6.3 Порядок выполнения работы

6.3.1 Ознакомление с основными возможностями Microsoft PowerPoint

Упражнение 1. Создание презентации с помощью Мастера Автосодержания.

Мастер автосодержания предлагает несколько хорошо отработанных планов презентаций различной тематики в качестве исходного материала для презентации. Все, что остается пользователю, это адаптировать текст выбранного образца, а также, возможно, изменить дизайн.

1. Создание презентации. Для построения презентации выберите команду Создание презентации/Создать/Из мастера автосодержания. В открывшемся окне «Мастера автосодержания» на 1-м шаге следует определить вид презентации: общая, служебная, проект, деловая или советы от Карнеги. Каждый из видов содержит несколько разработанных шаблонов презентаций, имеющих различное содержание (примерный план проведения презентации с комментариями) и оформление. На 2-м шаге надлежит определить стиль презентации: будет ли выводиться презентация на экран или презентация готовится для демонстрации в Интернете и т.д. На 3-м шаге необходимо определить параметры презентации, а именно задать заголовок презентации и объекты, которые будут помещаться на каждом слайде: дата последнего изменения, номер слайда и данные, которые вводят в нижний колонтитул.

2. Настройка содержания презентации. Презентации на конференциях и совещаниях очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию,разработать стратегию презентации.

В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации и выступать по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать разъяснения новым работникам или объяснять политику компании. Презентации могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации:

− информирование или анализ. Когда цель вашей презентации – информирование или анализ, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего это собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных;

− убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода активности или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи.

Аудитория – это еще один базовый элемент вашей презентации. Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к конференции. Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но, когда в группе больше 12 человек, нормальное обсуждение становится невозможным.

Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления. В начале необходимо определить главную идею, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть подобна рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Вы должны разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам. Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение. Другой важный элемент подготовки и планирования презентации – выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера выступления и аудитории, бюджета, времени, отпущенного на подготовку. Если содержание выступления формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким. Если же все присутствующие вам знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера выступления для более лучшего восприятия.

Вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления. Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части. Помните, что основная часть должна содержать не более 3–4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики. Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтому, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль уже рассказанной части, приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить. Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления. Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

3. Настройка внешнего вида презентации. Самый простой способ придать презентации совершенно другой вид – это изменив шаблон оформления. Смена шаблона влияет практически на любую деталь презентации. Для того чтобы сменить шаблон оформления, следует выполнить команду Формат/Оформление слайда/Шаблоны оформления, а затем выбрать понравившийся Вам шаблон оформления. Шаблон оформления можно применить как ко всем слайдам, так и только к выделенным слайдам или текущему активному слайду. Кроме того, для выбранного шаблона можно настроить цветовую схему слайда (цвет фона, цвет шрифта и линий, цвет тени и т.д.). PowerPoint предлагает шесть стандартных цветовых схем и возможности по настройке собственной цветовой схеме. Для того чтобы изменить цветовую схему слайдов, выберите командуФормат/Оформление слайда/Цветовые схемы.

4. Настройка демонстрации презентации. В слайд-фильме строки маркированного текста на текстовых слайдах могут появляться на экране либо все сразу, либо последовательно. Чтобы маркированный текст «выстраивался» на слайде, необходимо назначить эффект анимации (сложный или простой), выделив один или несколько текстовых слайдов с маркированным текстом, а затем выбрав тип эффекта в списке в диалоговом меню Показ слайдов/Эффекты анимации. При этом выбранный эффект анимации будет применен ко всем элементам выделенных слайдов. Дополнительную настройку выбранного эффекта анимации или определение собственного эффекта можно осуществить в диалоговом меню Показ слайдов/Настройка анимации. Для того чтобы назначить какой-либо эффект анимации элементу-слайду, следует выбрать этот элемент. Для выбранного элемента (например, заголовок слайда) можно назначить эффект входа, выделения, выхода и пути перемещения. Кроме того, для каждого из примененных эффектов прямо в диалоговом меню «Настройка анимации» можно определить параметры начала эффекта, масштаб, а также скорость эффекта, а, открыв диалоговое меню «Параметры эффектов», можно также задать такие параметры: следует ли затемнять элемент после анимации и если затемнять, то каким цветом; можно после анимации скрыть элемент как сразу, так и по щелчку; применять ли анимацию ко всему тексту элемента или к отдельным словам, отдельным буквам.

Слайд-фильм можно дополнять переходами, построениями и даже скрывать отдельные слайды. Переходы – это назначаемые пользователем специальные эффекты, которые управляют сменой слайдов на экране. Во время презентации эффект перехода выводит на экран следующий слайд, используя самые разнообразные приемы. Можно также подобрать звуковое сопровождение во время смены слайдов. Для настройки смены слайдов следует выполнить команду Показ слайдов/Смена слайдов. В открывшемся меню можно выбрать эффект перехода, параметры изменения перехода (скорость, звук), условия смены слайда (по щелчку мыши, автоматически через заданное количество секунд). Лучше всего эффекты перехода назначать в режиме сортировщика слайдов, в котором можно видеть одновременно несколько слайдов и предварительно просмотреть действие эффектов перехода.

Демонстрация презентации. Навигатор слайдов в режиме Демонстрации слайдов позволяет выбрать любой слайд фильма, а затем либо показать его аудитории, либо пропустить. Кнопки Предыдущий слайд иСледующий слайд служат для продвижения от слайда к слайду. Чтобы перейти к следующему слайду можно так же щелкнуть мышью окно слайда. На время перерыва в презентации можно зачернить экран слайд-фильма, используя команду Экран/Черный экран.

Поле Указатель позволяет изменить вид курсора мыши на карандаш. Карандаш можно использовать для пометок на слайдах, например, чтобы подчеркнуть важное слово, усиливая его действие. Команда Экран/Стереть карандаш позволяет удалять с экрана все пометки, после чего слайд приобретает первоначальный вид.

ражнение 2. По-слайдное создание презентации.

Новую презентацию можно создавать самостоятельно по-слайдно, используя команду Вставка/Создать слайд, а далее применять различную разметку слайда с помощью диалогового окна «Разметка слайда». Данное диалоговое окно позволяет использовать различные типы макетов для разметки слайда: макеты текста (титульный слайд, только заголовок, заголовок и текст, заголовок и текст в две колонки), макеты содержимого(пустой слайд, объект, заголовок и объект и др.), макеты текста и содержимого (заголовок, текст и объект; заголовок, текст и два объекта и т.д.).

1. Создание титульного слайда. Любую презентацию в соответствии с советами профессионалов рекомендуется начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада, выступления и т.д. Поэтому в диалоговом окне «Разметка слайда» выберите макет текста − Титульный слайд для создания слайда-заголовка презентации. В появившейся рамке фиксации «Заголовок слайда» введите следующий текст примера: «Пакет подготовки презентаций Microsoft PowerPoint 2000». Для ввода текста выберите соответствующий шрифт, используя панель инструментов Форматирование или команду Формат/Шрифт. С помощью этой команды вы можете установить при необходимости размер шрифта, его цвет и тень текста заголовка.

2. Создание слайда с рисунком. В диалоговом окне «Разметка слайда» выберите макет содержимого слайда, который будет включать заголовок и объект. В рамку для заголовка введите текст: «Слайд с рисунком». В области рамки для объекта дважды щелкните в рамке фиксации «Щелкните значок, чтобы добавить содержимое» по объекту «Добавить рисунок». В появившемся окне приложения ClipArt Gallery выберите в категории «Академический рисунок» картинку «Школьные принадлежности» и нажмите кнопку ОК. Используйте элементы управления рамки с рисунком для установки требуемых размеров рисунка и его положения на слайде.

3. Создание слайда с диаграммой. Диаграмма служит для передачи любой информации, которая может быть выражена количественно. Поскольку диаграмма есть визуальное представление числовых данных, ее использование может оказать гораздо большее действие на аудиторию, чем поток самых красноречивых слов. Microsoft Graph 5 представляет собой специальный модуль, который создает диаграммы для использования в приложениях Windows, таких как Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. При создании или модификации диаграмм панели инструментов и меню PowerPoint заменяются стандартной панелью инструментов и меню модуля Graph, так что на экране будут только те команды и кнопки, которые нужны для работы с графиками.

В диалоговом окне «Разметка слайда» выберите макет содержимого слайда, который будет включать заголовок и объект. В рамку для заголовка введите текст: «Слайд с диаграммой». В области рамки для объекта дважды щелкните в рамке фиксации «Щелкните значок, чтобы добавить содержимое» по объекту «Добавить диаграмму». Диаграмма или график, которые создаются по-умолчанию, появляются на текущем слайде. При вводе или редактировании данных этого графика, таблица, содержащая числа, располагается на экране поверх него. Любое изменение в числах таблицы немедленно отражается на графике. Для того чтобы определить другой тип диаграммы, выберите команду Диаграмма/Тип диаграммы.

Диаграммы с областями показывают количественные изменения значений нескольких величин на протяжении некоторого интервала времени. Диаграммы-графики весьма похожи на них, но они скорее подчеркивают степень изменения величин, нежели количественное значение этих изменений. Линейчатые диаграммы сравнивают данные, накопленные на протяжении некоторых временных интервалов. Они в большей мере подчеркивают различие данных во времени. Линейки таких диаграмм обычно направлены горизонтально. Подтип Сгруппированные линейчатые диаграммы служит для отображения относительных вкладов различных данных в некоторое целое. Подтип процентные сгруппированные линейчатые диаграммы служит для отображения тех же относительных вкладов, выраженных в процентах. Гистограммы – это линейчатые диаграммы с вертикальным расположением линеек. Как и линейчатые диаграммы, они сравнивают данные, накопленные за некоторые промежутки времени и иллюстрируют как бы “моментальные снимки” данных. Аналогично линейчатым диаграммам, гистограммы не очень удобны для демонстрации изменения данных во времени. Гистограммы также имеют подтипы сгруппированные и процентные сгруппированные. Графики служат для изображения изменения данных во времени или трендов. Такая информация может демонстрироваться и с помощью линейчатых диаграмм, но графики гораздо лучше отражают динамику измерений. Два подтипа графиков,максимальный – минимальный - конечный и начальный – максимальный – минимальный - конечный, обычно используются для отображения биржевых цен на момент открытия и закрытия торгов, а также максимального и минимального значения индекса цен в ходе торгов. Данный подтип графиков может применяться и для отображения других типов данных, которые имеют максимум и минимум на некотором интервале, например, таких как температура или давление. Круговые диаграммы показывают соотношения, возникающие при разбиении некоторого целого на части. Можно отделять определенные сектора от круга, чтобы заострить внимание на каких-то данных. Значения, представляемые секторами, содержатся в одном ряде чисел таблицы данных модуля Graph. XY-точечные диаграммы демонстрируют степень связи между двумя рядами чисел. В основном они используются для предоставления научных данных. Кроме того, диаграммы этого типа позволяют изобразить в координатах XY два множества чисел в виде одного. Кольцевые диаграммы, как и круговые, служат для отображения соотношений между частями некоторого целого, однако здесь появляется возможность представить в одной диаграмме несколько подобных соотношений. Лепестковые (радарные) диаграммы позволяют сопоставить значения нескольких разнородных величин. При этом каждому типу данных соответствует своя радиальная ось, выходящая из центра диаграммы. Объемные диаграммы с областямипредставляют собой обычные диаграммы с областями, изображенные в трех измерениях. Объемность не имеет практического значения и предназначена только для украшения диаграммы. Объемные линейчатые диаграммы представляют собой линейчатые диаграммы, изображенные в трех измерениях. При вводе данных для графика нужно заменить текстовые метки в первой строке и первом столбце. Для замены метки необходимо щелчком мыши или с помощью клавиш со стрелками переместить указатель активной ячейки на ячейку с текстовой меткой, а затем ввести новую метку поверх существующей. Поскольку PowerPoint по умолчанию размещает данные для графика по строкам, каждая метка, введенная в крайней левой ячейке строки, появляется в легенде графика. Метки, введенные в крайних верхних ячейках столбцов, часто представляют собой время или дату, но они могут иметь и любой другой смысл, позволяющий отличать друг от друга конкретные значения данных числового ряда. После того, как введены текстовые метки, необходимо заменить приведенные в качестве примера числа своими.

4. Создание слайда с таблицей. В диалоговом окне «Разметка слайда» выберите макет содержимого слайда, который будет включать заголовок и объект. В рамку для заголовка введите текст: «Слайд с таблицей». В области рамки для объекта дважды щелкните в рамке фиксации «Щелкните значок, чтобы добавить содержимое» по объекту «Добавить таблицу». При создании нового табличного слайда, внутри серой рамки на слайде появляется пустая таблица. Вертикальные и горизонтальные линейки, обрамляющие таблицу, и точечные линии сетки отмечают границы самой таблицы и ее ячеек. Когда новая таблица появляется на текущем слайде, меню и панели инструментов Microsoft Word заменяют собой меню и панели инструментов Microsoft PowerPoint. Создав таблицу, можно менять ее структуру, добавляя, удаляя, перемещая и копируя ячейки, столбцы и строки. Можно также менять ширину столбцов, высоту строк и объединять или разбивать ячейки. После того как введено содержимое ячеек таблицы и сделаны все необходимые структурные изменения, можно изменить внешний вид таблицы в целом. По умолчанию для форматирования элементов таблицы (шрифт текста, цвет) Microsoft PowerPoint использует шаблон текущей презентации.

5. Создание слайда с организационной диаграммой. В диалоговом окне «Разметка слайда» выберите макет содержимого слайда, который будет включать заголовок и объект. В рамку для заголовка введите текст: «Слайд с организационной диаграммой». В области рамки для объекта дважды щелкните в рамке фиксации «Щелкните значок, чтобы добавить содержимое» по объекту «Добавить организационную диаграмму». После того, как диаграмма создана, необходимо дать ей название, выделив текст “Название диаграммы” в ее верхней части и ввести новое название. Чтобы добавить строку подзаголовка, нужно нажать ENTER в конце строки названия. После ввода текста в блоке оргдиаграммы его можно отредактировать, выделив блок щелчком мыши, а затем переместив точку вставки в нужное место текста. Можно использовать все методы выделения и редактирования текста, которые предусмотрены в PowerPoint. Закончив оргдиаграмму можно перемещать диаграмму целиком или изменять ее размер с помощью угловых маркеров, однако форма ее всегда будет оставаться неизменной.