Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием/хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь — это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

-объем документооборота;

-временные характеристики документопотоков;

-объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи;

-способ организации эксплуатации технических средств;

-объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

-технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

-фирма-производитель данной техники;

-стоимость техники;

-стоимость расходных материалов, частота их замены;

-стоимость эксплуатации и т.п.

Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах применяются для выполнения различных операций по обработке документированной информации или же связанных с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, факса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принтеры и др.

Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.

В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемая на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.

Основные технические средства осуществления секретарской деятельности

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат.

Имидж организации

Первыми над созданием имиджа начали работать американские экономисты, занимающиеся предпринимательством. Именно американский экономист Стэнли Болдуин в 1960-х гг. ввел понятие «имидж» в деловой оборот и обосновал его полезность для процветания бизнеса.

Но еще средневековый мыслитель-государствовед Никколо Макиавелли убедительно доказал важность имиджа для политика; в частности, он указал, что для государственного лица очень важно иметь соответствующую «личину» (маску).

В наше время возрастающий спрос на имидж породил новую профессию - имиджмейкер, специалист по созданию лично го имиджа, а также имиджа деловых и политических структур (политической партии, общественной организации). Проблемой имиджа и технологий его реализации занимается прикладная наука имиджелогия (понятие введено в науку в 1990 г.) — цель которой научное обоснование создания привлекательного имиджа, модели достойного поведения, соответствующих тем жизненным ситуациям, в которых оказывается человек. У. Джеймс сказал: «Я есть то, чем признают меня окружающие».

В наш технический век средства массовой коммуникации постепенно вытесняют живое общение, поэтому особенно важно умение понравиться людям, только после этого их можно в чем-то убеждать. Без привлекательного имиджа (т.е. умения душевно расположить к себе человека) этой проблемы не решить.

Выделяются две значительные функции имиджа:

Ценностная — связана с тем, что вокруг личности управленца создается ореол привлекательности и эта личность становится социально востребованной, раскованной в проявлении своих лучших качеств — симпатии к окружающим, доброжелательности, терпимости и такта. В итоге человек становится гораздо увереннее в себе, всегда находится в приподнятом, «мажорном» настроении;

Технологическая — созданный привлекательный образ позволяет быстро войти в нужную социальную среду, привлечь к себе внимание, установить доброжелательные отношения с окружающими. Аудиторию можно отвлечь от недостатков человека с помощью «правильных» макияжа, дизайна одежды, аксессуаров, прически и т.п. Привлекательный имидж невольно притягивает к себе людей.

Говорят не только о личном (индивидуальном) имидже — руководителя, лидера какой-либо группы и т.д., но и об имидже групповом (корпоративном), например об имидже организации или имидже государственной структуры. Когда разрабатывают имидж предпринимательской структуры, то сначала составляют концепцию ее деловых намерений, определяют кадровые и технико-экономические характеристики, спонсорские возможности и т.д. После этого придумывают, с помощью какой технологии до партнеров и клиентов будет доводиться нужная информация об организации: это может быть реклама, пиар (паблик рилейшнз, связи с общественностью), дизайнерские решения для внутреннего и внешнего обустройства офиса.

Как считают некоторые специалисты, сегодня борьба на рынках ведется по сути нс столько между компаниями, сколько между их имиджами. Общаясь с представителями компании, человек вольно или невольно анализирует их цельный образ — то, что уже привычно называется английским словом «имидж». Английское image означает «образ, изображение», но современное понятие «имидж» означает непосредственно или сознательно создаваемое визуальное впечатление о личности или социальной структуре.

В создании позитивного имиджа организации очень важно умение персонала производить приятное впечатление на деловых партнеров и клиентов. Для этого в организации проводится работа по обучению персонала правилам делового этикета, проведения переговоров, совещаний, презентаций, торгов и т.д. Менеджеры должны отрабатывать умение произносить речи (спичи, от англ. speech — речь), принимать посетителей в своем кабинете, общаться с персоналом, вести себя в деловых поездках, соблюдать требования к собственному внешнему виду.

Различают вербальный и невербальный имидж.

Вербальный имидж - это то мнение, которое сложилось об организации на основании информации. Эта информация может быть вербальной или невербальной, прямой или косвенной, осознаваемой или неосознаваемой и доступна только через устную или письменную речь.

Невербальный имидж — это непосредственно имидж организации, включая корпоративную культуру и др.

Составляющие имиджа делового человека — это его внешний вид, речь, манеры, окружающие его люди и вещи, его дело- выс качества. У человека есть всего четыре секунды, чтобы произвести первое впечатление на партнера, и поэтому он должен показать себя так, чтобы сформировать у партнера свой положительный образ, иначе уже не придется рассчитывать на успех.

В деловом общении часто «по одежке встречают, а по уму провожают»: именное одежды начинается восприятие другого человека, после чего рождается эмоциональное отношение к нему, влияющее на общее впечатление о человеке, складывающееся в ходе дальнейшего общения.

Рекомендации

Прежде чем выбирать стиль одежды, изучите общество, где вам придется находиться, или аудиторию, перед которой вам нужно выступить. Всегда помните, что людям нравятся те, кто похож на них, поэтому старайтесь соответствовать по стилю той атмосфере, где вскоре окажетесь.

Надо учитывать, что в большинстве компаний принят дресс-код — жестко определенный стиль одежды. Стиль одежды, характерный для крупного банка, не похож на тот, что принят в небольшой звукозаписывающей компании.

Одежда не должна отвлекать от сути дела, поэтому лучше одеться сдержанно и солидно, а не небрежно или эффектно. В то же время женщине не следует надевать строгий, похожий на мужской костюм для выступления перед преимущественно мужской аудиторией. Женственность в данном случае не повредит, а пойдет на пользу, если, конечно, поведение в целом будет соответствовать целям. Готовьте свой костюм для выступления заранее, а не решайте все в последний вечер.

Имидж должен быть подвижным, динамичным и изменяться в зависимости от веяний моды (конечно, в разумных пределах). Сегодня актуален стиль кэжуал (от англ. casual — произвольный) — повседневный, созданный специально для деловой жизни. Здесь каждая мелочь продумана, все вроде бы «произвольные» детали четко выверены для создания завершенного образа делового человека.

Имидж формирует наше окружение, поэтому для установления позитивного контакта (а следовательно, и достижения нужного нам имиджа) с деловыми партнерами можно и нужно применять следующие приемы:

• улыбка, доброжелательный взгляд;

• приветствие, которое сопровождается рукопожатием и какими-то теплыми словами;

• уважительное обращение к партнеру — по имени и отчеству (для этого нужно представиться, познакомиться, обменяться визитными карточками);

• проявление дружеского расположения к партнеру (шутки, комплименты, участие и др.);

• подчеркивание значимости партнера и компании, которую он представляет, уважения к нему (с помощью мимики, жестов, позы, организации пространственной среды);

• открытое признание достоинств партнера.

Деловой человек обязан уметь вызывать доверие, нравиться своему деловому партнеру с момента знакомства. Это доступ но уверенному в себе человеку. Чтобы развивать в себе уверенность, нужно перестать критиковать себя, жаловаться, стать независимым, позитивно смотрящим на мир, открытым человеком. «Открытый» человек:

• уверен в себе, знает свои цели и знает, чего хочет;

• оптимист, ищет и видит в других прежде всего хорошее;

• сначала думает о клиенте, потом о своей компании, а затем — о себе;

• жизнерадостный, веселый человек;

• с пониманием относится к другим людям, чаще говорит «да», чем «нет»;

• не предъявляет завышенных, чрезмерных требований к себе и не позволяет это делать другим, при этом у него хватает времени на все проекты и замыслы;

• всегда внимательно выслушивает собеседника, старается как можно большему научиться у других людей.

Окружающие всегда чувствуют исходящую от открытого человека доброту и чувство внутреннего спокойствия.

В отличие от открытого «закрытый» человек:

• испытывает страх, нерешителен, ему недостает веры в свои силы;

• пессимист, отличается недоверчивостью, всегда ждет самого плохого;

• редко смеется и проявляет свою радость, редко говорит «спасибо»;

• склонен отказываться, чаще говорит «нет», чем «да»;

• почти не говорит о себе, зато часто делится со всеми, что работа приводит вас в стрессовое состояние и что у вас практически нет свободного времени;

• ругается, брюзжит;

• чересчур много говорит о себе и слишком мало слушает других;

• часто суетится, действует нервно, с раздражением;

• распространяет вокруг себя недружелюбную обстановку, даже гнетущую, выступает всегда «против».

В 8 случаях из 10 человек воспринимает другого человека по впечатлению о его внешнем виде, особенно о его лице. Большинство из нас, общаясь, чаще всего кон центрируют свое внимание на лице собеседника и на его глазах. Бизнесменам и менеджерам очень полезно умение моментально считывать информацию с лица делового партнера, подчиненного, так как это позволяет мгновенно подобрать ключи к общению.