5.4. Режим документированной информации

Стр. 1 из 6

5.4. Режим документированной информации

Понятие и признаки документированной информации.

Документированная информация выступает одной из форм представления свободной информации. Легальное определение документированной информации закреплено в ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В соответствии с указанной статьей под

документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Более развернутое определение документа дается в ст. 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре

документов», согласно которой документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения'¹¹.

Из данных определений вытекают три основных признака документа.

Первый из них — наличие материального носителя информации. В качестве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отражение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена

в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео-и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время

ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в приведенных выше определениях, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Действующее информационное законодательство, и прежде всего

10.08.2013

5.4. Режим /документированной информации Стр. 2 из 6

базовый для сферы информационных отношений Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет основные, главным образом рамочные правила документирования информации.

Согласно ст. 11 указанного Закона законодательством РФ или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. При этом в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила

делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В настоящее время общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, службах и агентствах установлены Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 . Кроме того, в сфере документирования информации действуют ГОСТ Р 6.30-

97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Использование электронной цифровой подписи

в электронных документах. Специфика применения электронной цифровой подписи в электронных документах получила закрепление в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» , установившем правила, соблюдение которых влечет признание равнозначности электронной подписи собственноручной. Применение электронной цифровой подписи становится легальным, если оно обусловлено наличием соответствующего программного обеспечения и существованием специально создаваемых систем сертификации и выдачи кодов (ключей). Для этих целей законом установлен ряд базовых понятий, которые положены в основу функционирования всей системы использования электронной цифровой подписи. В их числе понятия электронного документа, электронной цифровой подписи, закрытого и открытого ключа электронной цифровой подписи, сертификата ключа подписи, владельца и пользователя сертификата ключа подписи. Покажем содержание указанных понятий, раскрытое в ст. 3 Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».

Электронный документ— документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа,

10.08.2013