2.2 Документальне оформлення господарських операцій з обліку розрахунків з підзвітними собами.

 Документальне оформлення операцій з розрахунку з підзвітними особами.  Склад первинних документів за розрахунками з підзвітними особами, з одного боку, досить вузьке - це авансові звіти, заяви на видачу грошей з каси. З іншого боку, документів, супутніх цими розрахунками, дуже багато, тому що дані розрахунки пов'язані з іншими розділами обліку, наприклад, операціями по касі, розрахунками з постачальниками та підрядниками, операціями по руху матеріальних цінностей і т.д. і, отже, при перевірці зіставляються авансові звіти з документами за іншим розділах обліку.  Основні документи, які потрібно піддати вивченню при перевірці розрахунків з підзвітними особами:  1) для проведення розрахунків з відрядними особами:  - Авансові звіти;  - Накази про направлення співробітників у відрядження;  - Заява на видачу грошей з каси;  - Документи, що підтверджують зроблені витрати (посвідчення про відрядження, проїзні квитки, рахунки готелів);  - Копії закордонних паспортів з відмітками про перетин кордону;  2) для проведення розрахунків за господарськими операціями:  - Авансові звіти;  - Журнал реєстрації авансових звітів;  - Список осіб, яким дозволено одержання готівки з каси;  - Заява на видачу грошей з каси;  - Виправдувальні первинні документи;  3) розрахунки за представницьких витрат:  - Авансові звіти;  - Заява на видачу грошей;  - Список осіб, яким дозволено одержання готівки з каси;  - Кошториси представницьких витрат;  - Накази про затвердження кошторисів представницьких витрат;  4) виправдувальні первинні документи:  - Головна книга;  - Журнал-ордер N 7;  - Журнал-ордер N 1;  - Касова книга.  Список осіб, які мають право отримувати гроші на господарські потреби та / або на закупівлю сільськогосподарської продукції, затверджується керівником організації. Перелік таких осіб може бути додатком до розпорядження керівника про порядок ведення розрахунків з підзвітними особами. Далі керівник віддає розпорядження про участь конкретної підзвітної особи в розрахунках за одержання цінностей (про направлення його у службове відрядження або суміщенні отримання цінностей і направлення у відрядження) і про виплату йому грошового авансу для цих цілей. Подібне розпорядження може бути оформлено в усній або письмовій формі, а завдання для направлення у службове відрядження - тільки в письмовому вигляді.  При перевірках контролюючих органів первинні документи, що не належать на стадії їх складання безпосередньо до ведення бухгалтерського обліку, також є об'єктом ревізії. Від послідовного і ретельного заповнення всіх реквізитів у первинних документах і регістрах багато в чому залежить проведення облікових процедур. Помилки та неточності, допущені при цих операціях, в подальших операціях виправити неможливо. Розпорядження керівника (наказ, службова записка, усне розпорядження, вказівку, розрахунок і т.д.) є підставою для видачі грошового авансу підзвітній особі.  Видача готівки з каси передбачає два варіанти: з використанням видаткового касового ордера і видачу за відомістю. У разі оформлення касиром видаткового касового ордера в ньому вказується мета, на досягнення якої видаються готівкові гроші підзвітній особі (відрядження, придбання цінностей тощо). Якщо на документі - додатку до видаткового ордеру (наказ, розпорядження, розрахунок і т.д.) є дозвільний підпис керівника, на видатковому касовому ордері його підпис не обов'язкова. Цей варіант частіше використовується при разових виплатах підзвітним особам.  У встановлені організацією терміни підзвітні особи повинні відзвітувати про використання отриманих сум. Затверджений авансовий звіт про проведені витрати з додатком виправдувальних документів подають до бухгалтерії. Не повернені своєчасно суми авансів утримують з належних підзвітним особам коштів на оплату праці.  Надходження готівки в касу організації оформляється прибутковим касовим ордером, затверджена форма якого застосовується для оформлення надходження грошей до каси як при ручній обробці, так і при обробці інформації із застосуванням засобів обчислювальної техніки. Прибутковий ордер виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії, підписується головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим (касиром).  В якості підтвердження прийому грошей виписується квитанція до прибуткового касового ордера, яка вручається особі, яка внесла гроші, або прикладається до виписки банку (при вступі готівки по чеку). Квитанція також підписується головним бухгалтером або касиром і засвідчується печаткою (штампом) або відбитком касового апарата. У прибуткових касових ордерах та квитанціях до них наводиться підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи.  Касир перевіряє відповідність сум готівкових коштів за супровідними документами прибуткового ордера, квитанції до нього і перераховує готівку, передані особою, що вносить кошти до каси. При збігу всіх сум касир підписує прибутковий ордер, квитанцію до нього і видає квитанцію на руки особі, яка вносить готівку. Касир оприбутковує готівку, реєструє операцію в касовій книзі, гасить докладені до ордера документи штампом або написом "Отримано".  При покупках за готівковий розрахунок в організаціях роздрібної торгівлі продавець зобов'язаний видати покупцеві, а покупець має право вимагати у продавця два документи - касовий чек і товарний чек (або накладну).  Підводячи підсумок, всьому вищезазначеному, хотілося б відзначити, що використання автоматизованого обліку ведення обліку розрахунку з підзвітними особами істотно скоротить витрати робочого часу, кількість осіб, які виконують дані операції, а в цілому для підприємства, дозволить заощадити значні грошові кошти, які в свою чергу, можуть бути спрямовані на розвиток виробництва і вдосконалення технологій.