За рубежом существуют несколько теорий оптимального распределения времени. Принцип Парето

В.Парето открыл эффект КОНЦЕНТРИРОВАННОГО НАПРЯЖЕНИЯ.

В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает ПРАВИЛО 20/80:

Концентрация 20 % времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов.

	Время	Результаты
П овседневные проблемы	80 %		20 %
			80 %
Жизненно-важные проблемы	20 %
Рис. Соотношение затрат времени и достигнутых результатов

Остальные 80% времени обеспечивают лишь оставшиеся 20% результатов.

Принцип Эйзенхауэра

Этот принцип очень важен для определения значимости задач. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи:

А - задачи: очень важные и срочные - ВЫПОЛНЯТЬ НЕМЕДЛЕННО.

В - задачи: важные, несрочные - ОПРЕДЕЛИТЬ, в какие СРОКИ их следует выполнять.

С - задачи: менее важные, но срочные - ДЕЛЕГИРОВАТЬ.

Важность		В – задачи (определить сроки)	А – задачи (немедленно исполнять)
		ДЕЛА НЕ ВАЖНЫЕ И НЕ СРОЧНЫЕ	С – задачи (делегировать)
			Срочность
	Р ис. Распределение приоритетов решения задач.

Однако НАИБОЛЬШАЯ ОПАСНОСТЬ для руководителя заключается В УВЛЕЧЕНИИ СРОЧНОСТЬЮ (С-задачами), в то время как В-задачи (или даже А-задачи) остаются НЕ ВЫПОЛНЕННЫМИ.

ПЛАНИРОВАНИЕ дает возможность руководителю сконцен­трироваться на важнейших вопросах с учетом сроков и времени их решения, а остальные рационально распределить среди подчинен­ных.

В основе этого:

• оценка каждой работы с точки зрения НЕОБХОДИ­МОСТИ;

• с точки зрения ПОСЛЕДСТВИЙ в случае отказа от выполнения;

• ОПРАВДАННОСТИ УСИЛИЙ, требуемых для ее выполнения, ВОЗМОЖНОСТИ их СНИЖЕНИЯ, РЕАЛЬНОЙ ОТДАЧИ.

Планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, остальное составляют резервы на решение не предвиденных проблем, творческую деятельность и повышение квалификации.

Создание резервов времени значительно повыша­ет гибкость планов и облегчает их корректировку.