Справочный интерфейс

Приложения Microsoft Office снабжены достаточно мощными средствами получения необходимой справочной информации во время работы с документами. Элементами справочного интерфейса Microsoft Office являются:

Всплывающие подсказки.

Помощник по Office. В Microsoft Office 97 помощник приобрел вид персонифицированного персонажа, который можно сменить на любой другой из доступных. В Microsoft Office 2000 персонажи Помощника вышли из своего окна, они не ограничены рамками и занимают меньше места на экране.

Справка – это общее средство для приложений Microsoft Office и приложений Windows. В справке освещены все основные средства приложений Microsoft Office.

Унификация интерфейса

Приложения Microsoft Office имеют унифицированный интерфейс. Понятие "унифицированный" не связано с тем, что списки меню различных приложений похожи наборами команд. Приложения Microsoft Office 2000 являются избыточными, т.е. частично перекрываются по своим функциональным возможностям. И суть унификации интерфейса Microsoft Office 2000 заключается в следующем: сходные функции имеют одинаковое обозначение (название команды или значок на кнопке), а несходные функции имеют различные обозначения.

Интерфейсы всех приложений унифицированы, но в разной степени. В большей степени унификация коснулась интерфейсов таких приложений, как Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. Эти три приложения, в отличие от других, сходным образом трактуют центральное понятие документа. Поэтому приложения Word, Excel и PowerPoint соответствуют следующим трем условиям:

• документы являются главной единицей структуризации информации;

• приложение может одновременно работать с несколькими документами;

• для фиксации сделанных в документе изменений необходимо выполнить команду сохранения документа.

В приложениях Access, Outlook и FrontPage хотя бы одно из этих условий не выполняется, поэтому они традиционно стоят в Microsoft Office несколько особняком

2.4. Выводы по теме

Семейство Microsoft Office представляет собой совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. Каждое приложение семейства предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных.

Отличительные признаки приложений семейства Microsoft Office:

• унифицированный интерфейс;

• совместимость по данным;

• единые средства программирования.

• Состав Microsoft Office 2000 включает в себя:

• основные приложения (Microsoft Word, Microsoft Excel и т.д.);

• вспомогательные приложения (Microsoft WordArt, Microsoft Equation, Microsoft ClipArt и т.д.);

• пристройки и надстройки.

Единица данных самого верхнего уровня структуризации в Microsoft Office называется документом. Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какая информация в них хранится. Как правило, документы разных типов обрабатываются разными приложениями Microsoft Office.

Представление информации в Microsoft Office имеет особенности:

Документы основных типов могут иметь внутреннюю структуру, причем элементы этой внутренней структуры могут, в свою очередь, иметь различные типы.

Механизм связи и внедрения OLE позволяет внутрь документа одного типа внедрить объект совершенного другого типа, который может быть обработан только "родным" для него приложением.

Внутрь документа любого типа могут быть вставлены гиперссылки на документы или части документов любых других типов.

Приложения Microsoft Office имеют различные средства экспорта/импорта, конверторы и фильтры, которые позволяют обрабатывать документы в "чужих" форматах почти также свободно, как и документы в "родным" формате.