4. Оценка степени достижения цели, метод блок - схем.

Однако для осуществления эффективного управления недостаточно сформулировать цели, поставленные организацией при управлении объектом. Для того, чтобы система управления была конструктивной, необходимо наличие критериев, позволяющих оценить степень достижения цели.

Для того, чтобы поставленная организацией цель была конкретизирована, целесообразно так же указывать временной интервал ее достижения. С этой точки зрения цели бывают долгосрочными, среднесрочными, краткосрочными.

Цели, которые ставит перед собой организация, охватывают, как правило, основные аспекты ее деятельности. Так в их число могут входить цели, характеризующие желаемое состояние организации в области:

- экономических показателей (доход, прибыль, рентабельность);

- успешности маркетинга (объемы продаж, доля рынка, уровень конкуренции);

- производства (ассортимент и объемы производимой продукции, развитие производственных мощностей и технологий, производительность, качество продукции);

- финансов (структура капитала, активы, выпуск акций, выплаты дивидендов);

- совершенствования продукции (всего изделия, отдельного модуля, отдельных характеристик, дизайна);

- организационных структур (дивизиональная структура, открытие нового филиала, финансово - промышленная группа);

- кадров (повышение профессионального уровня, сокращение текучести, процента невыхода на работу),

- социальных условий (медицинское обслуживание, условия труда, условия отдыха).

Процесс формирования целей может быть организован, например, и так, как это обсуждалось выше. Сначала формируется генеральная цель - цель 0-го уровня, а затем последовательно цели более низких иерархических уровней, “раскрывающие” непосредственно предшествующие им цели более высокого иерархического уровня.

В процессе формирования целей можно использовать такие подходы как аналитическое изучение, каузальный эмпиризм, изучение литературы.

Аналитическое изучение предполагает построение модели изучаемой системы для получения более четкой картины о входных и выходных переменных. Такой анализ позволяет получить более четкое представление о целях соседних иерархических уровней.

Подход каузального эмпиризма предполагает наблюдение за процессом принятия решений и выявления целей, различного иерархического уровня в результате таких наблюдений.

Процесс изучения литературы не нуждается в дополнительных комментариях.

Процесс формирования целей может идти в противоположном направлении: от целей менее высокого иерархического уровня к целям более высокого иерархического уровня (“снизу вверх”).

При таком подходе может быть использован метод составления метод составления аналитических обзоров, поскольку он может дать много целей более низких иерархических уровней, которые в последствие обобщаются до уровня целей более общего характера.

Ограничиваться лишь словесным описанием при формулировке цели недопустимо. “Деревья цели”, состоящие только из слов приносят скорее вред, чем пользу. Не больше пользы от деревьев цели, состоящих из иерархически упорядоченных квадратиков, внутри которых помещены словесные описания.

Одна из причин того, что цели не выражаются в количественной форме - трудность количественного выражения целей. Тем не менее для эффективного управления организацией это необходимо.

При построении дерево целей считается целесообразным переходить к целям более низкого иерархического уровня до тех пор, пока:

- не сделано не только словесное, но и количественное описание цели;

- цель не развернута во времени;

- для всех целей не определены коэффициенты их относительной важности.

В процессе формирования дерево целей:

- рассматриваются различные альтернативные варианты целей;

- исключающая маловажные мероприятия (еще одно использование коэффициента относительной важности целей);

- исключаются мероприятия с относительно низкой эффективностью;

- исключаются мероприятия из-за нехватки ресурсов для их выполнения.

Но если дерево целей построено, оно оказывается гораздо эффективней набора мероприятий, построенного традиционными методами.

Поскольку цель - это состояние объекта управления, к достижению которого стремится организация, то для того, чтобы иметь возможность реального управления объектом, необходимо уметь измерить степень достижения цели.

Оценить степень достижения целей можно лишь с помощью соответствующего критерия.

Критерий, с одной стороны, должен адекватно отражать степень достижения цели, а, с другой стороны, быть измеримым.

В частности, это может быть количественный показатель, характеризующий экономическую эффективность деятельности предприятия, это может быть критерий, позволяющий использовать для получения количественной оценки качественную оценку состояния объекта, это может быть информация, позволяющая проранжировать состояния объекта по предпочтительности.

В то же время критерий должен позволять оценивать именно степень достижения цели, к которой стремится организация.

Если целью банка является привлечение новых вкладчиков, то критерием может служить число вновь привлеченных вкладчиков за истекший квартал и т.д.

Многие критерии, которые используются для оценки степени достижения цели, носят объективный характер, для которых существует понятная шкала и уровень значения этого критерия однозначно определяется.

Однако в ряде случаев можно лишь воспользоваться субъективными критериями, которые соответствуют системам ценности управленца (ЛПР).

Или, скажем, для цели “повысить престиж организации” оценить степень ее достижения можно лишь введя специально разработанную шкалу, которая будет соответствовать системе ценностей ЛПР и иметь вербально - числовой характер.

Соответствующая шкала может, например, содержать такие градации, как “крайне низкий престиж” или “всемирная известность продукции организации”, за которыми стоят количественные значения градаций.

Таким образом, чтобы система целей, сформированная организацией, была измеримой, необходимо, чтобы существовал набор критериев, а для каждого критерия соответствующая ему шкала, которые позволяют определить степень достижения каждой из целей.

Только при наличии такой системы критериев и шкал, а так же при наличии коэффициентов, позволяющих оценить сравнительную важность различных целей, а значит и соответствующих им критериев, можно эффективно осуществлять процесс управления.

Действительно, устанавливать наличие значительных отклонений в ходе реализации принятых управленческих решений, осуществлять корректировку принятых ранее решений, в полной мере задействовать механизм обратной связи можно лишь имея эффективный инструментарий для своевременного установления наличия отклонений в ходе реализации решений, в ходе достижения поставленных организацией целей.

Если деятельность организации достаточно сложна и разнообразна и цели, к достижению которых она стремится представлены в виде дерева целей, то в виде дерева могут быть представлены и критерии, с помощью которых оценивается степень достижения целей, входящих в состав дерева целей.

Такое представление системы критериев позволяет более эффективно отслеживать ход реализации поставленных организацией целей.

Формирование дерева критериев наиболее целесообразно осуществлять параллельно с формированием дерева целей организации. Одновременный процесс формирования деревьев целей и деревьев критериев способствует более точному определению целей, стоящих перед организацией.

Дополнительную информацию при формировании целей дает определение способа оценки степень их достижения.

Структура дерева критериев аналогична структуре дерева целей организации.

После того, как сформированы цели, стоящие перед организацией, и критерии, позволяющие оценить степень их достижения, необходимо определить задачи, решения которых позволить организации реализовать поставленные цели.

Задачи в виде конкретных заданий ставятся перед непосредственными исполнителями. При этом задание должно быть ясно и четко сформулировано, чтобы, с одной стороны, у исполнителя была полная ясность как задание должно выполнятся, а, с другой стороны, чтобы была возможность проконтролировать ход выполнения задания и результаты его выполнения.

Мы уже столкнулись с тем, что достаточно сложный и разнообразный характер имеют цели, которые ставит перед собой организация, и критерии, с помощью которых оценивается степень их достижения.

Не менее сложные и разнообразные ситуации возникают и при выполнении задач, решение которых необходимо для достижения поставленных целей.

Сотрудником “РЭНД корпорейшн” Г. Линстоуном были впервые разработаны блок - схемы последовательности выполнения задач. В первый раз они были применены для обеспечения достижения определенного типа целей военного характера.

Метод блок - схем последовательности выполнения задач заключается в схематическом изображении всех альтернативных вариантов последовательности, с помощью которых задачи или конкретные задания могут быть выполнены.

На каждом пути блок - схемы (альтернативном варианте решения задачи) выполняются все существенные этапы их выполнения. После этого блок - схема переформировывается и становится полной.

Дополнительный анализ с учетом необходимых ресурсов и ожидаемых трудностей позволяет отбросить заведомо неконкурентоспособные пути решения задач или заданий и оставить для дальнейшего анализа и возможного тактического маневра альтернативные варианты решения, представляющие наибольший интерес.

В качестве иллюстрированного примера, демонстрирующего возможности применения блок -схем при оперативном планировании выполнения задач или заданий приведем блок - схему возможных маршрутов пути от дома до работы.

Дом

Собственный такси велосипед прогулка остановка

Автомобиль пешком автобуса

Автомобильная стоянка для остановка автобуса

Стоянка велосипедов

Прогулка прогулка пешком прогулка пешком

пешком

Особую роль как при определении целей, стоящих перед организацией, так и при определении задач и заданий по реализации поставленных целей играет ресурсное обеспечение.