Документирование рабочих книг
При создании рабочих книг очень важно пояснять характер и источники информации, находящейся на рабочих листах для того, чтобы другие пользователи, открыв созданные вами файлы рабочих книг, смогли понять, как используются формулы и какие данные взяты для построения диаграмм. Это достигается документированием рабочих книг. Дополнительную информацию, по которой другие пользователи смогли бы проследить за вашими действиями, можно внести с помощью примечаний к ячейкам и текстовых полей. С помощью диалогового окна Свойства файлов вы можете определять характер информации, хранящейся в файлах, и находить нужные файлы до того, как они открыты.
Упражнение 5. Добавление примечания к ячейкам
Иногда в ячейке содержатся ссылки на другие рабочие листы или формулы, использующие содержимое других ячеек. Если оставить такие значения необъясненными, другие пользователи могут запутаться в них и по ошибке удалить. Чтобы пояснить, какие значения и как используются в формулах, в соответствующие ячейки можно добавить примечания.
Задание: Задокументируйте формулы столбцов Цена и Сумма
В этом упражнении с помощью кнопки Создать примечание из группы Примечания на вкладке Рецензирование вы добавите примечания к заголовкам Цена и Сумма на листе Полный ассортимент.
1. Щелкните мышью на ярлычке листа Полный ассортимент. Если ярлычок этой вкладки не виден, прокрутите все вкладки или щелкните правой кнопкой мыши на кнопках прокрутки и выберите в появившемся окне списка имя требуемого листа.
2. Выделите ячейку D6, содержащую заголовок Цена, и щелкните на кнопке Создать примечание из группы Примечания на вкладке Рецензирование . Откроется пустое поле для записи текста примечания.
3. В поле наберите: Цена = Стоимость* 1,3 и щелкните левой кнопкой вне поля примечания. Текст примечания запишется и в правом верхнем углу ячейки D6 появится индикатор примечаний (красная точка).
4. Выделите ячейку F6. И используя вышеописанную схему наберите Сумма = Цена * Количество.
5. Поместите указатель мыши на ячейку D6, а затем на F6. При этом рядом с каждой из них появляется примечание.
Замечание. Если после добавления примечаний к ячейкам индикаторы примечаний (красные точки в правых верхних углах ячеек) не видны, щелкните на кнопке Office, в открывшемся меню щелкните на кнопке Параметры Excel и в списке параметров выделите Дополнительно. В открывшемся справа списке дополнительных параметров Excel в группе экран установите флажок Примечание и индикатор и щелкните на кнопке ОК.
Задание: Скопируйте примечания к ячейкам на другие листы
Если в рабочей книге находится несколько листов с одинаковыми данными и вы хотите примечания к ячейкам одного листа добавить к соответствующим ячейкам остальных листов, то просто скопируйте ячейки с примечаниями на другие листы.
1. На листе Полный ассортимент правой кнопкой мыши щелкните на заголовке строки 6.
2. В контекстном меню выберите команду Копировать
3. Щелкните на ярлычке листа Ксероксы.
4. Правой кнопкой мыши щелкните на заголовке строки 6 и выберите в контекстном меню команду Специальная вставка Откроется диалоговое окно Специальная вставка (рис. 1.5).
Рис. 1.5 Диалоговое окно Специальная вставка
5. В диалоговом окне Специальная вставка в группе Вставить включите опцию Примечания и щелкните на кнопке OK. Диалоговое окно закроется, а в ячейках D6 и F6 появятся индикаторы примечаний.
Повторите шаги с третьего по пятый для листа Факсы.
Упражнение 6. Добавление текстовых полей
Создание текстовых полей — это еще один способ документирования рабочих листов. Текстовые поля «плавают» по верху рабочих листов. В них можно ввести текстовое сообщение произвольного размера и отформатировать его, не оказывая при этом никакого влияния на сам рабочий лист. В следующих заданиях вы добавите текстовое поле, объясняющее коды моделей товаров на листе ассортимента ксероксов, а затем скопируете его на другие листы.
1. Перейдите на лист Ксероксы и, перейдя ну вкладке Вставка ленты инструментов.
2. В группе Текст щелкните на кнопке Надпись. При этом на рабочем листе указатель мыши примет форму тонкого знака плюс.
3. Перетащив указатель мыши, задайте размер текстового поля, приблизительно равный размеру блока ячеек A18:F20.
4. В текстовом поле наберите следующее:
Х 00 Базовая модель