1. Информационные технологии общего назначения

1. Информационные технологии электронного офиса

Самыми распространёнными компьютерными технологиями являются редактирование текстовых данных, обработка графических и табличных данных. Технология их использования основана на интерфейсе WIMP. Для работы с текстом используются текстовые процессоры (или редакторы). В настоящее время разработано большое коли­чество текстовых процессоров, которые обладают различными возможностями и сред­ствами реализации. Наиболее распространенным в настоящее время текстовым процессором является Windows. В его среде можно выделить Write и Word.

Функции текстового процессора – набор текста, форматирование, проверка орфографии, подготовка и печать документов и др. с использованием соответствующих информационных технологий.

Функции графического процессора – создание и модификация графических образов деловой, рекламной и оформительской графики.

Функции табличного процессора – создание и обработка данных в табличной форме.

Большинство процессоров выполнено в стандарте пользовательского интерфейса WIMP. Документы табличного вида составляют большую часть документооборота предприятия любого вида, поэтому табличные информационные технологии важны при эксплуатации экономических информационных систем. Комплекс программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование, обработку электронных таблиц и вывод их на печать называется табличным процессором. Такие программы имеют средства создания графиков, диаграмм, встроенные математические, статистические и финансовые функции, позволяют создавать базы данных и средства работы с ними (Super Calc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Excel и др.).

На одном рабочем месте пользователь имеет дело с различной информацией. Использование для обработки каждого типа данных индивидуального программного инструмента усложняет работу, поэтому сначала появились интегрированные пакеты, совмещающие в себе различные информационные технологии: текстовый, табличный и графический процессоры, СУБД, что упрощает перемещение информации между различными приложениями - частями общего пакета. Потом добавились средства трёхмерной графики, менеджер информации, электронная почта, появились системы комплексной автоматизации (электронный офис СКАТ) с подсистемами: склад комплектующих, склад готовой продукции, счета, договоры, заказы на поставку, список форм, прайс-листы, справочники, документация.

Стоит отметить также, что вышеперечисленные системы мобильны и обеспечивают взаимодействие с глобальными системами и электронной почтой.

Наиболее употребительные технологии объединены в пакет, называемый электронным офисом. Каждая функция в электронном офисе реализована как отдельное офисное приложение. На рынке конкурируют электронные офисы фирм Microsoft, Lotus, Sun,

Рассмотрим состав пакета электронного офиса и общую характеристику технологий на примере наиболее популярного MS Office 2000. Он содержит: Word (текстовый процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления базой данных), PowerPoint (подготов­ка презентаций), Outlook Express (электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage (средство создания Web-узлов), Publisher (настольная издательская система), PhotoDraw (редак­тор деловой графики и изображений).

Word - текстовый процессор - наиболее широко используемое приложение, так как писать и оформлять тексты требуется многим пользователям. Раньше подобные программы назывались текстовыми редакторами, но сегодня этот термин не отра­жает предоставляемые ими возможности.

Технологии Word помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, фор­матирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т. д.) по­зволяют создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации, и пр. с их автома­тической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объема. Т. е. Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Excel - табличный процессор предоставляет технологии для выполнения экономи­ческих расчетов над данными, записанными в табличном виде. Он позволяет со­ставлять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. С помощью его можно осуществлять интеграцию эле­ментов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии. Приме­рами применения Excel являются задачи учета, планирования, статистики, вычисле­ния аналитических данных.

Access - система управления базами данных - реализует технологии структуриро­вания информации посредством гипертекстовой технологии. Он работает с табли­цами, как и Excel, но при этом данные могут быть связаны между собой перекрест­ными гипертекстовыми ссылками, что позволяет выполнять различные запросы. Access относится к классу «настольных» систем управления базами данных (СУБД) и может использоваться для создания локальных баз данных, каталогов по различ­ным тематикам.

PowerPoint - подготовка презентаций ~ предоставляет средства для подготовки презентаций лекций и выступлений, иллюстративного материала для визуального отображения основных тезисов текстовых докладов. Подобные программы появи­лись недавно. Они основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с ги­пертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подго­товить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т. д

Outlook Express - почтовая система и персональный диспетчер ~~ обеспечивает технологии обмена данными между удаленными пользователями. Он включает ад­ресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятель­ности, электронную почту и другие технологии. С его помощью можно осуществить конвергенцию (слияние, объединение) текстового процессора, электронной почты, технологий индивидуального и группового планирования заданий. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприя­тий сотрудников и выбрать наиболее удобное для всех время проведения совмест­ных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане тут же появится уве­домление о запланированном событии.

FrontPage - технология создания и поддержки web-узлов. Web-узел ~ набор спе­циально оформленных web-страниц, связанных между собой перекрестными гипер­текстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоении первых шагов web-дизайна и создать web-узел в локальной сети и интернет.

Publisher - настольная издательская система - выполняет многие технологии Word (формирование содержания документа). Результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: красочные буклеты, каталоги, пригласительные билеты, меню для приемов, поздравительные адреса и т. д.

PhotoDraw - редактор деловой графики и изображений ~ позволяет создавать и редактировать изображения: фото, презентации, дизайн Web-узла, печатных изде­лий и т. д. Для обработки графических образов созданы графические процессоры.

Во всех приложениях используется технология OLE (Object Linking and Embedding -привязка -и встраивание объектов), которая позволяет связывать объекты, создан­ные разными приложениями в единый документ. При этом объектом может являться само приложение, текст, документ, рисунок, таблица и т. д.

Технология OLE обеспечивает перемещение и формирование составных документов из разных приложений. Возможны две составляющие этой технологии: привязка и встраивание. Если один объект привязан к другому, то изменение оригинала приводит к изменению привя­занного объекта. Если объект привязан к нескольким документам, то изменения оригинала вносятся во все привязанные объекты. Если объект встроен в документ, то изменения оригина­ла не приводят к изменению встроенного объекта. Привязанные и встроенные объекты можно редактировать в объединенном документе (не в оригинале).

Корпорация Microsoft усовершенствовала технологию OLE для объединения объектов в сети интернет.