Сортировка данных

Прежде чем вывести на экран или напечатать данные списка в определенном порядке, необходимо произвести сортировку данных. Сортировка по определенному признаку подобна фильтрации: вы так же задаете блок Данных для сортировки и с помощью имен полей определяете критерии сортировки. Для каждого столбца списка данных можно задать свой способ Сортировки. Имя поля, по которому вы проводите сортировку, называется ключом сортировки.

Чтобы произвести сортировку блока данных, нужно выделить любую ячейку этого блока и щелнуть на кнопке Сортировка из группы Сортировка и фильтр вкладки Данные. Весь блок, включающий выделенную ячейку, автоматически подлежит сортировке.

Упражнение 7. Отсортируйте список по виду товара

1. Выделите ячейку A6. Можно выбрать и любую другую ячейку базы данных.

2. Щелкните на кнопке Сортировка из группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.

3. В открывшемся диалоговом окне Сортировка (рис. 2.4) в группе Столбец из раскрывающегося списка Сортировать по выделите строку Товар, в группе Порядок из раскрывающегося списка выбрать направление сортировки (от А до Я) и щелкните на кнопке ОК. Данные в списке будут отсортированы по виду товара и расположены в алфавитном порядке.

Замечание. В отличие от фильтрации, при сортировке строки перемещаются в новые положения и им присваиваются новые порядковые номера. Отменить сортировку списка можно щелкнув на кнопке Отменить либо нажав сочетание клавиш Ctrl+Z Данные в списке будут находиться в прежнем порядке.

Рис. 2.4. Диалоговое окно Сортировка

Иногда приходится использовать более одного критерия сортировки. Например, сейчас данные в списке сгруппированы по виду товара, а названия моделей расположены в произвольном порядке. Вы можете в группах товаров Факс и Ксерокс произвести сортировку названий моделей по возрастанию (или от А к Я) или по убыванию (или от Я к А).

Упражнение 8. Проведите сортировку по виду и модели оргтехники

1. Щелкните на кнопке Сортировка из группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.

2. Убедитесь, что в группе Столбец из раскрывающегося списка Сортировать по выбрано значение Товар, и задайте направление сортировки по убыванию.

3. Щелкните на кнопке Добавить уровень и в раскрывающемся списке Затем по (рис. 2.5) выберите ключ Модель# и задать направление сортировки по возрастанию.

Рис. 2.5.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Теперь в списке группа Факс расположена перед группой Ксерокс, а внутри групп названия отсортированы в алфавитном порядке по возрастанию.

5. Сохраните файл в своей папке.

Контрольные вопросы:

1. Команда для фильтрации данных.

2. Как вывести на экран весь список?

3. Для чего используется сортировка? Как ее применить?

4. Использование автоввода.

5. Фильтрация данных по нескольким критериям.

6. Выбор данных при вводе из списка.

7. Как быстро перейти в конец длинного списка?

8. Как выключить Автофильтр?

Заполните таблицу (заполненная таблица помещается в отчет по вычислительной практике)

Краткое изложение лабораторной работы 2

Чтобы	Необходимо
Произвести фильтрацию данных
Отфильтровать данные по нескольким критериям
Вывести на экран весь список
Выключить Автофильтр
Отсортировать данные
Использовать Автоввод
Выбирать при вводе данные из списка