3.3.2 Создание и модификация нового шаблона

Упражнение 1. Создание нового шаблона.

1. Создание шаблона. Создать шаблон можно двумя способами: на основе существующего документа (выполните команду Файл/Открыть, а потом откройте нужный документ), или на основе существующего шаблона (выполните команду Файл/Создать/Общие шаблоны и найдите необходимый шаблон, выберите переключатель Шаблон, а потом нажмите кнопку ОК). Например, создайте новый шаблон делового письма для своей организации на основе встроенного шаблона Современное письмо.

2. Редактирование шаблона. Добавьте текст или рисунки, которые должны обязательно присутствовать в новом документе, основанном на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документе. Внесите, если надо, изменения в размеры страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. Для шаблона делового письма введите название и адрес вашей организации в соответствующие поля.

3. Сохранение шаблона. Выполните команду Файл/Сохранить как и в поле «Имя файла» введите подходящее имя для нового шаблона. В поле «Сохранить в» укажите папку Шаблоны. Папка Шаблоны обычно создается автоматически при установке Microsoft Office (Microsoft Word) и располагается в той же папке, что и Microsoft Office (или Microsoft Word). В поле «Тип файла» выберите значение Шаблон документа (при этом к имени автоматически добавляется расширение .dot), а потом нажмите ОК.

4. Создание документа на основе нового шаблона. Поскольку в папку «Шаблоны» добавился еще один новый шаблон, который Вы теперь можете выбирать в качестве основы нового документа при выполнении команды Файл/Создать/Общие шаблоны, то выберите свой шаблон. В созданном документе сведения о вашей организации будут располагаться там, где вы их разместили.

3.3.3 Создание простейших макросов

Упражнение1. Создание макроса “Удалить_до_конца_строки”.

1. Создание макроса. Создайте новый документ. Наберите строку следующих символов: 1234567890. Поместите курсор в начало строки. В строке состояния дважды щелкните индикатор ЗАП, чтобы открыть диалоговое окно «Запись макрокоманды». В этом диалоговом окне присвойте макросу имя: «Удалить_до_конца_строки» (в названии макросов не могут стоять пробелы). В поле «Описание» введите описание макроса, например:Удаляет текст до конца строки. Нажмите кнопку ОК. На экране развернется окно Запись макроса. Нажмите клавиши <Shift+End> – выделится текст от позиции курсора до конца строки. Нажмите клавишу <Del> – выделенный текст удалится. Щелкните кнопку Остановить запись.

2. Запуск макроса на выполнение. Откройте предварительно созданный вами документ Word. Установите курсор в начале первого лишнего слова и выполните команду Сервис/Макрос/Макросы. В диалоговом окне, которое открылось, активизируйте макрос “Удалить_до_конца_строки” и щелкните на кнопке Выполнить. Текст удалится.

3.  Подключение макроса к панели инструментов. Выведите на экран панель инструментов, на которую Вы собираетесь добавить кнопку для макроса, например: Visual Basic (Вид/Панели инструментов/VisualBasic). Выполните команду меню Сервис/Настройка. В диалоговом окне щелкните на вкладке «Команды». Из списка «Категории» выберите категорию «Макросы». В списке появятся все созданные макросы. Выделите макрос – «Удалить_до_конца_строки» и переместите мышкой на панель Visual Basic. На панели появится новая кнопка. Щелкните на кнопке Изменить выделенный объект и в списке выберите опцию «Основной стиль». Кнопка примет стандартный вид. Щелкните на кнопке Изменить выделенный объект и в списке выберите опцию «Выбрать значок для кнопки». В списке, который появился, щелкните, например, на кнопке с изображением телефона. Закройте диалоговое окно. На панели инструментов появится кнопка с изображением телефона. Установите курсор в начале ненужной строки текста и нажмите кнопку, закрепленную за макросом (телефон). Текст удалится.

4. Закрепление макроса за комбинацией клавиш. Выполните команду Сервис/Настройка. В появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Клавиатура. В списке «Категории» выберите категорию «Макросы». Выделите макрос – “Удалить_до_конца_строки”. Перейдите в поле «Новое соединение клавиш» и нажмите клавиши <Ctrl>+<Shift>+<E>, щелкните по кнопке Назначить. Закройте диалоговое окно. Комбинация клавиш закрепляется за созданным макросом. Установите курсор в последней строке текста и нажмите соединения клавиш <Ctrl>+<Shift>+<E>. Текст до конца строки удалится.

Упражнение2. Создание макроса – Темно_красный_цвет.

Наберите строку следующих символов: 1234567890. Поместите курсор в начало строки. В строке состояния дважды щелкните индикатор ЗАП, чтобы открыть диалоговое окно «Запись макрокоманды». В этом диалоговом окне присвойте макросу имя: «Темно_красный_цвет». В поле «Описание» введите – Окрашивает текст в темно-красный цвет. Нажмите кнопку ОК. Выполните команду Формат/Шрифт. Выберите из списка «Цвет» элемент Темно-красный, нажмите кнопку ОК. На панели инструментов Запись макроса нажмите кнопку Остановить запись. Подключите созданный макрос к панели инструментов и закрепите за ним комбинацию клавиш.

3.3.4 Выполнение самостоятельной работы

Используя программу Microsoft Word 2000 и встроенные шаблоны создайте деловое письмо, служебную записку, свое резюме и календарь. Разработайте и подключите собственный шаблон документа (титульный лист для лабораторных работ). Создайте собственный макрос.

3.4 Содержание отчета

Цель работы.

Теоретическая часть.

Порядок выполнения работы (короткое описание выполненных операций и использованных средств).

Результаты работы (распечатка полученных образцов делового письма, служебной записки, резюме и календаря).

Выводы о возможностях редактора по выполнению заданных операций.

3.5 Контрольные вопросы

1. В чем состоит цель лабораторной работы?

2. Какие виды стандартные шаблоны вы знаете?

3. Для чего применяют шаблоны?

4. В чем состоит процедура создания и редактирование шаблона?

5. Для чего нужен макрос?

6. Как создать макрос?

7. Какими способами можно сохранить макрос?

8. Как запустить макрос?

9. В чем преимущества макроса?

4 ВЫПОЛНЕНИЕ ФИНАНСОВОГО АНАЛИЗА С ПОМОЩЬЮ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА MICROSOFT EXCEL 2000

4.1 Цель работы

Изучить возможности табличного процессора Microsoft Excel 2000 по созданию, редактированию и анализу данных, представленных в виде таблиц, а также научиться работать с диаграммами.

4.2 Основные сведения о табличном процессоре Microsoft Excel 2000

Microsoft Excel представляет собой мощное средство для выполнения финансового анализа. Рабочие таблицы Microsoft Excel предназначены для анализа данных, представленных в строках и столбцах. Они хранятся в файлах, которые называются рабочими книгами. Каждая создаваемая рабочая книга состоит из 16 рабочих листов. Основным типом листов являются рабочие листы. Рабочие листы - это электронные таблицы, которые состоят из колонок и строк. Максимальное число колонок таблицы - 255, строк - 16384. Колонки обозначаются слева направо буквами: первые 26 - буквами А ... Z, следующие 26 - буквами AA-AZ и так далее до последней 255 колонки, которая обозначается IV. Строки обозначаются сверху вниз цифрами от 1 до 16384. На пересечении колонки и строки размещаются ячейки. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) состоит из обозначения колонки и строки (В3). Возможны относительные, абсолютные и смешанные ссылки. Ссылка, которая включает название колонки и номер строки, является относительной. При копировании формулы, а также редактировании листа такая ссылка будет модифицироваться. Например, если в какой-то ячейке есть формула, которая ссылается на ячейку В4, то при удалении, предположим, строки 2 и сдвига таблицы вверх формула модифицируется таким образом, что будет ссылаться на ячейку ВЗ. В абсолютных ссылках перед названием колонки и номером строки стоит символ $. Такие ссылки не модифицируются. В смешанных ссылках абсолютной есть название колонки и относительной – номер строки или наоборот (например, $АІ, А$1). В них модифицируется только относительная часть ссылки. В формуле может быть ссылка на диапазон клеточек. Диапазон может быть только прямоугольным. Указывая диапазон клеточек, задается адрес верхней левой клетки и через двоеточие – адреса нижней правой клетки (например, А1;С3). Если в формуле есть ссылка на ячейки, которые находятся на другом листе, то ссылка должна содержать имя листа, восклицательный знак и адрес ячейки (например, лист1!А1).

Ячейка может быть пустой или содержать числовой, текстовый тип данных или формулу.

Числовой тип. Возможны такие основные форматы числа: целое, действительное, с экспонентой, с дробью. Для целого числа допустимо использовать цифры 0...9, а также знаки + и -. Действительное числовключает дополнительно точку, которая разделяет целую и дробную части. Число с экспонентой состоит из мантиссы и порядка, разделенных латинской буквой E (например: 4.89Е+04=4.89*10⁴=48900. Мантисса – 4.89, порядок – 4). Для введения дробного числа следует ввести целую часть числа, потом символ пропуска, дальше числитель, символ / и знаменатель. Если целая часть числа отсутствует, то следует ввести на ее место 0.Дата вводится в формате ДД/ММ/ГГГГ, а время - в формате ЧЧ:ММ:СС. При индикации чисел в поле клеточки форма их представления зависит от ширины столбца. В стандартном формате в клеточке размещается восемь символов. Целые числа Microsoft Excel выводит в форме целого, даже если они введены в форме с экспонентой. Если изображение числа содержит большее чем восемь символов, то оно округляется. Если и это не помогает, то число выводится в форме с экспонентой. Следует помнить, что в оперативной памяти число сохраняется с той точностью, которая заданная при его вводе.

Текстовый тип. Если данные вводятся не в формате числа, то Microsoft Excel воспринимает их как текст. Для того, чтобы Microsoft Excel не интерпретировал введенные данные как число или формулу, данным должен предшествовать апостроф (например, если вводится текст 1234, который может быть воспринят как число, тогда строка ввода должна иметь вид '1234). Если введенный в клеточку текст длиннее, чем ширина клеточки, то он распространится вправо на соседние клеточки, если они пустые. Если соседние клеточки не пустые, то текст на экране вырезается, однако в памяти компьютера этот текст сохраняется полностью. При установлении флажка"Переносить по словам" вкладыша "Выравнивание" окна диалога "Формат ячеек" текст будет переноситься, занимая в клеточке несколько строк.

Формула. Формула начинается с символа "=" и представляет собой совокупность операндов, соединенных знаками операций и круглых скобок. Операндом может быть число, текст, логическое значение, адреса клеточки (ссылка на клеточку), функция. В формулах различаются арифметические операции и операции отношений. Microsoft Excel допускает арифметические операции: +, -, *, /, ^ (возведение в степень), %; операции отношений: >, <, =, <=, >=, <> (не равно). Арифметические операции и операции отношений выполняются над числовыми операндами. При вычислении формулы сначала выполняются операции в круглых дужках, потом арифметические операции, за ними - операции отношений. Над текстовыми операндами выполняется единая операция &, которая к тексту первого операнда присоединяет текст второго операнда. Microsoft Excel дает возможность выполнять расчеты с использованием содержимого из строк, столбцов и разных листов, а также копировать и перемещать данные между листами, строками и столбцами. Microsoft Excel владеет широкими возможностями для построения диаграмм 15 разных типов. Каждый тип диаграммы имеет несколько видов. Диаграмма всегда строится для какого-либо диапазона клеточек. Как правило, на диаграмме отображается последовательность значений какого-нибудь параметра в зависимости от значений аргументов. Последовательность значений параметра в Microsoft Excel называют рядом данных, а последовательность значений аргументов - категорией. Диаграмма может строиться как на активном письме, так и на новом.