Раздел 2. Основные цели и задачи

2.1.Основными целями отдела являются:

упорядочение работы с документами, совершенствование делопроизводства в соответствии с требованиями регламентирующих нормативных правовых актов;

организация работы с документами в комитете, контроль за своевременным исполнением служебных документов;

учет и сохранность организационно- распорядительной, служебной документации: формирование дел для временного и постоянного хранения;

организация работы с кадрами, обеспечение сохранности документов по личному составу для передачи на постоянное хранение в архивный отдел администрации города;

формирование фонда ведомственного архива;

обеспечение хозяйственно-технического обслуживания комитета.

2.2. Основными задачами отдела являются:

прием, регистрация и передача по назначению входящей и внутренней документации, а также исходящей корреспонденции, писем и обращений граждан;

организация личного приема граждан председателем комитета и заместителями председателя;

обеспечение систематического контроля за своевременным исполнением поступающих в комитет документов вышестоящих органов, постановлений, распоряжений, поручений, данных руководством администрации города, депутатских запросов, писем и обращений граждан;

проведение анализа состояния дел по работе с документами, исполнительской дисциплины по срокам исполнения документов и информирование руководства комитета о состоянии дел;

составление проекта номенклатуры дел комитета и представление в установленном порядке на согласование в архивный отдел администрации города;

учет и сохранность законченных делопроизводством документов в ведомственном архиве.

организация работы с кадрами; оформление трудовых книжек, формирование и ведение личных дел работников комитета, обеспечение их сохранности;

ведение учетно-справочной картотеки личного состава комитета;

подготовка приказов председателя комитета: по основной деятельности; по личному составу комитета в соответствии с трудовым законодательством; по предоставлению отпусков и командировок;

еженедельное планирование совещаний, проводимых в комитете; ведение протокола аппаратных совещаний, контроль за выполнением поручений;

планирование работы отдела, составление годовых и квартальных планов;

разработка годовых планы учебы работников комитета, организация проведения учебы в соответствии с планом;

подготовка необходимых материалов и организация проведения аттестации работников комитета;

подготовку аналитических и отчетных документов по направлениям деятельности отдела;

организация хозяйственно-технического обслуживания помещений, занимаемых комитетом;

оформление договорных отношений с обслуживающими организациями и физическими лицами по хозяйственно- техническим вопросам;

обеспечение сохранности и использования основных средств, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

обеспечение работы служебного автотранспорта, своевременное обслуживание автотранспортом руководителей и работников комитета, контроль за техническим состоянием транспортных средств;