3. Использование сводных таблиц для получения итоговых отчетов по определенным параметрам.

Предположим, что аптека «Фармация» реализует медикаменты в розницу. Ежедневно по проданным товарам продавцы предоставляют данные о количестве проданных медикаментов в формате:

Дата	Группа	Наименование препарата	Ед. изм.	Кол-во	Цена	Сумма
…	…	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…	…

Требуется получить сводные данные об объемах продаж за месяц, год по выбранным группам товаров.

	Пример выполнения работы

Исходные данные представлены в следующей таблице.

Реализация медикаментов

Дата	Группа	Наименование товара	Ед. изм.	Кол-во	Цена	Сумма
06.08.2001	Группа №1	Анальгин таб. 500мг №10	шт	10	3,20	32
09.08.2001	Группа №4	Баралгин М таб. №100	шт	50	90,00	4500
13.08.2001	Группа №2	Новокаин амп. 2% 2мл №10	шт	20	9,50	190
15.08.2001	Группа №3	Тетрациклина таб. п/о 0,1г №20	шт	300	6,00	1800
16.08.2001	Группа №6	Парацетамол таб. 500мг №10	шт	20	3,00	60
21.08.2001	Группа №3	Аминазин др. 25мг №10	шт	30	9,50	285
22.08.2001	Группа №2	Аскорбиновая к-та амп. 5% 1мл №10	шт	60	15,00	900
25.08.2001	Группа №5	Аспирин таб. 500мг №10	шт	22	19,30	425
27.08.2001	Группа №2	Димедрол таб. 50мг №10	шт	30	5,00	150
30.08.2001	Группа №1	Камфорный спирт 10% фл. 80мл	шт	13	15,00	195
31.08.2001	Группа №2	Гастропин таб. 25мг №50	шт	100	105,00	10500
31.08.2001	Группа №4	Левомицетин таб. 0,5г №10	шт	11	25,00	275

Графа «Сумма» должна быть рассчитана по формуле: Сумма = Кол-во * Цена.

В связи с тем, что итоги (объем продаж) должны рассчитываться за месяц и за год необходимо ввести две дополнительные графы «Месяц» и «Год», рассчитываемые по формулам:

Графа "Месяц" = МЕСЯЦ(Графа "Дата")

Графа "Год" = МЕСЯЦ(Графа "Год")

В результате в данных графах должен отобразиться номер месяца и номер года. Графы "Месяц" и "Год" в дальнейшем будут использоваться для выборки и формирования итогов. В результате получим таблицу:

Теперь необходимо выделить таблицу и активировать опцию Данные  Сводная таблица …  Далее  Далее  Готово. Получаем на отдельном листе шаблон создания сводной таблицы.

Далее необходимо построить сводную таблицу, переместив наименование граф таблицы в соответствующие области шаблона сводной таблицы:

1. Переместить "Наимено…" в секцию "Перетащите сюда поля строк" как показано на рисунке.

2. Переместить "Ед. изм." в область строк таблицы.

3. Переместить последовательно "Кол-во" и "Сумма" в область данных таблицы.

4. Переместить образовавшуюся графу «Данные» в область столбцов таблицы как это показано на рисунке:

В результате получим таблицу:

Из рисунка видно, что по каждому наименованию подводятся итоги. Для выполнения поставленной задачи этого не требуется. Для того, чтобы убрать итоги в строках после каждого наименования необходимо:

1. Перейти на любую ячейку графы "Наименование товара".

2. Вызвать контекстное меню нажатием правой кнопки мыши и выбрать опцию параметры поля как это показано на рисунке:

3. В появившемся диалоге необходимо выбрать переключатель «Нет» в информационной группе «Итоги».

 Нажать Ok

В результате убираются строковые итоги после каждого наименование. Получаем следующий вид экрана:

4. Графы сводной таблицы «Сумма по полю Кол-во» и «Сумма по полю Сумма» необходимо переименовать в «Кол-во» и «Сумма», соответственно (перед текстом необходимо набрать пробел).

Далее необходимо переместить кнопки «Мес», «Год», «Группа» в область полей страниц. Получим:

Таким образом, получается сводная таблица, позволяющая получать сводные данные по определенным показателям.

Например, необходимо определить выручку за август месяц 2001 года по группе «Группа №3». Для этого в верхней части таблицы из списка выбираются необходимые параметры. Результат представлен на рисунке.

Из рисунка видно, что значения в таблице автоматически изменяются при изменении полей «Месяц», «Год», «Группа».

Важной особенностью сводных таблиц является возможность их обновления при изменении исходных данных. Для обновления данных сводной таблицы необходимо находясь внутри сводной таблицы вызвать контекстное меню, где выбрать опцию «Обновить данные».

Сводная таблица создается на основе определенного диапазона ячеек – исходных данных. Со временем исходная информация изменяется и дополняется, что требует изменения диапазона ячеек, который используется для построения сводной таблицы. В связи с этим необходимо либо каждый раз изменять параметры сводной таблицы в части диапазона исходных ячеек, либо присвоить исходному диапазону ячеек определенное имя и указать его в параметрах сводной таблицы. Второй случай позволяет не изменять каждый раз параметры сводной таблицы, а просто изменить параметры именованного диапазона, что делает работу более эффективной (например, на основе одних и тех же данных строится несколько сводных таблиц).

Присвоим области исходных данных имя «ИсходныеДанные»:

1. Необходимо выделить диапазон ячеек с исходной для сводной таблицы информацией как показано на рисунке ниже:

2. Вставка  Имя … Присвоить …  Ввести название диапазона: «ИсходныеДанные». … Ok.

Рис. Выделение диапазона ячеек – исходных данных для сводной таблицы

Рис. Присвоение имени диапазону ячеек.

Теперь необходимо изменить параметры сводной таблицы: диапазон ячеек исходных данных, для чего необходимо:

1. Переместить курсор на одну из ячеек сводной таблицы.

2. Вызвать контекстное меню и активировать опцию «Мастер…».

3. В открывшемся диалоге необходимо переместиться на шаг 2 (один раз нажать кнопку «Назад») до места выбора диапазона.

4. Ввести имя диапазона ячеек с исходными данными как показано на рисунке:

5. Нажать «Готово».

Теперь сводная таблица будет брать исходные данные из диапазона ИсходныеДанные. При увеличении числа строк в таблице исходных данных необходимо будет увеличить размерность определенного именованного диапазона ИсходныеДанные: Вставка  Имя  Присвоить…  Выбрать диапазон ИсходныеДанные в списке  После чего увеличить размер диапазона как показано на рисунке изменив номер последней строки диапазона на больший. Например, «15» заменить на «20».

В повседневной практике исходная таблица дополняется ежедневно, поэтому ежедневное изменение параметров диапазона представляется неудобным и нежелательным, особенно, если это будет производить недостаточно квалифицированный специалист. Поэтому при определении диапазона исходных данных необходимо указать значение последней строки диапазона, недостижимое в ближайшем будущем. Например, вместо того, чтобы увеличить диапазон на 5 строк (в результате замены 15 на 20) увеличить его на 2000 строк, введя вместо 15 значение 2000. Такая мера полностью себя оправдывает тем, что она позволяет избежать возможных ошибок, связанных с тем, что диапазон исходных данных не был своевременно расширен (а данные уже ушли к руководству и на их основе принято ошибочное решение, что в свою очередь привело к прямым убыткам для фирмы).

Таким образом, при определении диапазона ячеек исходных данных сводной таблицы необходимо определить имя этого диапазона и указать его размерность, намного превышающую по количеству строк достижимый в ближайшем будущем предел. В дальнейшем, при достижении операторами предела в 2000 строк таблицы исходных данных, необходимо изменить параметры диапазона, выставив на этот раз 4000 строк в качестве предела диапазона.

Полученная сводная таблица позволяет определить объем продаж товаров за определенный дискретный период (за месяц и за год) по группам товаров. Для этого необходимо последовательно установить критерии отбора: номер месяца, год, наименование группы товаров.

Результат предстает в виде автоматически сформированной новой сводной таблицы как это показано на рисунке:

Рис. Пример выбора критериев отбора сводной таблицы.

Рис. Полученная в результате установки критериев отбора сводная таблица.