалозі;

• неможливість виконання очікувань стейкхолдерів організацією;

• недостатній баланс між сильними і слабкими стейкхолдерами;

• непоінформовані стейкхолдери.

Етап 3. - План дій з управління заінтересованими сторонами.

У процесі ініціації проекту, необхідно провести діалог із стейкхолдерами, проаналізувати його результати і розробити план дій щодо залучення заінтересованих сторін залежно від результатів діалогу. План дій має бути розроблений спільно з людьми чи організаціями, які відповідатимуть за його практичну реалізацію.

План дій має:

• завірити, що організація під час реалізації власних рішень і діяльності, братиме до уваги зауваження і очікування стейкхолдерів;

• забезпечити зрозумілий розподіл ролей і обов’язків;

• містити реалістичні часові рамки для його виконання.

План дій має враховувати шість ключових компонентів з залучення заінтересованих сторін (рис.4.4) [61; 14; 18].

Рис. 4.4. Ключові компоненти залучення заінтересованих сторін

Для розроблення адекватного плану дій з управління заінтересованими сторонами соціального проекту необхідно мати відповіді на наступні запитання за ключовими групами стейкхолдерів: У чому він зацікавлений? Які його цілі в проекті? Як зміниться його життя, якщо проект буде успішний? А якщо неуспішний? Чому він в цьому квадранті? Чи можна перемістити його в інший? Як він може допомогти і нашкодити проекту? Як не дати нашкодити і, якщо це сталося, як нейтралізувати наслідки? Як підсилити його позитивний вплив?

Важливо наголосити, що план дій із залучення заінтересованих сторін та управління їх впливом на проект доцільно розробляти окремо для кожної групи, враховуючи ступінь її зацікавленості і впливу на проект: інвестор; співробітники; споживачі; масмедіа; громада; постачальники і партнери тощо.

Етап 4. – Матриця заінтересованих сторін.

Під час аналізу стейкхолдерів значна кількість організацій використовує «матрицю стейкхолдерів» (табл.4.5).

Таблиця 4.5.

Матриця аналізу заінтересованих сторін

Заінтересовані сторони та їх основні характеристики	Інтереси та вплив проблем на них	Здатність здійснювати зміни та мотивація до них	Можливі заходи з урахування інтересів заінтересованих осіб

Етап 5. – Аналіз заінтересованих сторін на всіх стадіях

життєвого циклу проекту

Спираючись на практичний досвід реалізації соціальних проектів важливо зазначити наступне:

1) Проведення діалогу зі стейкхолдерами не передбачає їх залучення до прийняття кожного рішення в процесі реалізації проекту. Діалог зі стейкхолдерами не передбачає залучення всіх стейкхолдерів до прийняття рішень. Кожна група стейкхолдерів має свої інтереси щодо конкретної сфери діяльності. Отже, стейкхолдерів варто залучати лише до тих сфер, де вони мають пряму заінтересованість.

2) Статус, позиції, вплив, ресурси і склад заінтересованих сторін можуть змінюватися протягом всього життєвого циклу проекту. Відповідно, аналіз заінтересованих сторін важливо проводити на всіх стадіях життєвого циклу проекту, керуючись наступними принципами:

- очікувані кінцеві результати і ефекти для передбачуваних заінтересованих сторін мають оцінюватися систематично. Впровадження методів оцінки дії дозволяє отримувати достовірні дані про вплив проекту на цільові групи і інші заінтересовані сторони;

- заінтересовані сторони мають бути визначені комплексно. Якщо яка-небудь зацікавлена група не виділена, висновки за проектом або програмою будуть неповними і неточними. Необхідно систематично проводити ідентифікацію заінтересованих сторін на кожній стадії реалізації проекту;

- інформація про аналіз заінтересованих сторін має бути використана для оцінки і внесення необхідних змін в проект, що реалізовується, або програму. Аналіз заінтересованих сторін допомагає особам, що приймають рішення, оцінювати витрати і вигоди, отримані в ході здійснення проекту.

3) В ході аналізу заінтересованих сторін можуть бути вирішені наступні завдання: розробка і затвердження стратегії розвитку, внесення корегувань до реалізації проекту, удосконалення процесу розробки і виконання проекту, забезпечення підзвітності з боку виконавців проекту, ухвалення рішень про фінансування проекту, підвищення рівня знань про переваги і недоліки програм і проектів з розвитку, призначених для поліпшення якості життя населення.